Служебные письма: оформляем правильно

Екатерина Дернович
юрист, кандидат исторических наук, ведущий научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

15.09.2026

Служебные письма составляют основную часть входящих и исходящих документов.

Как оформлять служебные письма, рассмотрели в разделах:

Справочно Письмо - обобщенное название различных по содержанию и целевому назначению документов, выделяемое в связи с особым способом изложения и передачи информации (абз.22 ч.1 п.3 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

В зависимости от содержания различают следующие разновидности служебных писем: письма-запросы, письма-ответы, письма сопроводительные, рекламационные, циркулярные, гарантийные, напоминания, извещения, приглашения и др.

Дополнительно по теме • Разновидности служебных писем.

Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных ЛПА организации.

Подготовка документа включает составление и оформление проекта документа, его подписание, при необходимости - согласование (визирование), утверждение (пп.15, 16 Инструкции № 65).

Так, работа с письмами состоит из:

1) подготовки проекта письма;

2) согласования проекта письма;

3) подписания письма;

4) регистрации письма;

5) отправки.

На первом этапе определяются необходимость составления письма, ответственный исполнитель, который готовит проект письма, как правило, с помощью технических средств.

Письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

Бланк для письма

Письма оформляются на бланке для письма.

Во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках (ч.2 п.26 Инструкции № 65).

Требования к бланку для писем содержатся:

• в Инструкции № 65;

• в СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта от 26.10.2016 № 83.

Каждый лист письма должен иметь поля:

✓ левое - 30 мм;

✓ правое - не менее 8 мм;

✓ верхнее и нижнее - не менее 20 мм (п.18 Инструкции № 65).

На бланк для письма наносятся следующие реквизиты:

• Государственный герб Республики Беларусь;

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• код организации (по решению организации);

• наименование вышестоящей организации;

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения (наносится на бланк, используемый структурным подразделением, если оно наделено правом издания (составления) документов от своего имени);

• почтовый адрес отправителя;

• коммуникационные и коммерческие данные.

На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:

• дата документа;

• регистрационный индекс;

• ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (п.21 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Есть ли где-то запрет на использование указания электронной почты в документах (в шапке бланков писем, договорах и ином) на английском языке, то есть вместо e-mail необходимо писать эл. почта? • В какой части бланка письма нужно или можно расположить знаки: значок СТБ, QR-код сайта? • Организация утвердила новый логотип. Меняются бланки документов, в том числе бланк для письма. Логотип большой и не помещается слева, если бланк для письма на двух языках. Может ли быть бланк коммерческого предложения (цветной) в негосударственной организации на одном языке с размещением этого логотипа? • Чем регламентирован порядок подготовки благодарственных писем? На каком бланке оформлять?

С изображением Государственного герба Республики Беларусь

Образец бланка письма с изображением Государственного герба Республики Беларусь на белорусском и русском языках с продольным расположением реквизитов установлен Указом от 28.06.2000 № 357.

Необходимость размещения изображения Государственного герба на бланках документов госорганов и иных госорганизаций, их структурных подразделений установлена:

• п.32 Инструкции № 65;

• Указом № 357;

• Законом от 05.07.2004 № 301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;

• подп.7.1 п.7 СТБ 6.38-2016.

Право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставляется только государственным органам и иным государственным организациям. Иным организациям такое право может быть предоставлено Президентом или в установленном им порядке (п.1 Указа № 357).

Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь являются полиграфической продукцией. Изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций (п.1 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утв. постановлением Совмина от 31.07.2000 № 1172).

Гербовые бланки государственных органов и иных государственных организаций подлежат обязательному учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров (ч.1 п.3 Положения № 1172).

Дополнительно по теме • Учет, использование и хранение бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь: формы документов.

В электронном виде

Подготовка документов в электронном виде (общей части электронных документов) осуществляется по правилам, установленным Инструкцией № 65 в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

Документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные настоящей Инструкцией для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь, а также оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление текста и реквизитов в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа) при его внешнем представлении должно соответствовать требованиям, установленным в гл. 5-7 Инструкции № 65.

При подготовке писем в электронном виде могут использоваться шаблоны в электронном виде. Состав реквизитов в заголовочной части шаблонов документов в электронном виде и их расположение должны соответствовать оформлению реквизитов бланка документа на бумажном носителе, за исключением изображения Государственного герба Республики Беларусь (пп.200, 201 Инструкции № 65).

Письмо в электронном виде, отправляемое по электронной почте, информационным системам ведомственного (корпоративного) или межведомственного электронного документооборота, оформляется по форме согласно приложению 2 к Инструкции № 65 (п.120 Инструкции № 65).

Текст письма

На письмах название вида документа не указывается (ч.2 п.41 Инструкции № 65).

При наборе текста документа применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта не менее 13 пт.

В государственных органах и иных организациях, подчиненных Правительству, применяется шрифт в обычном начертании, размер шрифта 15 пт (п.73 Инструкции № 65).

Структура письма включает следующие элементы:

• заголовок;

• обращение;

• вводную часть;

• основную часть;

• заключение.

Заголовок письма должен отвечать на вопрос «О чем?».

Заголовок формулирует составитель документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа (ч.2 п.54 Инструкции № 65).

По заголовку к письму можно получить представление о его содержании, не читая текст. Также заголовок является одним из поисковых признаков документа, его наличие упрощает обработку, регистрацию и поиск писем в организации.

В письмах заголовок к тексту оформляется ниже реквизита «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа» (ч.2 п.50 Инструкции № 65).

Проект письма готовится в двух экземплярах, второй из которых распечатывается на чистом листе бумаги установленного формата и остается в деле организации.

Текст письма должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований. Он излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка (пп.62, 63 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Какой размер и вид шрифта необходимо использовать при оформлении документов? • Допускается ли делать выделения жирным шрифтом в письмах организации?

В письме может присутствовать обращение. Например, «Уважаемый Иван Иванович!».

Во вводной части (вступлении) письма приводятся причины и повод его написания.

Основная часть содержит суть письма в зависимости от его разновидности.

В заключении формулируются выводы, предложения, просьбы и т. п.

В конце письма можно использовать заключительную формулу вежливости «С уважением…».

Обратите внимание! В пределах одного письма нецелесообразно использовать в обращении «Уважаемый…» и в конце текста письма добавлять «С уважением…».

«С уважением…» не входит в состав реквизита «Подпись» согласно п.53 Инструкции № 65, следовательно, это часть реквизита «Текст».

Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов (ч.1 п.76 Инструкции № 65).

Текст документа печатается через одинарный интервал (ч.3 п.73 Инструкции № 65).

Таким образом, «С уважением…» от текста не отделяется, а от реквизита «Подпись» отделяется полуторным межстрочным интервалом или пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов.

Согласование письма

Перечень визирующих лиц определяется составителем документа исходя из его содержания и требований НПА, ЛПА (ч.8 п.56 Инструкции № 65).

Как правило, круг согласовывающих лиц определяется исходя из содержания письма и излагаемых в нем вопросов и должен быть обусловлен действительной деловой необходимостью. Лицо, согласовывающее проект письма, проверяет полноту и правильность текста, аргументированность изложенных положений и др.

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Требования к оформлению реквизита «Виза» содержатся в п.56 Инструкции № 65.

Так, реквизит «Виза» должен включать в себя:

• наименование должности служащего лица, визирующего проект документа;

• его собственноручную подпись;

• расшифровку подписи;

• дату.

На письмах визы оформляются на копиях, остающихся в деле (ч.5 п.56 Инструкции № 65).

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа или на отдельном листе.

После согласования два экземпляра проекта письма передаются на подписание руководителю организации или другому должностному лицу.

Обратите внимание! В организации может быть установлен порядок, при котором перед тем, как передать письмо на подписание, работник службы ДОУ проверяет правильность оформления документа.

Неправильно оформленное письмо возвращается исполнителю для устранения недостатков.

В настоящее время НПА не устанавливают срок согласования. Его можно закрепить в ЛПА организации, например, в инструкции по делопроизводству.

Справочно Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции (ч.1 п.4 Инструкции № 65).

Как правило, письмо следует визировать в день поступления на визирование, а сложные по содержанию письма - 2-3 дня.

Отметка об исполнителе

В письмах указывается реквизит «Отметка об исполнителе», который располагается на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу.

Отметка об исполнителе включает фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона печатаются без знаков препинания (ч.2 п.58 Инструкции № 65).

Этот реквизит необходим для того, чтобы получатель при возникновении вопросов смог связаться с работником, подготовившим письмо для получения разъяснений.

При необходимости отметка об исполнителе дополняется индексом структурного подразделения, в котором готовился документ, а также датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации (ч.3 п.58 Инструкции № 65).

Обратите внимание! Отметка об исполнителе оформляется на исходящих письмах (ч.4 п.58 Инструкции № 65).

Реквизит «Отметка об исполнителе» оформляется шрифтом в обычном начертании, размер шрифта 9 пт, межстрочный интервал - точно 9 пт (ч.2 п.80 Инструкции № 65).

Подписание письма

Письма подписываются руководителем организации или уполномоченным им должностным лицом (п.118 Инструкции № 65).

Таким образом, руководители структурных подразделений подписывают письма согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в ЛПА организации. При необходимости проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он составлен.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности служащего наименование организации не включается либо включается видовое или сокращенное наименование организации (ч.4 п.53 Инструкции № 65).

В реквизите «Подпись» указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия (ч.11 п.53 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • Как в государственной школе в исходящих письмах и приказах оформить реквизит «Подпись»: «Директор» или «Директор школы»?

Как правило, руководитель организации подписывает экземпляры письма, которые направляются адресатам, а экземпляр, остающийся в организации, заверяет работник службы ДОУ. Вместе с тем руководитель организации может подписывать все экземпляры писем.

Датой письма является дата его подписания. Дата в письме проставляется лицом, его подписавшим (п.119 Инструкции № 65).

Обратите внимание! День месяца в дате документа проставляет должностное лицо, подписывающее письмо. При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года. (ч.4 п.42 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • При оформлении письма исполнитель должен печатать на компьютере дату ответа или ее письменно от руки проставляет секретарь после подписи руководителем и регистрирует в журнале исходящих? Как правильно?

Обратите внимание! Внесение исправлений или дополнений в подписанные (утвержденные) документы не допускается (ч.2 п.16 Инструкции № 65).

Регистрация и отправка писем

После подписания служба ДОУ регистрирует письмо в регистрационно-контрольной форме.

Как правило, регистрационный индекс исходящего письма состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера, присвоенного при регистрации (подп.124.1 п.124 Инструкции № 65).

Пример 3-8/644

Письма должны быть помещены в конверт и отправлены в тот же день, когда были подписаны.

После отправки письма его экземпляр, остающийся в организации-отправителе, помещается в дело вместе со списком на рассылку (при его наличии).

Справочно При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку по форме согласно приложению 1 к Инструкции № 65. На каждом экземпляре указывается только один адресат или обобщенное наименование адресатов (п.47 Инструкции № 65).

Дополнительно по теме • При отправке письма на гербовом бланке организации почтой себе оставлять заверенную копию письма или письмо, распечатанное на пустом листе, с подписью руководителя?

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Перейдите в топик 1, топик 2, топик 3, топик 4.

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.