Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА «ГРИФ ПРИЛОЖЕНИЯ» И «ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Гриф приложения

Справочно Гриф приложения - отметка, проставляемая на прилагаемом документе и указывающая на его связь с основным документом.

Реквизит располагают в правом верхнем углу первого листа приложения.

Реквизит «Гриф приложения» состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.

Если приложение одно, порядковый номер не указывается.

Пример   Приложение к приказу директора ОАО «Заря» 15.08.2017 № 78

Если приложением является документ, утверждаемый распорядительным документом (приказом, постановлением), то гриф приложения на нем не ставится. На его месте в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Обратите внимание! Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тексту», «Подпись» и др.) (часть шестая п.58 Инструкции по делопроизводству).

Гриф согласования

Справочно Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри организации - со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне ее - с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования состоит:

• из слова «СОГЛАСОВАНО» (нулевое положение табулятора);

• наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации) (нулевое положение табулятора);

• личной подписи (нулевое положение табулятора), ее расшифровки (второе положение табулятора);

• даты (нулевое положение табулятора).

Пример СОГЛАСОВАНО Директор государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь» Подпись А.С.Потоцкий 28.08.2017

Если согласование документа производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют по форме:

Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания экспертного совета 18.10.2016 № 13   или   СОГЛАСОВАНО Письмо Комитета по образованию Мингорисполкома 18.11.2016 № 01-10/116

При наличии нескольких грифов согласования их располагают двумя вертикальными рядами. При этом второй ряд печатается от пятого положения табулятора (100 мм от границы левого поля), а при оформлении документа на листах формата А4 в альбомной ориентации - от восьмого положения табулятора (160 мм от границы левого поля) (п.85 Инструкции по делопроизводству).

Если документ имеет два грифа согласования, они располагаются на одном уровне. Наименования организаций включаются в наименования должностей лиц, с которыми согласовывается документ, а собственноручные подписи помещаются на одном уровне.

Пример СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Министр здравоохранения Республики Беларусь Министр труда и социальной защиты Республики Беларусь Подпись В.А.Малашко Подпись И.А.Костевич 14.08.2017 14.08.2017

Если документ имеет три грифа согласования, то они располагаются в порядке, определенном п.60 Инструкции по делопроизводству.

При отсутствии свободной площади на документе оформляют лист согласования согласно приложению 4 к Инструкции по делопроизводству.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. приложение 4 к Инструкции по делопроизводству исключено, в п.60 Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

На документе на месте, предусмотренном для размещения грифа согласования, делается отметка: «Лист согласования прилагается».

Пример Лист согласования прилагается Подпись 00.00.0000

Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.

Для электронных документов электронная цифровая подпись (ЭЦП) лица, согласовавшего документ, дата согласования документа вносятся в особенную часть.

В общей части указываются наименование должности лица, согласовавшего документ, его инициалы и фамилия в порядке, определенном частями второй-пятой п.60 Инструкции по делопроизводству. При этом они должны соответствовать должности, собственному имени, отчеству (если таковое имеется) и фамилии владельца ЭЦП, расположенной в особенной части.

07.09.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»