Материал помещен в архив

ВОПРОС: Согласно Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), формы внутренней описи и дополнения к личному листку по учету кадров отличаются от действовавших ранее.

Следует ли работникам кадровых служб заменить в имеющихся личных делах внутреннюю опись и дополнение к личному листку?

ОТВЕТ: Не следует, однако возможно включение в состав личного дела экземпляра дополнения к личному листку по учету кадров.

Требования к организации работы с личными делами регламентированы Инструкцией, которая не содержит каких-либо норм, определяющих необходимость замены учетных форм личного дела - внутренней описи документов личного дела и дополнения к личному листку по учету кадров.

Пунктом 6 Инструкции определено, что внутренняя опись документов личного дела и дополнение к личному листку по учету кадров включаются в личное дело на этапе его формирования. Согласно п.8 Инструкции в сформированное личное дело документы включаются в хронологической последовательности.

В связи с этим замена внутренней описи и личного листка в сформированном личном деле работника, даже если формы этих документов не соответствуют приведенным в Инструкции, является неправомерной. В то же время для отражения в личном деле работника изменений в его учетных данных возможно включение в состав личного дела экземпляра дополнения к личному листку по учету кадров.

13.02.2014

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела