Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ИНСТРУКЦИИ

Понятие, виды инструкций

Наиболее распространенными разновидностями инструкций, составляемых в организации, являются:

• должностная инструкция;

• инструкция по делопроизводству;

• инструкция по охране труда;

• инструкция по пожарной безопасности (о мерах пожарной безопасности).

Все указанные инструкции являются локальными правовыми актами.

Справочно Инструкция - это правовой акт, детально определяющий организационные, финансовые, методические и иные вопросы деятельности организации и ее работников в определенной сфере деятельности.

Некоторые инструкции имеют статус нормативных правовых актов (актов законодательства).

Справочно Инструкция - нормативный правовой акт, детально определяющий содержание и методические вопросы правового регулирования определенной сферы общественных отношений. Юридическая сила таких инструкций определяется юридической силой нормативных правовых актов, которыми они утверждены (часть первая п.1 ст.21 Закона Республики Беларусь от 17.07.2018 № 130-З «О нормативных правовых актах», далее - Закон № 130-З).

При составлении и оформлении инструкций, являющихся актами законодательства, необходимо руководствоваться:

• Законом № 130-З;

• Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее - Инструкция по делопроизводству).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией по делопроизводству с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

При подготовке и оформлении инструкций, являющихся локальными правовыми актами, необходимо руководствоваться нормативными правовыми актами, устанавливающими общие требования к составлению и оформлению организационно-распорядительной документации:

• Инструкцией по делопроизводству;

• СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Инструкции разрабатываются работниками организации, в обязанности которых входит обеспечение соответствующих направлений (участков) деятельности в организации, например, проект должностной инструкции работнику может быть разработан руководителем соответствующего структурного подразделения.

Оформление реквизитов

При оформлении инструкции используются следующие реквизиты:

• наименование организации;

• название вида документа;

• дата, регистрационный индекс, место составления;

• заголовок к тексту;

• визы;

• текст;

• подпись;

• гриф утверждения.

При необходимости внешнего согласования дополнительным реквизитом инструкции является гриф согласования.

На общегосударственном уровне унифицирована и включена в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД), утвержденную приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25, только форма должностной инструкции.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации (унифицированные формы, методические материалы по применению классификатора унифицированных форм), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

Структура и содержание иных инструкций определяются их разработчиками с учетом требований законодательства.

Инструкция оформляется на общем бланке организации или стандартных листах бумаги формата А4.

Обратите внимание! Использование бланков документов с продольным расположением реквизитов для оформления документов, подлежащих утверждению, не допускается (часть шестнадцатая п.52 Инструкции по делопроизводству). Использование общего бланка допускается только в том случае, если он разработан на основе углового варианта расположения реквизитов.

Нормативные правовые акты не содержат жестких требований к формулированию заголовков к текстам инструкций, которые могут выражаться с помощью предлогов «О» («Об») или «по»:

• «Об охране труда»;

• «О порядке регистрации или отказа в регистрации декларации на товары»;

• «по делопроизводству»;

• «по обеспечению эвакуации людей».

Заголовок к тексту должностной инструкции формулируется в дательном падеже, например:

• секретарю-референту;

• начальнику отдела;

• главному бухгалтеру.

Оформление текста

Текст инструкции делится на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, пункты и подпункты - на части и абзацы, части - на абзацы.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

Например:

«1. …

2. …

3. …».

Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки.

Например:

«<...>

1. Настоящая инструкция устанавливает основные требования пожарной безопасности в административных помещениях объектов ________ (наименование организации) в соответствии с требованиями Правил пожарной безопасности Республики Беларусь. ППБ Беларуси 01-2014.

2. Ответственность за обеспечение противопожарных мероприятий, должного противопожарного режима, сохранность и исправность противопожарного инвентаря, технических средств противопожарной защиты, безопасную эксплуатацию и пожарную безопасность инженерного и другого оборудования в помещениях административного здания ______________________, а также лица, ответственные за пожарную безопасность отдельных помещений, назначенные приказом _______________ (наименование должности руководителя) _____________ (наименование организации).

<...>

5. Каждый работник _____________ (наименование организации) обязан:

5.1. знать и выполнять установленные требования пожарной безопасности на рабочем месте, в других помещениях и на территории объектов _____________ (наименование организации);

5.2. знать порядок вызова пожарных аварийно-спасательных подразделений;

5.3. уметь применять имеющиеся средства пожаротушения.

<...>».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 24 мая 2020 г. ППБ Беларуси 01-2014 утратили силу постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 25.03.2020 № 13. Действуют Общие требования пожарной безопасности к содержанию и эксплуатации капитальных строений (зданий, сооружений), изолированных помещений и иных объектов, принадлежащих субъектам хозяйствования, утвержденные Декретом Президента Республики Беларусь от 23.11.2017 № 7. Документы по пожарной безопасности, принятые в развитие Декрета № 7, см. здесь.

Абзацы не нумеруются и выделяются абзацным отступом (п.73 Инструкции по делопроизводству).

Пункты в тексте положения могут объединяться в главы. Главы нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится. Главы должны иметь заголовки. В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв.

При использовании глав нумерация пунктов в положении должна быть сквозной (от начала и до конца положения), подпунктов - сквозной для каждого пункта.

Например:

«ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. …

2. …

<...>

7. …

ГЛАВА 2
ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

8. …

9. …».

Согласование и утверждение

Так как инструкция является правовым актом, ее проект в обязательном порядке согласовывается с юридической службой (юрисконсультом) организации.

Перечень иных согласующих инструкцию инстанций (должностных лиц) определяется организацией самостоятельно. Например, проект должностной инструкции может быть согласован с руководителями отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы, заместителем руководителя организации, курирующими деятельность соответствующего подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководством.

Внутреннее согласование называется визированием и оформляется реквизитом «Виза».

При необходимости проект инструкции может быть согласован с вышестоящей, иной сторонней организацией, коллегиальным органом.

Пример Инструкция по обращению с отходами производства должна быть согласована с территориальными органами Министерства природных ресурсов и охраны окружающей среды Республики Беларусь.

Внешнее согласование оформляется реквизитом «Гриф согласования».

Справочно Порядок оформления реквизита «Гриф согласования» установлен п.60 Инструкции по делопроизводству.

Подписанная составителем и завизированная заинтересованными должностными лицами инструкция утверждается руководителем организации (заместителем руководителя организации, курирующим соответствующее направление деятельности).

Право утверждения инструкций должно быть закреплено в учредительных документах, иных локальных правовых актах организации за иными должностными лицами.

Справочно Право издания (принятия) документов, их подписания, утверждения, согласования (визирования) закрепляется в положениях и уставах организаций, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работникам и иных локальных правовых актах организации (п.15 Инструкции по делопроизводству).

Инструкция может утверждаться двумя способами:

1) изданием распорядительного документа (приказа, распоряжения и др.).

Распорядительный документ издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемой инструкции требует дополнительных предписаний и разъяснений, иных действий, связанных с ее применением, либо в случаях, когда дата введения в действие инструкции не совпадает с датой ее утверждения;

2) должностным лицом.

Датой инструкции является дата ее утверждения. Датой инструкции, утверждаемой приказом, иным распорядительным документом, является дата соответствующего приказа, иного распорядительного документа. Инструкция вступает в силу с даты ее утверждения, если иное не установлено приказом (иным распорядительным документом) о ее утверждении.

Ознакомление работников с инструкцией

С инструкцией должны быть ознакомлены работники организации, которых касается ее содержание и (или) которые должны ей руководствоваться в своей деятельности. Конкретный перечень лиц, подлежащих ознакомлению с инструкцией, определяется организацией самостоятельно.

Факт ознакомления работников с инструкцией документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работниками на последнем листе инструкции и содержащей слова «С инструкцией ознакомлены», собственноручные подписи работников, расшифровки подписей и даты ознакомления с документом.

Пример С инструкцией ознакомлены: Подпись С.Е.Куприянов 26.09.2019         Подпись А.В.Лапатин 26.09.2019

Вместо указанной отметки факт ознакомления может документироваться на отдельном листе ознакомления. Составление отдельного листа ознакомления целесообразно в случае отсутствия необходимого места на самом документе.

Справочно Пример листа ознакомления с инструкцией см. здесь.

Работник может быть ознакомлен с инструкцией и без письменной фиксации соответствующего факта (например, при размещении электронной копии инструкции в папке общего доступа в локальной компьютерной сети).

Регистрируется инструкция в порядке, установленном для регистрации внутренних документов организации.

Инструкции, утвержденные приказом, иным распорядительным документом, которые зарегистрированы в установленном порядке, дополнительной регистрации не подлежат (в этом случае инструкция будет учтена как приложение к распорядительному документу, и при ссылке на нее будут указываться дата и регистрационный индекс соответствующего распорядительного документа).

23.09.2019

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела