РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА «ГРИФ ПРИЛОЖЕНИЯ» И «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Гриф приложения

Справочно Гриф приложения - отметка, проставляемая на прилагаемом документе и указывающая на его связь с основным документом.

Реквизит располагают в правом верхнем углу от 5-го положения табулятора первой страницы приложения после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля (п.48 Методических указаний).

Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса.

Пример   5 пт ►   Приложение 2 к приказу директора колледжа 18.09.2013 № 9 одинарный

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Пример   Приложение к приказу директора ОАО «Заря» 15.04.2014 № 78

Если приложением является документ, утверждаемый распорядительным документом (приказом, постановлением), то гриф приложения на нем не ставится. На его месте в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Обратите внимание! Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.) (часть шестая п.58 Инструкции по делопроизводству).

Гриф согласования

Справочно Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования состоит:

• из слова «СОГЛАСОВАНО» (нулевое положение табулятора);

• наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) (нулевое положение табулятора);

• личной подписи (нулевое положение табулятора), ее расшифровки (второе положение табулятора);

• даты (нулевое положение табулятора).

Обратите внимание! Составные части реквизита печатаются через один межстрочный интервал.

Пример 0 пт ►   СОГЛАСОВАНО Директор государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь»   одинарный   точно 14 пт   Подпись        А.С.Потоцкий 28.04.2014

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:

0 пт ►

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 18.10.2013 № 13

точно 14 пт

одинарный

или

0 пт ►

СОГЛАСОВАНО Письмо Комитета по образованию Мингорисполкома 18.11.2013 № 01-10/116

точно 14 пт

одинарный

Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне. Первый гриф печатают от нулевого положения табулятора, а второй - от 5-го положения.

Пример 0 пт ►   СОГЛАСОВАНО Министр здравоохранения Республики Беларусь Подпись        А.А.Ветров точно 14 пт 14.04.2014       5 пт ►   СОГЛАСОВАНО Председатель Верховного Суда Республики Беларусь Подпись        В.Г.Бондарь 14.04.2014   одинар-   ный

При многочисленных согласованиях оформляют отдельный лист согласования. Об этом на документе делается отметка, располагаемая на месте, предусмотренном для расположения грифа согласования.

Пример Лист согласования прилагается Подпись 00.00.0000

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.

20.05.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»