Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Понятие, обязательные реквизиты

Докладные записки могут быть составлены по вопросам основной деятельности (о выполнении плановых заданий, об автоматизации производства и т. п.), по личному составу (о необходимости привлечения работников к сверхурочным работам, о нарушении трудовой дисциплины и т. п.), по административно-хозяйственным вопросам (о проведении ремонта, об утрате пропусков и удостоверений, об организации складского хозяйства и т. п.).

Справочно Докладная записка - это информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (п.118 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция по делопроизводству).

Докладные записки относятся к справочно-информационной группе организационно-распорядительной документации.

Обязательные реквизиты докладной записки:

• наименование организации или наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа;

• дата документа и регистрационный номер;

• место составления или издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если есть);

• подпись.

Текст докладной записки состоит из вводной и основной частей.

В вводной части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, проводится их анализ.

Текст докладной записки не следует начинать словами «Довожу до Вашего сведения», предпочтительными являются следующие устойчивые обороты: «По Вашему поручению мною проведена...», «Во исполнение приказа...», «В соответствии с планом...» и т. п.

В основной части докладной записки излагаются выводы, предложения, просьбы (п.121 Инструкции по делопроизводству).

Основная часть в докладной записке может отсутствовать, в этом случае ее текст содержит описание сложившейся ситуации, выводы и предложения составителя.

Не рекомендуется заканчивать текст докладной записки словами «Вносится на ваше рассмотрение» и т. п. В конце текста докладной записки следует четко указать вносимое предложение (просьбу и т. д.) или сделать выводы: «Считаю необходимым...», «Прошу...» и т. п.

Обратите внимание! Датой докладной записки является дата ее подписания (п.123 Инструкции по делопроизводству).

Виды докладных записок

В зависимости от содержания и целевого назначения докладные записки бывают:

1) инициативные (внесение предложений, изложение просьбы, фактов, явлений);

2) отчетные (о ходе, состоянии, завершении каких-либо работ, поручений, планов, о результатах командировки, проверки и т. д.).

Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение, поэтому ее текст четко делится на две части: в первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы.

Отчетными докладными записками информируют руководителя о ходе работ. Такие записки представляются регулярно.

В зависимости от адресата докладные записки делятся на внешние и внутренние.

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке, адресуется руководителю вышестоящего органа и подписывается руководителем организации - автором документа.

Реквизиты внешней докладной записки:

• наименование организации (наименование министерства или ведомства, структурного подразделения) - автора документа;

• наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата документа и регистрационный индекс;

• место издания;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• приложение (если есть);

• подпись.

Внешние докладные записки регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (письма, справки).

Внешняя докладная записка (пример)

О результатах уточнения заявок
на поступление в аспирантуру
при БГУ в 2018 году

Уважаемый Владимир Иванович!

В 2018 году шестью учреждениями _________________ было подано 15 заявок на поступление в аспирантуру при БГУ.

С учетом изложенного просим направить в Государственный комитет по науке и технологиям Республики Беларусь запрос о возможности организации подготовительных занятий для лиц, поступающих в аспирантуру и не прошедших курс обучения в магистратуре.

Внутренняя докладная записка

Внутренняя докладная записка адресуется руководителю организации в порядке прямого подчинения и подписывается составителем.

Такая записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 или А5 в зависимости от объема текста с использованием реквизитов общего бланка (часть вторая п.120 Инструкции по делопроизводству).

Внутренние докладные записки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов. Зарегистрированная докладная записка передается руководителю на рассмотрение. Результат рассмотрения отражается в резолюции, которая пишется на лицевой стороне первого листа документа между адресатом и текстом или на любом свободном месте, но не на полях. Резолюция может быть оформлена также на отдельном листе и приложена к докладной записке.

Реквизиты внутренней докладной записки:

• наименование структурного подразделения - автора документа;

• наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата документа, регистрационный индекс;

• место составления или издания (может не указываться);

• адресат;

• заголовок к тексту (в предложном падеже);

• текст;

• приложение (если есть);

• подпись;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Следует отметить, что в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, установлены формы следующих докладных записок:

• о командировании;

• переводе (перемещении) на другую работу;

• поощрении;

• нарушении трудовой дисциплины.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Внутренняя докладная записка о премировании работника (пример)

О премировании Ананича В.И.

В IV квартале 2018 г. план реализации готовой продукции ЧУП «Альфа и Омега» выполнен отделом на 120 %. Перевыполнение квартального плана работы было достигнуто при активном участии ведущего специалиста по продаже Ананича Владимира Ивановича, обеспечившего заключение договоров на поставку продукции ЧУП «Альфа и Омега» со 109 торговыми организациями на общую сумму 985,3 млн руб.

Учитывая изложенное, прошу по итогам работы в IV квартале 2018 г. премировать ведущего специалиста по продаже отдела сбыта Ананича В.И. в размере должностного оклада.

Внутренняя докладная записка о дополнительном финансировании (пример)

О дополнительном финансировании
заказа № 45/5

В связи с ростом цен на расходные материалы в I квартале 2019 г. и изменением сметы затрат прошу выделить дополнительно ______________ руб. для завершения работ по заказу № 45/5.

Внутренняя докладная записка о неисполнении трудовых обязанностей работником (пример)

О неисполнении трудовых
обязанностей Васиным В.В.

2 февраля 2019 г. от заказчика поступила просьба о срочной дополнительной поставке деталей к заказу № 5/335.

Васину В.В. было поручено выполнение работы по изготовлению указанных деталей. Данная работа соответствует квалификационным требованиям токаря 4-го разряда. Однако Васин В.В., ссылаясь на сложность выполнения работы, в поставленный срок с заданием не справился. По его вине цех не выполнил заказ.

Васин В.В. принят на работу с трехмесячным сроком предварительного испытания, в течение которого он неоднократно ненадлежащим образом исполнял свои трудовые обязанности.

В связи с изложенным прошу рассмотреть вопрос о принятии мер дисциплинарного взыскания к токарю 4-го разряда Васину В.В.

Справочно В продолжение темы см. материалы: • «Как правильно располагать визы должностных лиц организации в приказе, докладной записке?»; • «Каков срок хранения докладных записок к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат?».

12.02.2019

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу