Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТ «ПОДПИСЬ»

Порядок оформления реквизита регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Подпись - обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного.

Реквизит «Подпись» располагают после текста или отметки о наличии приложения.

В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ (печатается от нулевого положения табулятора);

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы и фамилия, печатается от 6-го положения табулятора). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности (п.57 Инструкции по делопроизводству).

Пример Наименование должности Подпись Расшифровка подписи ◄   ► 48 знаков, или 120 мм

Наименование должности в реквизите «Подпись» должно печататься от нулевого положения табулятора, то есть от границы левого поля. Расшифровка подписи оформляется от 6-го положения табулятора, что соответствует 48 печатным знакам (при оформлении документа на пишущей машинке), или 120 мм (при оформлении документа на компьютере).

Если документ оформлен на бланке, в название должности не входит название учреждения, указывается только видовое наименование организации.

Пример 0 пт ► Директор института 4 пт ► Подпись 6 пт ► И.И.Соловьев

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включают наименование организации.

При этом если наименование должности в реквизите «Подпись» не помещается на одной строке, то его следует переносить на вторую, третью и последующие строки. Личная подпись и ее расшифровка располагаются на уровне последней строки наименования должности лица, подписавшего документ.

Пример Директор УО «Минский государственный колледж электроники» Подпись А.В.Чураев

Обратите внимание! Видовое наименование организации не следует путать с сокращенным.

Пример Верно Неверно Директор общества Директор ООО (ОАО) Директор колледжа Директор МГКЭ Директор предприятия Директор УП (СП) Директор завода Директор БМЗ

При подписании документа несколькими должностными лицами наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) размещаются друг за другом в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Пример Директор колледжа Подпись В.М.Титков       Главный бухгалтер Подпись Г.Ф.Филиппова

В составе реквизита «Подпись» могут указываться степени и звания (ученые, воинские и др.).

Пример Ректор университета, доктор экономических наук, профессор Подпись Р.И.Громов

При подписании документа несколькими лицами, не подчиненными по должности, наименования должностей лиц, подписавших документ, собственноручные подписи и их расшифровки (инициалы, фамилии) располагаются в столбцах на одном уровне. Первая подпись размещается от границы левого поля, а расшифровка подписи печатается с отступом 40 мм от границы левого поля от 2-го положения табулятора. Вторая подпись соответственно располагается от 5-го положения с отступом в 100 мм от границы левого поля, а расшифровка подписи печатается от 6-го положения табулятора (120 мм от границы левого поля). А при оформлении документа на листах формата А 4 в альбомной ориентации, нужно печатать с отступом 160 мм от границы левого поля (часть седьмая п.84 Инструкции по делопроизводству).

Пример Директор ЗАО «СОЛО» Подпись В.А.Горбунов Директор ОАО «Эвелина» Подпись О.В.Никитин

При подписании документа комиссией указывают не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Пример Председатель комиссии Подпись В.В.Грушницкий Одинарный интервал     Члены комиссии: Подпись Г.Б.Глоба     Одинарный интервал   Подпись Л.П.Грибалева

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии (например, в случае нахождения директора в отпуске, в командировке и др.).

Обратите внимание! Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И. о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности (п.7.22 СТБ 6.38-2016).

Пример И. о. директора колледжа Подпись А.И.Пугач   или   Заместитель директора колледжа Подпись А.И.Пугач

При оформлении распорядительных документов подписывается только первый экземпляр, а остальные размножаются и заверяются в установленном порядке. В исходящих и внутренних документах подписывают, как правило, только первый экземпляр (письмо, докладная записка и др.).

Для электронных документов значение реквизита «Подпись» формируется с помощью сертифицированных средств ЭЦП и помещается в особенной части. В общей части указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

24.10.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»