Материал помещен в архив

СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ РАЗДЕЛА (ПОДРАЗДЕЛА) НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Расположение заголовков (названий) дел в пределах каждого раздела и подраздела номенклатуры дел определяется, прежде всего, признаками их заведения. Признаки заведения дел отражаются в следующей последовательности: номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический.

Названия дел, наиболее важных с точки зрения номинальной характеристики документов (т.е. вида) - устав, положение, приказ и др., выдвигаются на первое место. В зависимости от значимости и взаимосвязи дел их заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры систематизируются по группам в следующем порядке:

- нормативные правовые акты Республики Беларусь (декреты, указы Президента РБ, законы РБ, постановления Совета Министров РБ и др.);

- учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о регистрации и др.);

- распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

- переписка с вышестоящими организациями;

- распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

- организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

- протоколы;

- планы;

- отчеты;

- договоры;

- справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

- переписка.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы также определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения.

Пример

Приказы директора организации по основной деятельности

Приказы директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение и др.)

Названия дел, формируемых по авторскому признаку, располагаются в порядке значимости авторов - вначале указываются документы, изданные руководителем организации, а затем - его заместителем.

Пример

Распоряжения генерального директора организации по административно-хозяйственным вопросам

Распоряжения заместителя генерального директора организации по административно-хозяйственным вопросам

Названия дел, формируемых по хронологическому признаку, располагаются в порядке следования периодов, за которые сгруппированы документы. Так, в группе дел с планами сначала идут перспективные, затем - годовые, квартальные, месячные. Аналогично систематизируются и отчеты.

Пример

Годовые отчеты о финансово-хозяйственной деятельности организации

Квартальные отчеты о финансово-хозяйственной деятельности организации

Однородные названия дел с корреспондентским, географическим и другими признаками заведения располагаются в номенклатуре дел в алфавитном порядке по названиям (фамилиям) корреспондентов или географическим наименованиям.

Пример

Отчет Брестского филиала организации о работе за 2007 год

Отчет Витебского филиала организации о работе за 2007 год

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела