Материал помещен в архив

СДАЧА ОТЧЕТНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБОЙ ЗА 2011 ГОД

В функциональные обязанности специалистов кадровых служб входит заполнение и сдача обязательной отчетности по кадрам.

Представление всех видов государственной статистической отчетности по работе с кадрами - одна из основных функций кадровой службы организации (п.3.18 раздела III Типового положения о кадровой службе предприятия (организации), утвержденного постановлением Минтруда РБ от 18.12.1997 № 118).

Кадровая и бухгалтерская службы организации должны работать в слаженном тандеме, поскольку от этого зависит своевременная сдача правильно заполненной отчетности по кадрам организации за прошедший год.

Как не нарушить сроки представления форм статистической отчетности, персонифицированного учета, отчетности в Белгосстрах и не допустить ошибок при заполнении, какие меры ответственности предусмотрены за непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки отчетов, за представление искаженных данных - в предлагаемом горячем пособии.

Статистическая отчетность

Фонд социальной защиты населения

* Закон РБ от 29.02.1996 № 138-XIII «Об обязательных страховых взносах в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь».

Объектом для начисления обязательных страховых взносов в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь (далее - Фонд) для работодателей и работающих граждан являются выплаты всех видов в денежном и (или) натуральном выражении, начисленные в пользу работающих граждан по всем основаниям независимо от источников финансирования, включая вознаграждения по гражданско-правовым договорам, кроме предусмотренных Перечнем выплат, на которые не начисляются взносы по государственному социальному страхованию, в том числе по профессиональному пенсионному страхованию, в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты и по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в Белорусское республиканское унитарное страховое предприятие «Белгосстрах», утвержденным Советом Министров РБ от 25.01.1999 № 115, но не выше 4-кратной величины средней заработной платы работников в республике за месяц, предшествующий месяцу, за который уплачиваются обязательные страховые взносы (ст.2).

* Положение об уплате обязательных страховых взносов, взносов на профессиональное пенсионное страхование и иных платежей в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты, утвержденное Указом Президента РБ от 16.01.2009 № 40.

* Постановление Белстата от 14.05.2011 № 85 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» и указаний по ее заполнению» (далее - отчет 4-фонд).

Отчет 4-фонд представляют работодатели, являющиеся плательщиками обязательных страховых взносов в Фонд.

Плательщики, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий год составила:

- 50 человек и более, - отчет представляют в виде электронного документа - представителем плательщика взносов лично в орган Фонда по месту постановки на учет или через корпоративный портал Фонда (адрес: http://portal.ssf.gov.by);

- менее 50 человек, - отчет представляют на бумажном носителе нарочным (отчет не направляется почтовым отправлением) или в виде электронного документа.

Срок представления - 20-го числа после отчетного периода.

* Постановление Белстата от 14.05.2011 № 84 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 4-платежи (Минтруда и соцзащиты) «Отчет о платежах на профессиональное пенсионное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» и указаний по ее заполнению» (далее - отчет 4-платежи).

К плательщикам относятся работодатели - юридические лица (включая юридические лица с иностранными инвестициями, осуществляющие деятельность на территории Республики Беларусь), их представительства, филиалы, предоставляющие работу по трудовым договорам в особых условиях труда и (или) по отдельным видам профессиональной деятельности.

Плательщики, у которых среднесписочная численность работников за предыдущий год составила:

- 50 человек и более, - отчет представляют в виде электронного документа, соответствующего требованиям, установленным Законом РБ от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее - Закон об электронном документе), в порядке и формате, определяемым Фондом;

- менее 50 человек, - отчет представляют на бумажном носителе нарочным (отчет не направляется почтовым отправлением) или в виде электронного документа.

Срок представления - 20-го числа после отчетного периода.

Аналитические материалы

Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь ф.4-фонд (Минтруда и соцзащиты).

Отчет о платежах на профессиональное пенсионное страхование в Фонд социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь ф.4-платежи (Минтруда и соцзащиты).

Персонифицированный учет

* Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования, утвержденные постановлением Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 (далее - Правила).

* Инструкция о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159 (далее - Инструкция № 159).

* Инструкция о порядке передачи-приема форм документов персонифицированного учета, утвержденная постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 158 (далее - Инструкция № 158).

Предусмотрено 2 способа передачи документов персонифицированного учета (далее - ДПУ) в орган Фонда (п.5):

1) плательщик лично приносит в орган Фонда ДПУ, заверенные электронной цифровой подписью;

2) через Интернет путем обращения на корпоративный портал Фонда.

Форма ПУ-2 (тип формы - исходная)

Форма ПУ-2 заполняется и представляется:

- по застрахованным лицам, работающим по трудовому договору, - работодателем на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы;

- по застрахованным лицам, состоящим (состоявшим) в трудовых отношениях, - работодателем, с которым оформлены (прекращены) трудовые отношения;

- по застрахованным лицам, временно переведенным на работу к другому работодателю в связи с производственной необходимостью или в случае простоя, - этим работодателем;

- при переподчинении, реорганизации организации и смене собственника имущества - работодателем, с которым продолжаются трудовые отношения застрахованного лица (п.9 Правил).

Форма ПУ-2 представляется работодателем 1 раз в квартал в течение месяца, следующего за отчетным кварталом (п.15 Правил).

Форма ПУ-2 заполняется на основании приказов (распоряжений) о приеме на работу и увольнении с работы. За определенный отчетный период по одному застрахованному лицу может быть представлена только одна форма ПУ-2. По застрахованным лицам, принятым на работу и уволенным с работы у данного работодателя (по основному месту работы и по совместительству) и не имеющим перерывов в работе, в форме ПУ-2 (тип формы - исходная) указывается одна дата приема на работу (более ранняя) и одна дата увольнения с работы (более поздняя) (п.10 Инструкции № 159).

Форма ПУ-3 (тип формы - исходная)

Форма ПУ-3 заполняется и представляется плательщиком страховых взносов на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате обязательных страховых взносов, периоде (периодах) занятости работников на работах, подлежащих включению в специальный стаж.

На неработающих инвалидов, получающих ежемесячную страховую выплату; на лиц, которым производится доплата до среднемесячного заработка при временном (до восстановления трудоспособности или установления ее стойкой утраты) переводе на более легкую нижеоплачиваемую работу в связи с повреждением здоровья в результате несчастного случая на производстве или профессионального заболевания; на лиц, которым в соответствии с законодательством об обязательном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний выплачивается пособие по временной нетрудоспособности в связи с повреждением здоровья вследствие несчастного случая на производстве или профессионального заболевания, форма ПУ-3 заполняется и представляется представительствами (филиалами) Белгосстраха (п.10 Правил).

Форма ПУ-3 представляется в орган Фонда плательщиком страховых взносов, кроме индивидуальных предпринимателей и частных нотариусов, 1 раз в год в течение квартала, следующего за отчетным годом, и содержит сведения, относящиеся к отчетному периоду (п.16 Правил).

Пачки ДПУ, содержащие формы ПУ-3 за отчетный год, передаются в полном объеме и в установленные законодательством сроки, но не ранее сдачи отчета 4-фонд и пояснительной записки к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, по форме и требованиям к ее заполнению, утверждаемым в соответствии с законодательством (п.5 Инструкции № 158).

При приеме пачек ДПУ от плательщика страховых взносов специалист органа Фонда проверяет соответствие сумм, указанных в пояснительной записке к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, суммам, отраженным в отчете 4-фонд. Пояснительная записка к пачкам ДПУ, содержащим формы ПУ-3, заполняется и представляется в орган Фонда плательщиком страховых взносов на бумажном носителе. Сумма уплаченных страховых взносов, указанная в формах ПУ-3, не может превышать сумму начисленных страховых взносов, указанных в формах ПУ-3 (п.6 Инструкции № 158).

Форма ПУ-3 заполняется по застрахованным лицам в соответствии с категориями застрахованного лица согласно приложению 1 к Инструкции № 159 (п.14 Инструкции № 159).

По одному застрахованному лицу за один отчетный период с одним кодом категории застрахованного лица (кроме кода категории застрахованного лица «03») может быть заполнена только одна форма ПУ-3 (тип формы - исходная) (п.21 Инструкции № 159).

Форма ПУ-6 (тип формы - исходная)

Форма ПУ-6 заполняется и представляется страхователем на основании документов бухгалтерского учета и иных документов о начислении, уплате взносов на профессиональное пенсионное страхование, периоде (периодах) занятости работников в особых условиях труда и отдельными видами профессиональной деятельности (п.12 Правил).

Форма ПУ-6 представляется в орган Фонда страхователем 1 раз в квартал одновременно с отчетом 4-платежи и содержит сведения, относящиеся к отчетному периоду.

При приеме пачек ДПУ от плательщика страховых взносов специалист органа Фонда проверяет соответствие сумм, указанных в сопроводительном листе по формам ПУ-6, суммам, отраженным в отчете 4-платежи. В том случае, если суммы, указанные в сопроводительном листе по формам ПУ-6, меньше сумм, отраженных в отчете 4-платежи, то представляется пояснительная записка к сопроводительному листу к входящим документам персонифицированного учета, содержащим форму ПУ-6, по форме, утверждаемой в соответствии с законодательством. Если суммы, указанные в сопроводительном листе по формам ПУ-6, больше сумм, отраженных в отчете 4-платежи, пачки ДПУ не принимаются (п.6 Инструкции № 158).

За определенный отчетный период на одно застрахованное лицо может быть заполнена только одна форма ПУ-6 (тип формы - исходная) с одним видом деятельности. Допускается заполнение в одной форме ПУ-6 сведений по кодам вида деятельности «БОРТОПЕР20» и «БОРТОПЕР12» (п.32 Инструкции № 159).

Аналитические материалы

Сведения о приеме и увольнении ф.ПУ-2.

Примерная форма пояснительной записки к сопроводительному листу к входящим документам персонифицированного учета, содержащим форму ПУ-3 «Индивидуальные сведения».

Индивидуальные сведения на профессиональное пенсионное страхование ф.ПУ-6.

Белгосстрах

* Положение о страховой деятельности в Республике Беларусь, утвержденное Указом Президента РБ от 25.08.2006 № 530 (далее - Положение № 530).

Страхователь обязан представлять страховщику статистическую отчетность, установленную актами законодательства (п.298).

* Постановление Белстата от 30.04.2010 № 43 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 4-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и указаний по ее заполнению».

Статистическую отчетность 4-страхование (Белгосстрах) представляют страхователи по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, к которым для целей государственного статистического наблюдения относятся юридические лица, обособленные подразделения юридических лиц, в т.ч. представительства иностранных организаций, индивидуальные предприниматели, которые в соответствии с законодательством Республики Беларусь предоставляют работу гражданам Республики Беларусь, иностранным гражданам, лицам без гражданства, проживающим в Республике Беларусь, или привлекают к работе таких граждан.

Отчетность представляется на бумажном носителе или в виде электронного документа, соответствующего требованиям, установленным Законом об электронном документе.

Срок представления отчетности - 20 января.

Аналитические материалы

Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний ф.4-страхование (Белгосстрах).

Меры ответственности

* Закон РБ от 28.11.2004 № 345-З «О государственной статистике».

Респонденты обязаны представлять достоверные первичные статистические данные в объеме, в сроки и адреса, указанные в формах государственных статистических наблюдений, за подписями лиц, ответственных за составление и представление этих данных (подп.2.2 п.2 ст.12).

* Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях.

Непредставление должностным или иным уполномоченным лицом в установленные сроки документов, отчетов, сведений или иных материалов, подлежащих представлению в соответствии с законодательством Республики Беларусь, либо представление таких документов, отчетов, сведений или иных материалов, содержащих заведомо недостоверные сведения, влекут наложение штрафа в размере от 4 до 20 базовых величин (далее - БВ) (ст.23.16).

Представление должностным лицом и (или) иным уполномоченным лицом, ответственным за составление и представление данных государственной статистической отчетности, искаженных данных государственной статистической отчетности, несвоевременное представление или непредставление такой отчетности государственным органам (организациям), за исключением органов государственной статистики, осуществляющим ведение государственной статистики в отношении находящихся в их подчинении (ведении) организаций, а также по вопросам, входящим в их компетенцию, влекут наложение штрафа в размере от 20 до 80 БВ. Такие действия, совершенные повторно в течение одного года после наложения административного взыскания за аналогичные нарушения, влекут наложение штрафа в размере от 80 до 150 БВ (части третья и четвертая ст.23.18).

* Положение № 530.

За несвоевременное представление отчетности страхователь уплачивает страховщику штраф в размере 10 % от суммы страховых взносов, начисленных за отчетный квартал (часть вторая п.246).

Примечание. Постановление утратило силу.

13.01.2012 г.

Софья Нежданова, экономист

От редакции: С 17 января 2012 г. постановление Белстата от 04.11.2009 № 271 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 12-т (сводная) «Отчет по труду» на основании постановления Белстата от 29.07.2011 № 196 утратило силу.

С 23 января 2012 г. постановление Белстата от 09.07.2009 № 77 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 4-т (руководители) «Отчет о заработной плате руководителей» и указаний по ее заполнению» на основании постановления Белстата от 29.07.2011 № 195 утратило силу.

С 21 февраля 2012 г. постановление Белстата от 30.04.2010 № 43 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 4-страхование (Белгосстрах) «Отчет о средствах по обязательному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» и указаний по ее заполнению» на основании постановления Белстата от 13.09.2011 № 258 утратило силу.

С 24 февраля 2012 г. постановление Минстата РБ от 03.10.2008 № 241 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 12-т (задолженность) «Отчет о просроченной задолженности по заработной плате» и указаний по ее заполнению» на основании постановления Белстата от 29.07.2011 № 197 утратило силу.

В постановление Совета Министров РБ от 08.07.1997 № 837 «Об утверждении Правил индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования» на основании постановлений Совета Министров РБ от 06.02.2012 № 123 (с 6 апреля 2012 г.), от 02.08.2012 № 728, от 05.08.2011 № 1051 и от 28.06.2013 № 569 (с 11 июля 2013 г.) внесены изменения и дополнения.

С 22 мая 2012 г. постановление Белстата от 13.05.2011 № 81 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 1-обр (аспирантура, докторантура) «Отчет о работе аспирантуры (адъюнктуры) и докторантуры» и указаний по ее заполнению» на основании постановления Белстата от 27.04.2012 № 47 утратило силу.

В постановление Белстата от 29.07.2011 № 200 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 1-т (травматизм) «Отчет о численности потерпевших при несчастных случаях на производстве» и указаний по ее заполнению» на основании постановлений Белстата от 30.07.2012 № 110 (с 21 августа 2012 г.) и от 19.08.2013 № 161 (с 10 сентября 2013 г.) внесены изменения и дополнения.

В постановление Белстата от 29.07.2011 № 199 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 1-т (фонд времени) «Отчет об использовании календарного фонда времени» и указаний по ее заполнению» на основании постановлений Белстата от 14.08.2012 № 124 (с 5 сентября 2012 г.) и от 12.08.2013 № 153 (с 3 сентября 2013 г.) внесены изменения и дополнение.

В постановление Белстата от 29.07.2011 № 193 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 1-т (некоммерческие) «Отчет по труду» и указаний по ее заполнению» на основании постановлений Белстата от 29.08.2012 № 131 (с 20 сентября 2012 г.) и от 12.08.2013 № 152 (с 3 сентября 2013 г.) внесены изменения и дополнения.

С 20 сентября 2012 г. постановление Белстата от 14.07.2012 № 112 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 6-т (кадры) «Отчет о численности, составе и профессиональном обучении кадров» и указаний по ее заполнению» на основании постановления Белстата от 29.08.2012 № 130 утратило силу.

С 1 января 2013 г. в Инструкцию о порядке заполнения форм документов персонифицированного учета, утвержденную постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 31.12.2009 № 159, на основании постановления Минтруда и соцзащиты РБ от 24.09.2012 № 99 внесены изменение и дополнение.

С 28 марта 2013 г. постановление Белстата от 14.05.2011 № 85 «Об утверждении формы государственной статистической отчетности 4-фонд (Минтруда и соцзащиты) «Отчет о средствах Фонда социальной защиты населения Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь» и указаний по ее заполнению» на основании постановления Белстата от 05.03.2013 № 17 утратило силу.

В Кодекс Республики Беларусь об административных правонарушениях от 21.04.2003 № 194-З на основании Закона РБ от 12.07.2013 № 64-З внесены изменения и дополнения.