ВОПРОС

Следует ли вести журнал регистрации копий ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений? Что должна содержать форма такого журнала?

ОТВЕТ

Сведения о результатах рассмотрения замечаний и предложений вносятся в книгу замечаний и предложений, дополнительно могут учитываться в журнале регистрации ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений.

Порядок, как правило, закрепляется в локальном правовом акте о ведении делопроизводства по обращениям заявителей. Это может быть инструкция, положение и др.

Обратите внимание! Делопроизводство по письменным обращениям граждан и юридических лиц, внесенным в книгу замечаний и предложений, ведется отдельно от общего делопроизводства, от делопроизводства по административным процедурам, делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц, поданным в письменной, устной или электронной формах.

Копии ответов и документы, связанные с рассмотрением обращений, внесенных в книгу замечаний и предложений, формируются в самостоятельное дело у должностного лица, ответственного за ведение и хранение книги замечаний и предложений.

Ответы на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, могут регистрироваться на основе порядкового номера замечания, внесенного в книгу замечаний и предложений, с добавлением индекса дела «Документы о результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений (копии ответов, справки, информация, переписка и др.)» по номенклатуре дел организации.

Пример Порядковый номер замечания и (или) предложения 15, тогда регистрационный индекс ответа будет 01-14/15. Если порядковый номер замечания и (или) предложения дополняется первой буквой фамилии автора обращения (15-Д), регистрационный индекс будет 01-14/15-Д.

Ответы на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, могут также регистрироваться в отдельном журнале регистрации ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений. Форма такого журнала нормативными правовыми актами не установлена.

Примерная форма журнала регистрации ответов на письменные обращения граждан, внесенные в книгу замечаний и предложений, может быть следующей.

25.11.2020

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела