Материал помещен в архив

РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫЕ ОТ РУКИ

Ряд документов может создаваться в организации в непечатном виде, то есть оформляться от руки. Это такие документы, как заявления, докладные и объяснительные записки. Независимо от того, создавался документ с использованием печатных средств или исключительно от руки, при его составлении и оформлении должны соблюдаться требования, определенные актами законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.

При подготовке данных документов необходимо руководствоваться:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Реквизит «Дата документа»

Датой документа является:

• дата его подписания - для распорядительных документов, писем;

• дата события, зафиксированного в документе, - для протоколов, актов;

• дата его принятия - для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение);

• дата утверждения - для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение) (п.46 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в Инструкцию по делопроизводству на основании постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39) внесены изменения. Комментарий см. здесь.

Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Виза», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов)», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом.

Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.11.2017.

Обратите внимание! При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначение месяца и года, день месяца проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ.

Дата в приказах (распоряжениях) нанимателя проставляется от руки. На документах, дата которых не связана с датой их подписания или утверждения (постановления, протоколы), допускается как проставлять дату от руки, так и печатать целиком (п.101 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.101 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Реквизит «Регистрационный индекс»

Регистрационный индекс состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями (п.47 Инструкции по делопроизводству).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

Регистрации подлежат создающиеся в организации и поступающие от других организаций и физических лиц документы, требующие учета и исполнения. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ и утверждаемый руководителем организации.

Регистрация документа заключается в записи сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного индекса и проставлении его на самом документе.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________ № _______», в которой дата и регистрационный номер могут указываться от руки (в зависимости от используемой технологии регистрации документов в организации).

Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа»

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ (п.48 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Трафаретная часть реквизита «На № ________ от ________» также может заполняться от руки.

Реквизит «Гриф утверждения»

Документ может утверждаться двумя способами.

Первый - это издание распорядительного документа (приказа, распоряжения, постановления, решения).

Справочно Подробно см. раздел подборки «Оформление документов в организации».

Второй способ - утверждение документа должностным лицом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, включая видовое (институт, предприятие, комитет и т. п.) или сокращенное наименование организации, его собственноручной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения (часть четвертая п.52 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. постановлением № 39 из части четвертой п.52 Инструкции по делопроизводству слово «, предприятие» исключено.

Пример   УТВЕРЖДАЮ   Директор общества   Подпись А.И.Суриков   10.11.2017

При утверждении документа должностным лицом в данном реквизите им от руки заполняется дата утверждения документа, также проставляется собственноручная подпись.

Реквизит «Резолюция»

Справочно Резолюция - это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа, которое, как правило, пишется от руки руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения (часть вторая п.53 Инструкции по делопроизводству).

Резолюция располагается на первом листе документа в правом верхнем углу перед текстом. При невозможности размещения резолюции в отведенном для нее месте допускается написание резолюций на любой свободной площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая текста (но не на полях документа).

Реквизит «Резолюция» включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

Реквизит «Отметка о контроле»

Отметка о контроле располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Обратите внимание! Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля и может быть дополнена контрольной датой (часть вторая п.55 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит «Подпись»

Подпись - обязательный реквизит официального документа. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Реквизит «Подпись» состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы и фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Пример Директор общества Подпись С.А.Парфенов

Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При подписании документа другим должностным лицом указывается фактическая должность работника, подписавшего документ.

Обратите внимание! В реквизитах «Подпись», «Гриф утверждения», «Гриф согласования» указываются фактическая должность лица, подписавшего (утвердившего, согласовавшего) документ, его инициалы и фамилия. Допускается использование сокращений «Зам.» («заместитель»), «И.о.» («исполняющий обязанности»). Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности (часть двадцатая п.57 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит «Гриф согласования»

Гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие с его содержанием организации, не являющейся автором документа.

Согласование бывает внутренним (документ проходит согласование внутри организации, например между структурными подразделениями и должностными лицами) и внешним - с подчиненными и неподчиненными организациями. Внешнее согласование оформляется грифом согласования.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименования должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты (часть третья п.60 Инструкции по делопроизводству).

Пример СОГЛАСОВАНО Директор закрытого акционерного общества «Бизнесконсалт» Подпись В.Б.Щекин 10.11.2017

В данном реквизите от руки заполняется дата согласования документа, а также проставляется личная подпись согласующего.

Реквизит «Виза»

Внутреннее согласование документа оформляется визированием проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» также используется при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (часть третья п.61 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Замечания и дополнения к документу нужно излагать на отдельном листе, а на проекте документа указать от руки: «Замечания прилагаются».

Пример Начальник отдела кадров Подпись А.С.Колесников 10.11.2017   С проектом не согласен Замечания прилагаются

Отметка об ознакомлении с документом оформляется ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа либо на его оборотной стороне либо на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к распорядительному документу. Отметка включает такие слова, как «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т. д.) ознакомлен».

Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату (проставляется от руки).

Реквизит «Отметка о заверении копии»

Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и состоит из слова «Верно» с прописной буквы без кавычек, наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, расшифровки подписи и даты заверения (часть пятая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Как правило, отметку о заверении копии оформляют от руки.

Пример Верно Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Губов 10.11.2017

На копиях исходящих документов, остающихся в делах организации, допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию (часть девятая п.64 Инструкции по делопроизводству).

Пример Верно Подпись А.П.Серпов

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним (часть вторая п.65 Инструкции по делопроизводству).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из:

• слов «В дело»;

• индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ;

• даты и регистрационного индекса документа, свидетельствующего об исполнении;

• собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения - исполнителя;

• даты направления документа в дело.

Пример В дело 11-10 Подготовлен ответ 09.11.2017 № 11-10/130 Подпись 10.11.2017

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа: например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устной договоренности.

Обратите внимание! Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «Направлено, дата, №», «Учтено при составлении заявки», «Дан устный ответ», «Вопрос решен по телефону» и т. п.

04.12.2017

Наталия Кондакова, специалист по внедрению систем электронного документооборота, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с декабря 2005 года по ноябрь 2009 года