Материал помещен в архив

ВОПРОС: Согласно листу-заверителю в дело подшито и пронумеровано 257 листов документов дела плюс 8 листов внутренней описи.

Какое количество листов документов выносится на обложку дела: 257 или 265 (с учетом листов внутренней описи)?

ОТВЕТ: На обложку дела, подготавливаемого к передаче в архив, из листа-заверителя выносится количество листов в деле (п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

В заверительной надписи указывается общее количество листов дела и после этого через знак «+» («плюс») - количество листов внутренней описи (п.187 Инструкции по делопроизводству).

Таким образом, Инструкция по делопроизводству разграничивает понятия «количество листов в деле» и «количество листов внутренней описи документов дела». Следовательно, при оформлении соответствующего реквизита обложки дела должно быть указано количество листов документов в деле без количества листов внутренней описи (в случае, описанном в вопросе, - 257).

Напомним, что в соответствии с ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дело представляет собой совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. По ГОСТ Р 51141-98 с аналогичным названием внутренняя опись представляет собой учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Очевидно, что листы внутренней описи не относятся к числу листов документов дела.

15.06.2011 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

От редакции: В постановление Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» на основании постановлений Минюста РБ от 24.10.2011 № 235 (с 22 января 2012 г.) и от 27.01.2012 № 18 (с 21 февраля 2012 г.) внесены изменения и дополнения.