Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).

Требования к бланку для писем содержатся:

• в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству);

• государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденном постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

На бланк для письма наносятся реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации: код по общегосударственному классификатору Республики Беларусь ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления» (для органов государственной власти и управления) или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2015 г. введен в действие новый общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 004-2014 «Органы государственной власти и управления», утвержденный постановлением Госстандарта РБ от 30.12.2014 № 60;

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• почтовый адрес отправителя;

• коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:

• дата;

• регистрационный индекс;

• ссылка на регистрационный индекс;

• дата входящего документа.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках (часть вторая п.30 Инструкции по делопроизводству).

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

На письмах название вида документа не указывается. Структура письма включает следующие элементы:

• заголовок;

• обращение;

• вводную часть;

• основную часть;

• заключение.

Заголовок письма должен отвечать на вопрос «О чем?».

Датой письма считается дата его подписания.

Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.

В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, циркулярные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др. (п.134 Инструкции по делопроизводству).

Разновидности писем

Письмо-запрос

Письмо-запрос направляется для получения информации о товарах (услугах) или получения предложений на поставку товара. Письмо-запрос требует ответа.

Письмо-ответ

Письма-ответы составляются в ответ на письма с просьбами, предложениями, запросами. В случае положительного ответа составляется письмо-согласие, в случае отрицательного - письмо-отказ.

Сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо указывает на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Используются такие письма для отправки документов, не имеющих адресной части. В случае пересылки прилагаемых документов в сопроводительном письме оформляется отметка о наличии приложения, которая располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора слева, после него ставится двоеточие.

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо составляется в целях подтверждения определенных условий. Оно содержит обязательства или подтверждение оплаты работ, услуг и др. Такие письма подписываются руководителем и главным бухгалтером, с проставлением печати, которая удостоверяет их подлинность.

Письмо-сообщение

Письмо-сообщение - письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах и др., представляющих взаимный интерес.

Письмо-предложение (оферта)

Справочно Офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение. Оферта должна содержать существенные условия договора (п.1 ст.405 Гражданского кодекса РБ).

Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законодательстве как существенные, необходимые или обязательные для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Письмо с предложением заключить договор поставки оборудования должно содержать предмет договора (наименование и количество товара) и его цену или порядок ее определения.

Письмо-претензия (рекламация)

Письмо-претензия (рекламация) содержит информацию о нарушении условий договора и требование возмещения убытков. Письмо-претензия также называется рекламацией (от лат. reclamatio, что значит громкое возражение, неодобрение, возгласы протеста). Такие письма отправляются виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств.

Основная информация, которую необходимо указать в претензии, определена в приложении к государственному стандарту Республики Беларусь СТБ ИСО 10002-2005* «Менеджмент качества. Удовлетворенность потребителей. Руководство по управлению претензиями в организациях» (утвержден и введен в действие постановлением Госстандарта РБ от 29.12.2005 № 59) (http://tnpa.by/KartochkaDoc.php?UrlRN=168301&UrlIDGLOBAL=207464). К такой информации относятся: наименование организации, почтовый адрес, телефон, сведения об изделии, заказе, договоре, описание проблемы, с которой столкнулся предъявляющий претензию, требования по урегулированию претензии и список приложенных документов.

Письмо-заявка

Письмо-заявка - письмо, выражающее желание организации принять участие в мероприятиях или получить услугу.

Письмо-приглашение

Письмо-приглашение - письмо, содержащее предложение принять участие в каких-либо мероприятиях (выставка, семинар, встреча и т.д.). Письмо-приглашение направляется в адрес конкретного лица или нескольких лиц и служит основанием для их участия в планируемом мероприятии.

Письмо-напоминание

Письмо-напоминание направляют с целью побудить адресата выполнить взятые на себя обязательства. Оно повторно содержит информацию о каком-либо факте (предстоящая встреча, истечение срока договора, предоставление ответа и др.).

Циркулярные письма

Циркулярные письма - письма, направленные из одного источника в несколько адресов. Обычно рассылаются подведомственным учреждениям или подчиненным должностным лицам.

Примером может служить письмо Госстандарта РБ от 28.11.2012 № 04-08/1864 «О подтверждении соответствия продукции требованиям ТР ТС», в котором установлен порядок применения нормативного документа (адресантом указано «Организациям, индивидуальным предпринимателям, органам по сертификации продукции»).

Письмо-благодарность

Письма, в которых выражается благодарность, как правило, составляются в более свободной форме, чем другие разновидности писем. Ключевые фразы такого письма: «Благодарим Вас за…»; «Благодарим за оказанную помощь в…»; «Выражаем Вам свою благодарность за…»; «Позвольте Вас поблагодарить за…»; «Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…» и т.п.

_______________________

* Материал ссылается на ТНПА, текст которых не содержится в эталонном банке данных правовой информации и в АПС «Бизнес-Инфо» не приводится.

Ссылки актуальны на дату написания материала. Актуальность ТНПА необходимо проверять на сайте www.tnpa.by.

21.04.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела