Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА: ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ

Понятие, сфера применения сопроводительных писем

Сопроводительные письма - это письма, указывающие на факт отправки приложенных к письму документов и других материальных ценностей.

Сопроводительные письма можно отнести к письмам информационного характера, с их помощью отправляются документы, не имеющие адресной части (программы, первичные учетные документы, проекты документов и др.).

Сопроводительные письма составляются в структурных подразделениях, в компетенцию которых входит решение соответствующих вопросов.

В некоторых нормативных правовых актах установлены формы сопроводительных документов:

• приложение 3 к Положению о порядке оформления обязательств по использованию импортированных специфических товаров (работ, услуг), утвержденному Указом Президента Республики Беларусь от 28.02.2017 № 49, - форма «О выдаче импортного сертификата»;

• приложение 3 к Инструкции о порядке организации работы подразделений по гражданству и миграции органов внутренних дел по выдаче, учету, обмену, признанию недействительным, изъятию, хранению и уничтожению паспорта гражданина Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства внутренних дел Республики Беларусь от 28.06.2010 № 200, - форма сопроводительного письма для пересылки заявлений в бюро паспортизации населения при управлениях внутренних дел областных исполнительных комитетов пакетами.

В случае отсутствия установленной формы руководствуются общими правилами составления и оформления сопроводительных писем.

Оформления реквизитов

Сопроводительные письма оформляются на бланках для писем и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Справочно Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной. Бланки для писем оформляются на двух языках с соблюдением установленных размеров полей: • левое - 30 мм; • правое - не менее 8 мм; • верхнее и нижнее - не менее 20 мм (пп.20, 21, 30 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Сопроводительное письмо, как правило, имеет заголовок, который отвечает на вопрос «О чем?».

Пример О проекте документа; о направлении информации; о направлении документа; об отчислениях в Фонд; о направлении проекта протокола и т. д.

Датой сопроводительного письма является дата его подписания. День месяца проставляет лицо, подписавшее сопроводительное письмо, то есть при подготовке проекта сопроводительного документа допускается печатать только обозначения месяца и года. Письма подписываются руководителем организации и (или) руководителями ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленными в локальных правовых актах организации.

Обратите внимание! Сопроводительные письма подлежат регистрации в день их подписания согласно подп.141.1 п.141 Инструкция по делопроизводству.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2019 г. в подп.141.1 п.141 Инструкции по делопроизводству внесены изменения постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 13.03.2019 № 39 (далее - постановление № 39).

Регистрационный индекс сопроводительных писем состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т. д.) и другими условными обозначениями. Сопроводительные письма могут регистрироваться централизованно (в службе документационного обеспечения управления) или децентрализовано (в структурном подразделении, подготовившем письмо). Установленный порядок закрепляется в инструкции по делопроизводству организации.

Текст сопроводительного письма должен быть кратким и четким, конкретно передавать необходимую информацию ясным и современным языком. Сопроводительное письмо не должно быть длинным, это позволит сэкономить время на его написание и прочтение. В сопроводительном письме, как правило, вводная и основная часть объединяются в одну.

Пример 1. Направляем Вам для рассмотрения проект постановления… 2. Направляем для сведения информацию о применяемых при реализации банкам отпускных ценах. 3. Направляем для использования в работе постановление… 4. Направляем для учета в работе резолюцию … 5. По результатам совещания с руководителями по вопросам цифровой трансформации обслуживания клиентов направляем проект протокола совещания. 6. Представляем на рассмотрение и утверждение программу…

При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта - не менее 13 пт.

В республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь, оформление документов осуществляется по установленным в компьютерах шаблонам, размер шрифта - 15 пт (п.78 Инструкции по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.78 Инструкции по делопроизводству с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарии см. здесь.

Выравнивание текста производится по ширине листа.

Отметка о наличии приложения располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись».

Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие.

Как правило, в сопроводительном письме есть указание на то, что оно имеет приложение, соответственно, в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров.

Пример По результатам совещания с руководителями по вопросам цифровой трансформации обслуживания клиентов направляем проект протокола совещания.   Приложение: на 7 л. в 1 экз.

Если сопроводительное письмо имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов и экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами.

Пример Приложение: 1. Программа семинара на 2 л. в 2 экз. 2. План конференции на 3 л. в 2 экз.

Если к сопроводительному письму прилагается документ, имеющий приложение, то в отметке о наличии приложения указывается общее количество листов приложений.

Пример Приложение: письмо Национального банка Республики Беларусь от 08.11.2017 № 12-7/400 и приложение к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

При согласовании сопроводительных писем визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

На сопроводительном письме проставляется отметка об исполнителе, которая включает в себя фамилию и номер телефона исполнителя. При необходимости отметка об исполнителе может быть дополнена датой создания документа, именем файла и другими поисковыми данными (на второй строке), которые оформляются только на экземпляре документа, остающемся в организации.

27.09.2017

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела