Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ»

Порядок оформления реквизита регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

Реквизит «Подпись» располагают после текста или отметки о наличии приложения.

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (печатается от нулевого положения табулятора);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы и фамилия, печатается от 6-го положения табулятора). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (п.57 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в п.57 Инструкции по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

Пример Наименование должности Подпись Расшифровка подписи ◄   ► 48 знаков, или 120 мм

Наименование должности в реквизите «Подпись» должно печататься от нулевого положения табулятора, т.е. от границы левого поля. Расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора, что соответствует 48 печатным знакам (при оформлении документа на пишущей машинке), или 120 мм (при оформлении документа на компьютере).

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Пример 0 пт ► Директор института 4 пт ► Подпись 6 пт ► И.И.Соловьев

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При этом если наименование должности в реквизите «Подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки. Личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример Директор УО «Минский государственный колледж электроники» Подпись Г.В.Козел

Обратите внимание! Видовое наименование организации не следует путать с сокращенным.

Пример   Верно Неверно Директор общества Директор ООО (ОАО) Директор колледжа Директор МГКЭ Директор предприятия Директор УП (СП) Директор завода Директор БМЗ

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой с одинарным интервалом в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Пример Директор колледжа Подпись В.М.Титков       Главный бухгалтер Подпись Г.Ф.Филиппова

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

Пример Ректор университета, доктор экономических наук, профессор Подпись Р.И.Громов

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагают в столбцах на одном уровне. Первая подпись располагается от нулевого положения табулятора, а расшифровка подписи печатается от 2-го положения. Вторая подпись, соответственно, располагается от 5-го положения, а расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора.

Пример Директор ЗАО «СОЛО» Подпись        В.А.Горбунов Директор ОАО «Эвелина» Подпись        О.В.Никитин

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии.

Пример Председатель комиссии Подпись В.В.Грушницкий Одинарный интервал     Члены комиссии: Подпись Г.Б.Глоба   Одинарный интервал   Подпись Л.П.Грибалева

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии (например, в случае нахождения директора в отпуске, в командировке и др.).

Обратите внимание! Нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатур «И.о.» («исполняющий обязанности»), или «Зам.» («заместитель») знаком «/». Расшифровка подписи должна соответствовать фамилии должностного лица, подписавшего документ.

Пример И.о. директора колледжа Подпись А.И.Пугач   или   Заместитель директора колледжа Подпись А.И.Пугач

При оформлении распорядительных документов подписывается только первый экземпляр, а остальные размножаются и заверяются в установленном порядке. В исходящих и внутренних документах подписывают, как правило, только первый экземпляр (письмо, докладная записка и др.).

13.05.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»