Материал помещен в архив

ВОПРОС: Следует ли при рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям присваивать этому документу один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?

ОТВЕТ: Согласно Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13, при регистрации документа применяется принцип однократности. Это предполагает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз.

При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список рассылки, а на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс (регистрационный номер, который может быть дополнен условными обозначениями в соответствии с применяемыми в конкретной организации правилами регистрации документов). Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника).

15.10.2007 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.