Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫЕ ОТ РУКИ

Ряд документов может создаваться в организации в непечатном виде, то есть оформляться от руки. Это такие документы, как заявления, докладные и объяснительные записки. Независимо от того, создавался документ с использованием печатных средств или исключительно от руки, при его составлении и оформлении должны соблюдаться требования, определенные актами законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

При подготовке таких документов необходимо руководствоваться:

• государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4.

Реквизит «Дата документа»

Датой документа является:

• дата его подписания - для распорядительных документов, писем;

• дата события, зафиксированного в документе, - для протоколов, актов;

• для принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение) - дата его принятия;

• для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) - дата утверждения.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании.

Обратите внимание! В документе допускается печатать только обозначение месяца и года, а день месяца должно проставить должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.

Дата в приказах (распоряжениях) нанимателя проставляется от руки. Дата в постановлениях печатается или проставляется от руки.

Реквизит «Регистрационный индекс»

Регистрационный индекс состоит из порядкового номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.).

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его непосредственно на документе.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________ № _______», в которой дата и регистрационный номер могут указываться от руки (в зависимости от используемой технологии регистрации документов в организации).

Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа»

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Трафаретная часть реквизита «На № ________ от ________» также может заполняться от руки.

Реквизит «Гриф утверждения»

Документ разрешено утверждать двумя способами. Первый - это издание распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения). Второй способ - документ утверждается должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример   УТВЕРЖДАЮ   Директор общества   Подпись   А.И.Суриков   15.12.2016

В данном реквизите от руки заполняется дата утверждения документа, также утверждающий собственноручно проставляет на документе личную подпись.

Реквизит «Резолюция»

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения.

Резолюцию ставят на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом или на свободном от текста месте. В ней указывают фамилию и инициалы исполнителя, которому направляется документ, предписываемое действие, способ, порядок и срок исполнения, проставляют личную подпись руководителя и дату составления резолюции.

Реквизит «Отметка о контроле»

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль».

Обратите внимание! Отметку проставляют от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля.

Отметка может быть дополнена контрольной датой, которая также может проставляться от руки.

Реквизит «Подпись»

Подпись - обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия).

Пример Директор общества Подпись С.А.Парфенов

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.

Обратите внимание! Исправления «Зам.» или «И.О.» вносят от руки или машинописным способом. Обратите внимание, что не допускается ставить косую черту или предлог «за» перед наименованием должности.

Реквизит «Гриф согласования»

Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Согласование бывает внутренним (документ проходит согласование внутри организации, например между структурными подразделениями и должностными лицами) и внешним - с подчиненными и неподчиненными организациями. При внутреннем согласовании следует применять визирование документа, при внешнем - гриф согласования.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименования должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Пример СОГЛАСОВАНО Директор закрытого акционерного общества «Бизнесконсалт» Подпись   В.Б.Щекин 15.12.2016

В данном реквизите от руки заполняется дата согласования документа, а также проставляется личная подпись согласующего.

Реквизит «Визы»

Визой оформляют внутреннее согласование, указывающее на согласие или несогласие должностного лица организации-автора с его содержанием.

Кроме того, реквизит «Визы» используют и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления должна начинаться словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату (проставляется от руки).

Обратите внимание! Замечания и дополнения к документу нужно излагать на отдельном листе, а на проекте документа указать от руки: «Замечания прилагаются».

Пример Начальник отдела кадров Подпись   А.С.Колесников 15.12.2016   С проектом не согласен Замечания прилагаются

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Заверительная отметка состоит из слова «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения.

Обратите внимание! Как правило, отметку о заверении копии оформляют от руки.

Пример Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Губов 15.12.2016

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример Верно Подпись А.П.Серпов

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Отметку заполняют от руки. Она состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и номера документа, свидетельствующего об исполнении (при отсутствии такого документа указывают краткие сведения об исполнении), личной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя, даты.

Пример В дело 11-10 Подготовлен ответ 14.12.2016 № 11-10/130 Подпись 15.12.2016

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа: например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности.

Обратите внимание! Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

Справочно Для более детального изучения см. раздел 2 «Оформление документов в организации».

22.12.2016

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года