Материал помещен в архив

ВОПРОС: Следует ли при рассылке одного и того же документа в копиях нескольким организациям присваивать этому документу один исходящий номер или каждый раз номера должны быть разные?

ОТВЕТ: Следует присваивать один регистрационный индекс и составлять список на рассылку.

Согласно Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, при регистрации документа применяется принцип однократности, который предполагает, что один и тот же документ должен быть зарегистрирован в организации только один раз.

При необходимости рассылки документа в копиях нескольким организациям по установленным правилам составляется список на рассылку (форма списка на рассылку приведена в приложении 2 к названной Инструкции), а на каждом экземпляре рассылаемого документа проставляется один и тот же регистрационный индекс (регистрационный номер, который может быть дополнен условными обозначениями в соответствии с применяемыми в конкретной организации правилами регистрации документов). Дата документа на указанных экземплярах также должна быть единой и соответствовать дате подписания первого экземпляра документа (подлинника).

06.06.2012 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела