Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОДЕРЖАТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА: РЕКВИЗИТЫ «РЕЗОЛЮЦИЯ» И «ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ»

Порядок оформления реквизитов регламентирован:

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

Резолюция

Справочно Резолюция - письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа (часть вторая п.53 Инструкции по делопроизводству).

Реквизит «Резолюция» включает:

• фамилию и инициалы исполнителя;

• содержание поручения;

• срок исполнения.

Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована (часть третья п.53 Инструкции по делопроизводству).

В состав резолюции могут входить следующие элементы:

• исполнитель или исполнители (фамилия и инициалы);

• задание (содержание действий), срок его исполнения;

• подпись руководителя;

• дата резолюции.

Пример   Горбунову А.В. Прошу подготовить заключение к 25.11.2017 Подпись автора резолюции 13.11.2017

Резолюция располагается в правом верхнем углу первого листа документа перед текстом, на письмах она проставляется между реквизитами «Адресат» и «Текст».

Указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующими словами: «К руководству», «К исполнению», «К сведению».

Содержание резолюции должно быть сжатым, но достаточно ясным, четким, конкретным. В ней должно присутствовать исчерпывающее указание на порядок и характер исполнения документов и исполнителя.

Обратите внимание! В резолюции не допускаются формулировки типа: «Согласно нашей договоренности», «Решите, как условились», «Прошу зайти ко мне» и т. п.

При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей (часть четвертая п.53 Инструкции по делопроизводству).

Пример Сокольчику В.А. Подготовить заключение к 13.11.2017. Никитиной Т.В. Для контроля Подпись автора резолюции Дата

При отсутствии свободного места на лицевой стороне первого листа допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием на нем регистрационного индекса и даты документа, к которому относится резолюция. Лист резолюции прикрепляется к документу и после его исполнения вместе с ним подшивается в дело. На документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается».

Пример Морозовой О.А. Пугач И.Н. Стома О.К. Прошу рассмотреть и решить вопрос. Подпись автора резолюции Дата К вх. № 123 от 14.11.2017

На документе на месте, предусмотренном для размещения резолюции, делается отметка о наличии листа резолюции, включающая слова «Лист резолюции прилагается» (часть седьмая п.53 Инструкции по делопроизводству).

При необходимости оформления сложной по содержанию резолюции, а также нескольких резолюций и невозможности их размещения в отведенном для этого месте допускается написание резолюции на любой свободной от текста площади лицевой стороны первого листа документа, не затрагивая его полей (часть шестая п.53 Инструкции по делопроизводству).

При оформлении листа резолюции используются стандартные листы бумаги форматов А6, А5, А4 с соблюдением следующих размеров полей (часть восьмая п.53 Инструкции по делопроизводству):

Обратите внимание! На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа (часть пятая п.53 Инструкции по делопроизводству).

Для документов в электронном виде резолюции оформляются в электронном виде либо на отдельном листе бумаги.

При оформлении резолюции на отдельном листе бумаги он сканируется и помещается в автоматизированную систему документационного обеспечения управления (далее - АС ДОУ) либо текст резолюции переносится в регистрационно-контрольную карточку (далее - РКК) АС ДОУ уполномоченным лицом с учетом требований п.229 Инструкции по делопроизводству (часть десятая п.53 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в пп.53 и 229 Инструкции внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39.

Отметка о контроле

Реквизит «Отметка о контроле» располагают на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначают буквой «К» или словом «Контроль» с указанием срока исполнения. Отметка может быть дополнена контрольной датой (часть вторая п.55 Инструкции по делопроизводству).

Отметка проставляется от руки или с помощью штемпеля (п.7.20 СТБ 6.38-2016).

Для оформления данного реквизита СТБ 6.38-2016 (приложение А) отведено 17 мм по вертикали и горизонтали, а также предусмотрено нанесение специальных ограничительных отметок (обычно в форме уголков) на бланки для писем и общие бланки.

Для электронных документов отметка о контроле осуществляется средствами АС ДОУ (вносится в РКК документа либо в массив регистрационно-учетных данных, учет и управление которыми осуществляются с помощью автоматизированной системы) и, при необходимости, помещается в особенную часть (часть третья п.55 Инструкции по делопроизводству).

Справочно Пример оформления отметки о контроле см. в материале «Общие требования и правила оформления реквизитов. Реквизиты и их состав. Формуляр-образец документа».

27.11.2017

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»