Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА «ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО» И «ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ» (РЕГИСТРАЦИОННЫЙ ШТАМП ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ)

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Этот реквизит свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из:

• слов «В дело»;

• индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

• даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении;

• собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя;

• даты направления документа в дело.

Может проставляться специальным штампом (штемпелем) и заполняться от руки.

Пример 1 В дело 16-8 Сотрудники ознакомлены Подпись Дата

Пример 2 В дело 15-7 Подготовлен ответ 01.04.2017 № 01-16/136 Подпись 15.04.2017

Если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, приводят краткие сведения об исполнении.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка ответа на документ, проведение переговоров, устная договоренность). Результаты исполнения могут формулироваться и так: «Вопрос решен по телефону», «Учтено при оформлении заказа» и т. п.

Для документов в электронном виде отметка об исполнении документа и направлении его в дело осуществляется средствами автоматизированной системы документационного обеспечения управления (АС ДОУ) (вносится в регистрационно-контрольную карточку (РКК) документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы), в том числе путем установления связи ответного документа с инициативным (часть седьмая п.65 Инструкции по делопроизводству).

Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)

Реквизит «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)» располагается на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из:

• полного (сокращенного) наименования организации-получателя;

• даты поступления документа;

• регистрационного индекса (номера) поступления документа.

Пример   Белгипродор ▲     ▼ 16 мм   15.08.2017   Вх. № 237/ 3-6   ◄ 42 мм ►

Обратите внимание! На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать время поступления (часы, минуты) (часть пятая п.66 Инструкции по делопроизводству).

Размеры отметки о поступлении (регистрационного штампа входящих документов) не могут превышать 42 мм по горизонтали и 16 мм по вертикали (часть третья п.66 Инструкции по делопроизводству).

Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.

Регистрационный индекс служит для поиска документа в делопроизводстве и используется для учета количества поступивших документов.

Отметку о поступлении удобнее проставлять автоматическим нумератором, содержащим все перечисленные компоненты реквизита.

Для документов в электронном виде отметка о поступлении документа осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и может при необходимости вноситься в текст документа.

Для электронных документов отметка о поступлении проставляется в особенной части (часть седьмая п.66 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. часть седьмая п.65 и часть седьмая п.66 Инструкции по делопроизводству исключены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Комментарий см. здесь.

07.09.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»