Материал помещен в архив

РЕОРГАНИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ: КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

Вопросы оформления трудовых отношений работников и нанимателя в случае реорганизации регулируются ст.36 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее - ТК).

Так, при реорганизации (слиянии, присоединении, разделении, выделении, преобразовании) организации трудовые отношения с согласия работника на условиях, предусмотренных трудовым договором, продолжаются. При отказе работника от продолжения работы по той же профессии, занимаемой должности трудовой договор прекращается в соответствии с п.5 части второй ст.35 ТК.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно п.5 части второй ст.35 ТК (в редакции Закона Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З) основаниями прекращения трудового договора являются отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и (или) реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации, сдачей имущественного комплекса организации в аренду или передачей в доверительное управление акций (долей в уставном фонде) организации.

При реорганизации организаций документы передаются правопреемникам этих организаций (часть первая ст.19 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 ст.19 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З. Комментарии см. здесь.

При реорганизации организации в форме присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонд организации, к которой она была присоединена (абзац 6 части третьей п.184 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).

При реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в ее фонд, а незаконченные - в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними (абзац 8 части третьей п.184 Правил).

Следовательно, законченные делопроизводством личные дела работников (то есть личные дела уволенных до присоединения работников и их невостребованные трудовые книжки (если таковые имеются)), журнал (книга) учета личных дел и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним присоединенной организации должны поступить в архив организации, к которой юридическое лицо присоединено. Поскольку для указанных документов установлены сроки хранения свыше 10 лет, они должны после окончания ведения передаваться на хранение в архив организации на основании части первой п.97 Правил.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться ч.1 п.97 Правил в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118.

Справочно Сроки хранения документов определены перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

В архиве организации, к которой юридическое лицо присоединено, указанные документы будут составлять самостоятельный архивный фонд.

Передача документов и дел, находящихся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи.

Справочно Пример формы акта приема-передачи см. здесь.

Дополнительное соглашение к трудовому договору (контракту)

Законодательством не предусмотрено заключение нового трудового договора (контракта) после реорганизации организации.

Правопреемнику реорганизованной организации следует внести изменения в трудовой договор (контракт) с работником в части указания сведений о нанимателе. Изменения вносятся путем заключения дополнительного соглашения.

При согласии работника на продолжение трудовых отношений появляется необходимость передачи документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, организации-правопреемнику и их учета.

Трудовая книжка

При реорганизации организации, наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, либо при изменении сведений об индивидуальном предпринимателе нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись (п.57 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. согласно п.57 Инструкции № 40 (в редакции постановления Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 10.01.2020 № 1) при изменении наименования организации, при ее реорганизации и (или) смене собственника имущества, сдаче имущественного комплекса организации в аренду или передаче в доверительное управление акций (долей в уставном фонде), изменении наименования структурного подразделения организации, в котором работает работник, нанимателем в трудовую книжку работника вносится соответствующая запись. В графе 4 трудовой книжки указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены.

Так, в графе 4 трудовой книжки указывается номер и дата приказа (распоряжения) нанимателя, на основании которого указанные изменения произведены.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

В случае слияния, разделения и выделения заводится новая книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В случае присоединения и преобразования трудовые книжки учитываются по книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, ведущейся в организации-правопреемнике.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним указывается соответствующая дата приема и внесения записи в трудовую книжку.

Регистрация приказов по личному составу

Регистрация приказов по личному составу в зависимости от формы реорганизации осуществляется в новых регистрационно-контрольных формах или продолжается в заведенных.

Личное дело

Личные дела работников подлежат строгому учету. Личные дела учитываются в журнале (книге) учета личных дел той организации, к которой юридическое лицо было присоединено. Личное дело работника формируется после заключения с ним трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения, решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность).

Основные требования к формированию личного дела содержатся в Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция).

После внесения учетных данных в новый журнал (книгу) учета личных дел и присвоения им новых номеров необходимо уточнить индексы личных дел, указанных на обложке.

В номенклатуре дел организации личные дела учитываются под одним индексом, однако индекс из номенклатуры дел на обложки личных дел не переносится. Индексами личных дел являются порядковые номера, присваиваемые им по журналу (книге) учета личных дел.

В этом случае прежний индекс заключается в скобки, а новый записывается над ним на основании подп.2.1.5 п.2 Методических рекомендаций по оформлению обложек дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 18.11.2013 № 53.

Пример 6 Личное дело № (358)   Иванова Екатерина Сергеевна

Соответствующие изменения вносятся о наименовании организации и структурного подразделения согласно подп.2.1.2, 2.1.3 п.2 вышеназванных Методических рекомендаций.

Датой заведения личного дела является дата распорядительного документа (постановления, приказа, распоряжения, решения) о приеме работника на работу (назначении на должность). Соответственно, дата начала личных дел после их передачи в выделенную организацию не изменяется.

Справочно Пример обложки личного дела работника при изменении сведений после реорганизации см. здесь.

27.09.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела