Материал помещен в архив

РЕЗЕРВНОЕ КОПИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

Обеспечение сохранности и доступности документов в электронном виде (далее - ДЭВ) является одним из важных вопросов деятельности любой организации с учетом того, что такие документы в настоящее время создаются в них практически каждым работником. Любой хранимый на компьютере файл, в т.ч. содержащий важный документ или его часть, потенциально может быть достаточно легко удален или утрачен иным образом. И если не предпринимаются соответствующие организационно-технические меры, то может оказаться, что такой файл невозможно восстановить.

Нормативная и методическая база Республики Беларусь в области управления документами уделяет отдельное внимание вопросам обеспечения сохранности и доступности ДЭВ.

Так, планирование непрерывности деловой деятельности и меры на случай непредвиденных обстоятельств должны гарантировать, что важные для непрерывного функционирования организации документы идентифицированы, защищены и могут быть восстановлены в случае необходимости (подп.7.1 п.7 предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 12.03.2012 № 14 (http://tnpa.by/#!/DocumentCard/278520/376315)).

Справочно Под восстановлением документов в первую очередь подразумевается восстановление ДЭВ (электронных файлов документов) (п.35 Методических рекомендаций по внедрению и применению предварительного государственного стандарта Республики Беларусь СТБ П ISO 15489-1-2001/2012 «Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Общие требования», утвержденных приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.06.2013 № 28 (далее - Методические рекомендации по применению СТБ П ISO 15489)) (http://www.belniidad.by/content/utverzhdeny-metodicheskie-rekomendatsii-po-stb-p-iso-15489-1-20012012).

Одним из важнейших инструментов обеспечения сохранности ДЭВ (их восстановления) является их регулярное резервное копирование.

На необходимость резервного копирования ДЭВ обращается внимание в п.152 Методических рекомендаций по применению СТБ П ISO 15489.

Процесс планирования жизненного цикла ДЭВ должен обязательно включать определение порядка резервного копирования и хранения резервных копий документов (п.5.3 государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 1221-2000* «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения», утвержденного постановлением Госстандарта РБ от 22.05.2000 № 14).

Резервное копирование ДЭВ является одной из важных составляющих защиты ДЭВ организации (Методические рекомендации по организации работы с электронными документами в организациях Республики Беларусь, утвержденные приказом Директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 01.03.2010 № 11 (далее - Методические рекомендации по работе с ДЭВ)).

В соответствии с подп.7.2 п.7 Методических рекомендаций по работе с ДЭВ организации, в процессе деятельности которых создаются, используются и хранятся ДЭВ, должны разрабатывать и применять инструкции, регламентирующие вопросы организации резервного копирования и восстановления данных. При этом согласно подп.7.5 п.7 Методических рекомендаций по работе с ДЭВ для этого должен быть разработан график выполнения процедур резервного копирования ДЭВ.

В таком графике целесообразно указать:

• категории документов, подлежащих резервному копированию (либо конкретные электронные дела согласно номенклатуре дел организации);

• периодичность резервного копирования;

• устройства хранения (места размещения) файлов резервных копий;

• работников, выполняющих процедуры резервного копирования и отвечающих за сохранность резервных копий (системные администраторы, работники отдела информационных технологий, ответственные работники структурных подразделений).

Обратите внимание! При необходимости обязанности работника, ответственного за осуществление регулярного резервного копирования ДЭВ, могут быть закреплены в его должностной инструкции.

Следует отметить, что развитым функционалом резервного копирования обладает практически любая современная система электронного документооборота. В качестве примера можно привести систему Directum, позволяющую достаточно гибко осуществлять полное или частичное резервное копирование базы данных документов. При этом стратегия резервного копирования будет отличаться в разных организациях в зависимости от количества и частоты создания (изменения) документов в системе электронного документооборота, критичности тех или иных документов для непрерывной деятельности организации и в целом от того, как используется система.

Относительно места хранения ДЭВ законодательство Республики Беларусь не предъявляет каких-либо жестких требований. Так, место хранения ДЭВ до их передачи в архив или выделения к уничтожению определяется организацией самостоятельно и закрепляется в локальном правовом акте, утверждаемом руководителем организации (п.238 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

В качестве таких локальных нормативных правовых актов могут выступать:

• инструкция по делопроизводству;

• инструкция о порядке осуществления резервного копирования данных в электронном виде;

• регламент использования системы электронного документооборота и др.

При определении места хранения ДЭВ следует помнить основное правило, согласно которому хранение резервных копий должно осуществляться в месте, территориально удаленном от места хранения рабочих (эталонных) экземпляров ДЭВ. В настоящее время все большую популярность и распространение приобретают технологии хранения резервных копий «в облаке», т.е. на территориально удаленном сервере, доступ к которому осуществляется посредством сети Интернет. Услуги «облачного» хранения данных в настоящее время предоставляют не только зарубежные, но и отечественные компании, например: http://hoster.by; http://beltelecom.by и др.

Среди бесплатных «облачных» сервисов хранения, позволяющих оперативно в режиме реального времени осуществлять резервное копирование данных, можно отметить Google Disk, Dropbox, Box.net, Microsoft SkyDrive, Яндекс.Диск. Любой современный пользователь, уверенно владеющий базовыми навыками работы на компьютере, без проблем сможет освоить подобный сервис и организовать при его помощи резервное копирование своих документов и иных данных в электронном виде.

Справочно Для более детального изучения см.: • «Регистрация документов в системе электронного документооборота»; • «Поиск документов в системе электронного документооборота».

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

09.09.2014

Андрей Сукач, специалист по документоведению и электронному документообороту, заведующий отделом документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с апреля 2009 года по ноябрь 2012 года