Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СХЕМА ПОСТРОЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ

Номенклатура дел организации может строиться по одному из трех принципов:

1) структурному;

2) структурно-функциональному;

3) функциональному (п.162 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.162 Инструкции в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Структурный принцип

Используется, когда в организации существует утвержденная структура. При этом названия разделов будут соответствовать наименованию структурных подразделений, закрепленных в штатном расписании.

Пример 1. Общий отдел 2. Финансово-экономический отдел 3. Отдел бухгалтерского и налогового учета 4. Отдел закупок 5. Отдел капитального строительства 6. Отдел техники безопасности 7. Юридический отдел 8. Отдел кадров 9. Отдел хозяйственного обеспечения 10. Архив

Структурно-функциональный принцип

Номенклатура дел по этому принципу строится в соответствии со штатным расписанием, управленческими функциями и направлениями деятельности организации.

Названиями разделов (подразделов) сводной номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу, являются наименования структурных подразделений организации и управленческие функции или направления деятельности организации (подп.2.6 п.2 Методических рекомендаций по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Пример 1. Руководство 2. Планирование 3. Отдел закупок 4. Производственный цех 5. Отдел продаж 6. Бухгалтерия 7. Отдел кадров 8. Архив 9. Профессиональный союз

Функциональный принцип

По данному принципу номенклатура дел составляется в бесструктурных организациях. Она строится в соответствии с управленческими функциями и направлениями деятельности организации.

Названиями разделов номенклатуры дел организации, построенной по функциональному принципу, являются управленческие функции или направления деятельности организации (часть шестая п.37 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил № 143 исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Пример 1. Руководство 2. Бухгалтерский учет и отчетность 3. Производственная деятельность 4. Составление сметной документации 5. Правовое обеспечение деятельности 6. Работа с кадрами 7. Работа архива

Независимо от принципа построения сводной номенклатуры дел и утвержденной структуры организации в первый раздел включаются дела службы документационного обеспечения управления.

Наименования временно действующих коллегиальных органов и общественных организаций в порядке значимости указываются в конце номенклатуры дел в качестве самостоятельных разделов (профессиональный союз, комиссия по оздоровлению и санаторно-курортному лечению и др.).

Особенностью схемы построения номенклатуры дел хозяйственных обществ является отражение в ней органов управления. Документы, образующиеся в деятельности таких органов управления и контрольных органах хозяйственных обществ, как общее собрание акционеров, совет директоров, дирекция, правление, ревизионная комиссия, могут включаться в самостоятельные разделы и указываться в начале номенклатуры дела.

29.10.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела