Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА: РЕКВИЗИТЫ «РЕЗОЛЮЦИЯ» И «ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта РБ от 21.12.2004 № 69 (далее - СТБ 6.38-2004).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июня 2017 г. постановлением Госстандарта РБ от 26.10.2016 № 83 утвержден и введен в действие новый государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

• Методическими указаниями по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденными приказом Председателя Белкомархива от 16.09.2005 № 41 (далее - Методические указания);

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Резолюция

Справочно Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа (п.53 Инструкции по делопроизводству).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 7 сентября 2017 г. в п.53 Инструкции по делопроизводству внесены изменения на основании постановления Минюста РБ от 18.08.2017 № 167.

Реквизит «Резолюция» включает:

• фамилию исполнителя;

• содержание поручения;

• срок исполнения.

Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована.

В состав резолюции могут входить следующие элементы:

• исполнитель или исполнители (фамилия и инициалы);

• задание (содержание действий), срок его исполнения;

• подпись руководителя;

• дата резолюции.

Пример     Горбунову А.В. Прошу подготовить заключение к 25.03.2014 Подпись автора резолюции 11.03.2014

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, на письмах она проставляется между реквизитами «Адресат» и «Текст».

Указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующими словами: «К руководству», «К исполнению», «К сведению».

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. В  ней должно присутствовать исчерпывающее указание на порядок и характер исполнения документов и исполнителя.

Обратите внимание! В резолюции не допускаются формулировки типа: «Согласно нашей договоренности», «Решите, как условились», «Прошу зайти ко мне» и т.п.

Если в резолюции указывается несколько должностных лиц, то исполнителем будет должностное лицо, указанное в резолюции первым. В ней может быть указано лицо, которое должно осуществлять контроль за исполнением документа.

Пример Сокольчику В.А. Подготовить заключение к 03.04.2014. Никитиной Т.В. Для контроля Подпись автора резолюции Дата

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа документа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится. Лист резолюции (рефератка) прикрепляется к документу и после его исполнения  вместе с ним подшивается в дело.

Пример Морозовой О.А. Пугач И.Н. Стома О.К. Прошу рассмотреть и решить вопрос. Подпись автора резолюции Дата К вх. № 123 от 14.04.2014

На самом документе проставляется отметка о наличии такого листа, включающая слова: «Лист резолюции прилагается», «Подпись лица, сделавшего запись», «Дата».

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для этого месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его полей.

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей:

1) для формата А6:

- верхнее и нижнее - не менее 10 мм;

- левое - не менее 12 мм;

- правое - не менее 8 мм;

2) для формата А5:

- верхнее - не менее 15 мм;

- нижнее - не менее 10 мм;

- левое - 20 мм;

- правое - не менее 8 мм;

3) для формата А4:

верхнее и нижнее - не менее 20 мм;

левое - 30 мм;

правое - не менее 8 мм.

Обратите внимание! На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Отметка о контроле

Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль» с указанием срока исполнения (п.55 Инструкции по делопроизводству).

Отметка проставляется от руки цветным карандашом или чернилами красного цвета или с помощью штемпеля (п.45 Методических указаний).

Для оформления данного реквизита СТБ 6.38-2004 отведено 17 мм по вертикали и горизонтали, а также предусмотрено нанесение специальных ограничительных отметок (обычно в форме уголков) на бланки для писем и общие бланки.

07.04.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»