Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

ВОПРОС: Сбилась нумерация приказов: некоторые приказы повторяются, некоторые идут через дробь.

Можно ли исправить номера ручкой или следует составить акт о нарушении нумерации приказов?

ОТВЕТ: Вносить изменения в регистрационные индексы нельзя. Можно составить акт для фиксации факта выявленных нарушений.

В данном случае не следует вносить изменения в регистрационные индексы приказов по основной деятельности.

Важно, чтобы даты и регистрационные номера на приказах совпадали с датами и регистрационными номерами, закрепленными в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Например, одинаковые регистрационные индексы 165-од, 165/1-од, 166-од на приказах и в журнале регистрации позволяют не сомневаться в их подлинности и целостности.

В тоже время наличие приказа с регистрационным индексом, например, 165/2-од, который отсутствует в журнале регистрации, свидетельствует о его создании позже указанной в нем даты.

Зафиксировать ошибки порядковой нумерации приказов целесообразно при оформлении дела в его листе-заверителе, в котором можно указать даты, регистрационные индексы приказов и номера их страниц.

Пример ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 01-05 В деле подшито (вложено) и пронумеровано 275 (двести семьдесят пять) лист(ов), (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера: пропущенные номера: + листов внутренней описи:   Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов 1 2 В деле подшиты два приказа с одинаковыми датами и регистрационными индексами от 12.05.2018 № 165-од «О создании комиссии» и «О внедрении государственного стандарта». <…> 208-209 210   Наименование должности лица, составившего заверительную надпись Подпись Расшифровка подписи Дата

Можно составить акт для фиксации факта выявленных нарушений, в котором зафиксировать нарушение, то есть ошибки в индексации приказов, а не их новые регистрационные индексы.

23.12.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела