Материал помещен в архив

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

15.01.2025

ВОПРОС

Сколько лет хранятся заявления работников о предоставлении трудовых и социальных отпусков?

ОТВЕТ

3 года (п.679 Перечня № 140).

Заявления работников о предоставлении трудовых и социальных отпусков относятся к документам, послужившим основанием для издания приказов, иных распорядительных документов по личному составу.

Их следует формировать в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел организации.

Пример Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, докладные записки, уведомления и др.)

Срок хранения такого дела - 3 года (п.679 Перечня № 140). В него включаются документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, не включаемые в состав личных дел работников:

✓ заявления о предоставлении трудового отпуска, социального отпуска, об оказании материальной помощи;

✓ докладные записки о перемещении на новое рабочее место, об отзыве из отпуска, о нарушении трудовой дисциплины;

✓ уведомления работнику об отзыве из отпуска;

✓ объяснительные записки о нарушении трудовой дисциплины и др.

При этом Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4, не запрещает формировать в отдельные дела:

От редакции «Бизнес-Инфо» С 17 сентября 2025 г. действует Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65. Комментарий см. здесь.

✓ документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов 55-летнего срока хранения (с литерой «к»);

✓ документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов 3-летнего срока хранения (с литерой «л»).

В случае если руководителем негосударственной организации принято решение о прекращении ведения личных дел работников, документы, послужившие основанием для издания распорядительных документов, будут формироваться в отдельное дело в соответствии с номенклатурой дел организации с соответствующим заголовком.

Пример Документы, послужившие основанием для издания приказов по личному составу (заявления, докладные записки, представления, уведомления и др.)

Срок хранения такого дела - 3 года (п.679 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • Обложка дела с документами, послужившими основанием для издания приказов по личному составу (55-летнего срока хранения) и не вошедшими в состав личных дел (заявления, докладные записки, представления, уведомления и др.) (при его заведении) (пример). • Обложка дела с документами, послужившими основанием для издания приказов по личному составу (3-летнего срока хранения) и не вошедшими в состав личных дел (заявления, докладные записки, представления, уведомления и др.) (при его заведении) (пример). • Обложка дела с документами, послужившими основанием для издания приказов по личному составу (55-летнего срока хранения) (заявления, докладные записки, представления, уведомления и др.) (при его заведении) (пример). • Обложка дела с документами, послужившими основанием для издания приказов по личному составу (3-летнего срока хранения) (заявления, докладные записки, представления, уведомления и др.) (при его заведении) (пример).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.