Согласование документов на бумажном носителе постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с использованием средств системы электронного документооборота

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

06.03.2026

Нормативные правовые акты в сфере архивного дела и делопроизводства не содержат норм, допускающих либо запрещающих возможность согласования документа на бумажном носителе с использованием средств системы электронного документооборота и последующей распечаткой сведений о согласовании.

В связи с этим автор подробно разъяснил, как организовать такую процедуру, чтобы избежать рисков.

Справочно Реквизит «Виза» оформляется при внутреннем согласовании проекта документа путем его визирования должностным лицом (ч.1 п.56 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

В документах в электронном виде при оформлении реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования», «Виза», «Подпись», в состав которых входит собственноручная подпись, все составные части таких реквизитов, за исключением собственноручной подписи, при внешнем представлении документа должны быть отражены непосредственно в формуляре документа в электронном виде (общей части электронного документа), а в качестве эквивалента собственноручной подписи используется электронная цифровая подпись или иные аналоги собственноручной подписи (п.202 Инструкции № 65).

При этом допускается подписание, согласование, утверждение внутренних документов в электронном виде без использования электронной цифровой подписи (ЭЦП), если иное не установлено законодательством, при условии, что программные средства, используемые в организации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее (согласовавшее, утвердившее) документ.

Сведения о лицах, согласовавших (завизировавших) документ в электронном виде (наименования должностей служащих, инициалы, фамилии), и даты согласования (визирования) отражаются в учетно-регистрационных формах (регистрационно-контрольной карточке (РКК), журнале) на бумажном или электронном носителе или оформляются листом согласования, содержание которого переносится в учетно-регистрационные формы (РКК, журнал) на бумажном или электронном носителе (п.207 Инструкции № 65).

Сроки хранения документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и аналогичных документов на бумажном носителе одинаковы (п.223 Инструкции № 65).

НПА в сфере архивного дела и делопроизводства определено, что документы постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения подлежат передаче на хранение в архив организации.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности в соответствии с требованиями п.227 Инструкции № 65, осуществляется хранение идентичных по содержанию оригиналов документов на бумажном носителе постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения или с отметкой «ЭПК» (п.224 Инструкции № 65).

Инструкция № 65 допускает оформление виз на отдельном листе. При этом на месте, предусмотренном для размещения визы, делается отметка «Лист согласования прилагается» (ч.7 п.56 Инструкции № 65).

Таким образом, возможно оформить при формировании дела с документами на бумажном носителе распечатку листа согласования либо РКК, содержащих сведения о визировании проекта документа. При этом копия листа согласования или РКК, выполненные на бумажном носителе, могут быть заверены в порядке, установленном для заверения копии документов в электронном виде с использованием отметки о заверении копии (включает слово «Верно», наименование должности служащего лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, оформленную цифровым способом) (ч.8 п.59 Инструкции № 65).

При внедрении электронных форм взаимодействия также следует учитывать, что применяемые в организации программно-технические средства должны обеспечивать сохранность сведений о совершенных действиях весь период времени, в течение которого может потребоваться официальное подтверждение фактов согласования, ознакомления, совершения иных действий.

Решение о совершении действий в электронном виде и порядок их совершения должны быть закреплены в ЛПА организации (например, в инструкции по делопроизводству).

Обратите внимание! Внутреннее согласование электронных документов осуществляется в порядке, предусмотренном п.35 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 06.02.2019 № 19 (ч.2 п.205 Инструкции № 65).

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.