Материал помещен в архив

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Номенклатура дел составляется, как правило, по структурному (в соответствии с утвержденной и отраженной в штатном расписании структурой организации) или по структурно-функциональному принципу (в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации). В бесструктурных организациях номенклатура дел составляется по функциональному принципу (в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации).

Структурными элементами номенклатуры дел являются разделы, которые могут делиться на подразделы.

Независимо от принципа построения номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Это связано с тем, что в службе ДОУ откладываются организационно-распорядительные документы руководства организации (уставы, положения, инструкции, приказы, распоряжения и др.), касающиеся деятельности организации в целом.

Наименования временно действующих органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов.

Разделами номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, являются названия структурных подразделений, расположенные в соответствии со штатным расписанием.

Пример

1. Канцелярия

2. Производственно-технический отдел

3. Отдел техники безопасности

4. Финансовый отдел

5. Бухгалтерия

6. Отдел кадров

…

10. Архив

…

12. Профсоюзный комитет

При построении номенклатуры дел по структурно-функциональному принципу ее разделами будут и названия структурных подразделений, и названия направлений деятельности (функции) организации.

Пример

1. Руководство (функции службы ДОУ возлагаются на секретаря руководителя)

2. Организация производственной деятельности

3. Финансирование

4. Бухгалтерия

5. Отдел кадров

6. Техника безопасности

…

10. Архив

…

12. Профсоюзный комитет

Разделами номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу, являются только направления деятельности.

Пример

1. Руководство

2. Организация производственной деятельности

3. Финансирование

4. Бухгалтерский учет и отчетность

5. Техника безопасности

…

10. Архив

…

12. Профсоюзный комитет

В организациях со сложной организационной структурой подразделами номенклатуры дел, построенной по структурному принципу, могут быть наименования более мелких подразделений (отделов, групп и т.д.), направлений деятельности.

Пример

…

5. Управление договорно-правовой и кадровой работы

5.1. Юридический отдел

5.2. Отдел кадров

5.3. Договорно-правовая работа

В номенклатуру дел после наименований основных структурных подразделений в порядке значимости включаются наименования общественных организаций (например, профсоюзного комитета), временно действующих органов (комиссий, советов). Заведующий архивом должен предусмотреть, чтобы в номенклатуру дел были включены и дела, которые заводятся в архиве организации.

Как правило, каждый раздел номенклатуры дел начинается с новой страницы.

30.05.2008 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела