Материал помещен в архив

СОКРАЩЕНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ

Необходимость сокращения документооборота обусловлена его постоянным ростом, что влечет дополнительные материальные и временные затраты (создание документов, организация их учета, хранения и т. п.).

Вместе с тем документ - один из инструментов управления деятельностью организации, подтверждающий юридически значимые действия, совершение деловых операций и др. Поэтому возможности сокращения документооборота ограничены.

Приступая к разработке и реализации мероприятий по сокращению документооборота, прежде всего необходимо установить, в каких случаях нужно создавать документы, а в каких можно обойтись бездокументными способами решения вопросов.

Причины неоправданного увеличения документооборота в организации

Приведем основные причины создания на практике ненужных документов.

1. Неупорядоченность системы документирования и системы документации.

С одной стороны, неупорядоченность ведет к появлению в цепочках управленческих действий лишних звеньев и увеличению количества избыточно создаваемых документов, в том числе документов, дублирующих информацию других документов.

Пример Неупорядоченность документирования процессов внедрения систем менеджмента качества в некоторых случаях приводит к дублированию одной и той же информации: • в инструкции по делопроизводству и стандарте организации; • в стандарте организации и номенклатуре дел, устанавливающих сроки хранения документов, образующихся в процессе их деятельности, и т. д.

С другой стороны, результатом неупорядоченности является увеличение видового разнообразия документов. Это выражается в создании новых видов документов, в том числе в случаях, когда для документирования соответствующей информации видовой состав документов установлен и нормативно закреплен, и (или) в применении для фиксации управленческих действий документов, названия видов которых не соответствуют их функциональному назначению (например, таких видов, как порядок, служебная записка, процедура, документированная процедура, процедурный документ, документов с двойным названием типа постановление-приказ и др.).

2. Несовершенство правовой регламентации процессов документообразования и документооборота, формальное применение соответствующих норм на практике.

Пример Заявление о приеме на работу согласно трудовому законодательству необязательно при документировании процесса приема на работу. Данный вопрос должен решаться организацией самостоятельно исходя из принципа целесообразности и сложившейся в ней практики. В то же время п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников называет заявление о приеме на работу в числе обязательных документов, включаемых в личное дело работника на этапе его формирования.

Закрепление в нормативных правовых актах непродуманных требований к созданию документов также одна из причин неоправданного роста видового разнообразия документов.

Пример Отпуск оформляется приказом (распоряжением, решением) или запиской об отпуске, которые подписываются от имени нанимателя уполномоченным им должностным лицом (ст.152 Трудового кодекса Республики Беларусь). Предоставление отпуска - юридически значимое действие, поэтому должно оформляться такими распорядительными документами, как приказ, распоряжение, постановление, решение. Как вид документа записка (докладная, объяснительная, об отпуске и др.) относится к информационно-справочным документам, по определению она не обладает распорядительными или иными правовыми функциями. Поэтому норма законодательства, допускающая оформление отпуска посредством записки об отпуске, необоснованная, применение ее на практике увеличивает видовое разнообразие документов.

3. Неверный стиль и метод работы управленческого аппарата.

Управленческое решение (поручение, документ), в котором нечетко определены задания, некорректно сформулированы задачи, не указаны либо ошибочно определены ответственные исполнители, является причиной возникновения запросов на уточнение заданий, подготовки и рассылки новых (дополнительных) поручений, многочисленных согласований и др. Если в решении какое-либо задание не подкреплено организационным и (или) ресурсным обеспечением, возникает переписка с просьбами об изменении задания либо о корректировке финансового и (или) материально-технического обеспечения.

Дополнительный документооборот возникает и в тех случаях, если устанавливаются необоснованные сроки исполнения поручения, документа (без учета сложности задания, наличия необходимого ресурсного обеспечения для его исполнения и др.), несвоевременно доводятся поручения, документы до исполнителя. Это порождает дополнительную переписку об изменении (переносе) сроков исполнения, требует внесения соответствующих изменений в регистрационно-учетные формы.

4. Низкий уровень исполнительской дисциплины влечет за собой выдачу (направление) новых (повторных) поручений, запросов, иных документов.

Пример Ненадлежащее рассмотрение обращения гражданина, отсутствие в ответе на обращение исчерпывающей информации по запросу порождает повторные обращения и ответы на них. Если обращение рассмотрено ненадлежащим образом, гражданин имеет право обжаловать принятое по нему решение в вышестоящей организации, которая при наличии оснований выдает подчиненной организации предписание о надлежащем решении вопроса, уведомляет автора обращения о выданном предписании, то есть возникает дополнительная переписка.

На увеличение документооборота также влияет нарушение дисциплины, что порождает дополнительную переписку с объяснением причин невыполнения, обоснованием необходимости корректировки планов и т. п.

5. Неупорядоченность сбора информации, необходимой для принятия управленческих решений, перестраховка при принятии управленческих решений.

Неупорядоченность сбора исходной информации проявляется в запросах информации, впоследствии неиспользуемой при принятии управленческих решений, что ведет к неоправданному увеличению количества создаваемых документов.

Стремление перестраховаться при подготовке и принятии управленческого решения проявляется также в избыточном внешнем согласовании проектов документов.

Внешнее согласование должно проводиться с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Вместе с тем принятие несогласованных решений в случаях, когда они затрагивают интересы и компетенцию сторонних организаций, может привести в последующем к необходимости внесения изменений и (или) дополнений в документы, в которых эти решения отражены, их отмены (замены новыми), что также необоснованно порождает дополнительный документооборот.

6. Уровень образования работников управленческого аппарата, их профессиональной подготовки, творческой активности.

Уровень квалификации работников, их заинтересованность в результатах труда отражаются как на качестве принимаемых управленческих решений, так и на качестве их реализации, исполнительской дисциплине, что непосредственно влияет на состояние документооборота в конкретной организации.

Пример Выполнение поручения вышестоящей организации о сокращении документооборота, его оптимизации на практике нередко сводится к изданию в подчиненной организации собственного приказа (иного распорядительного документа) аналогичного содержания без проведения надлежащего анализа вопроса и разработки конкретных мероприятий, направленных на выполнение поручения.

С одной стороны, это проявляется в незнании работниками требований, предъявляемых к делопроизводству, неумении грамотно готовить и оформлять документы, с другой - в недостаточном уровне квалификации руководителей службы ДОУ, их неумении и нежелании внедрять и применять оптимальные приемы и методы организации работы с документами.

Пример В индивидуальные инструкции по делопроизводству организаций, которые должны разрабатываться в каждой организации согласно п.4 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция), иногда дословно переписываются нормы этой же Инструкции. При этом специфика деятельности организации, состав реально образующихся в ней документов, особенности их регистрации в данной организации и т.д. в локальных инструкциях никак не отражается (в организации из распорядительных документов издаются только приказы, а в локальной инструкции говорится об издании и приказов, и распоряжений, и указаний, и постановлений, и решений; регистрация документов в организации осуществляется только в журналах, а в локальной инструкции говорится о регистрации документов и в журналах, и в РКК на бумажном и электронном носителе; электронная цифровая подпись в организации используется только для заверения бухгалтерских документов в системе Клиент-банк, а для заверения организационно-распорядительной документации не используется, а в локальном инструкции записано, что организационно-распорядительные документы в электронном виде заверяются (подписываются) ЭЦП, а про использование ЭЦП для заверения бухгалтерской документации ничего не говорится; и т. д.).

7. Нерациональное использование организационной и компьютерной техники.

Внедрение компьютерной техники и современных информационно-коммуникационных технологий, в том числе системы электронного документооборота (СЭД), усиливает тенденцию к избыточному документообразованию.

С одной стороны, низкая стоимость затрат на создание документов в электронном виде и их пересылку позволяет не задумываться о точном определении круга участников управления, до сведения которых необходимо довести документ. При этом часто игнорируется тот факт, что документ в электронном виде такой же инструмент управления, как и документ на бумажном носителе. Он подлежит включению в документную систему организации (регистрации, учету), требует принятия по нему управленческого решения, исполнения, в том числе подготовки в необходимых случаях ответного документа, организации хранения в течение установленного законодательством срока.

С другой стороны, внедрение системы электронного документооборота нередко приводит к дублированию включенных в документооборот документов в электронном виде экземплярами на бумажном носителе (распечатка). Это происходит как в силу привычки работать с бумажными документами, так и в силу сохраняющейся правовой неопределенности с подтверждением юридической силы документов в электронном виде.

При этом игнорируется обращение внутренних документов в электронном виде без использования ЭЦП в случаях, предусмотренных локальными нормативными правовыми актами организации, а исходящих - по соглашению сторон при условии, что программные средства, применяемые в организациях, позволяют однозначно идентифицировать лицо (организацию) - автора документа (п.222 Инструкции). Использование данной возможности в сочетании с применением в необходимых случаях ЭЦП позволяет свести к минимуму ситуации, когда требуется досылка документа на бумажном носителе.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в п.222 Инструкции внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39. Изменения не повлияли на суть материала.

8. Отсутствие должного учета документов.

Исчерпывающие сведения о документообороте можно получить только при надлежащей организации учета документов, что достигается за счет фиксации сведений о них в регистрационно-учетных формах. Однако учет образующихся в процессе деятельности организации документов, как правило, не охватывает всей документации: на учет берется лишь часть организационно-распорядительной документации, еще меньше процент документов, поставленных на контроль.

Попытка сократить документооборот административными мерами, то есть установить количественные показатели сокращения документооборота и ответственность за их невыполнение, еще больше усугубляет ситуацию. Необходимость безусловного выполнения такого поручения ведет к сокрытию реального объема образующейся в процессе деятельности организации документации путем маскировки явного бездействия (за счет отказа от регистрации все большего количества документов, децентрализации регистрации документов и др.).

В итоге руководство организации не знает, сколько и каких документов в ней создается, как многие из них исполняются, что не позволяет построить в организации четкую систему управления документами и способствует необоснованному увеличению объема документации.

Мероприятия по сокращению документооборота

Мероприятия, направленные на устранение причин, ведущих к неоправданному росту документооборота, должны носить комплексный и постоянный характер.

Эти мероприятия можно разделить на две группы: организационные и технические.

К организационным мероприятиям относятся:

• анализ задач, функций и направлений деятельности организации и оптимизация на его основе процессов деловой деятельности (бизнес-процессов) и их документационного обеспечения;

• оптимизация правовой регламентации документационного обеспечения управления (ДОУ) (разработка и совершенствование инструкций по делопроизводству, регламентов работы коллегиальных органов, должностных инструкций, положений, руководств и других локальных нормативных правовых актов по работе с документами);

• четкое распределение обязанностей руководителей и работников организации при работе с документами, контроль исполнительской дисциплины, привлечение к ответственности за ее нарушение;

• совершенствование работы с кадрами (подбор и расстановка кадров, обучение и повышение квалификации персонала, материальное и моральное стимулирование по результатам труда и др.).

К техническим мероприятиям относятся:

• оснащение рабочих мест современной оргтехникой;

• внедрение информационных технологий для работы с документами, создание необходимой инфраструктуры.

Эффект от реализации технических мероприятий возможен только в том случае, если они правильно сочетаются с организационными. Организационные мероприятия могут проводиться как в сочетании с техническими, так и самостоятельно.

29.05.2017

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

Документооборот в организации: рекомендации по его сокращению.