Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВКИ

При оформлении справок следует учитывать следующие нормативные акты:

• Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»;

• постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения».

Справочно Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п.124 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция по делопроизводству).

В зависимости от содержания и целевого назначения справки бывают служебными и личными.

Служебная справка

Справочно Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) (часть вторая п.125 Инструкции по делопроизводству).

Служебные справки делятся на внешние и внутренние.

Внешние справки

Внешние справки обычно составляются по указанию вышестоящего органа (должностного лица) или запросу сторонней организации. Они оформляются на общем бланке организации, при этом кроме реквизитов бланка используются следующие реквизиты:

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• отметка об исполнителе (при необходимости);

• подпись;

• визы;

• дата;

• регистрационный индекс.

При необходимости служебная справка может заверяться печатью (п.130 Инструкции по делопроизводству).

Так как внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Как правило, внешние справки адресуются руководителю вышестоящего органа, организации в целом, структурному подразделению организации, конкретному должностному лицу организации (не руководителю).

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Пример Директор института Подпись С.Н.Митов

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, которые ответственны за достоверность указанных в документе сведений.

Пример Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:   Директор института Подпись С.Н.Маслов   Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Ткачук

Внутренние справки

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 или А5. Реквизиты, используемые при составлении внутренней справки, такие же, как и реквизиты внешней справки, за исключением реквизитов бланка. Автор-составитель внутренней справки (структурное подразделение организации) указывается в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации, как правило, включается в наименование должности руководителя организации при оформлении реквизита «Адресат».

Так как внутренняя справка составляется не на бланке, наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «Подпись». В этом случае внутренняя справка имеет следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;

• название вида документа - «СПРАВКА»;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• заголовок к тексту (отглагольное существительное в предложном падеже с предлогом «О», «Об»);

• адресат (наименование должности, включая наименование организации, Ф.И.О. в дательном падеже);

• текст;

• подпись составителя.

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для справок с текстом, превышающим семь строк).

Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Пример «О выполнении мероприятий по разработке и внедрению... в 2014 году». «О подготовке учреждений образования к отопительному сезону». «О состоянии материально-технической базы учреждений образования».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т.п.), в соответствии с которым составляется справка.

Содержание служебной справки может оформляться в виде текста или таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на...» или «за период с... по...».

Обратите внимание! Справка может быть набрана на компьютере, последовательность расположения ее составных частей (так называемая композиция) должна быть сохранена.

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т.п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи указываются не должности лиц, составивших ее, а дается распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

Пример Председатель комиссии Подпись А.В.Надежный       Члены комиссии: Подпись Э.Н.Борисов         Подпись В.П.Гусаров         Подпись О.А.Денежкина

Справочно Примеры справок см.: • «Служебная внешняя справка об отсутствии задолженности по коммунальным платежам»; • «Служебная внутренняя справка о наличии стройматериалов на складе».

Личная справка

Личные справки выдаются частным лицам для представления в другие организации. Их относят к категории внешних.

Справочно Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.) (часть третья п.125 Инструкции по делопроизводству).

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Далее указываются запрашиваемые сведения.

Обратите внимание! Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.п. (п.128 Инструкции по делопроизводству).

Пример Радевич Виктория Викторовна обучается в учреждении образования «Минский государственный колледж…» с 01.09.2013 по специальности «Документоведение, информационное и организационное обслуживание». Квалификация - секретарь. В настоящее время является учащейся 3-го курса группы 24. Обучается на бюджетной основе.

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Датой справки является дата ее подписания (п.131 Инструкции по делопроизводству).

Личные справки готовятся на общем бланке, при их составлении используются в основном те же реквизиты, что и при составлении служебных справок. Особенность личных справок в том, что они в обязательном порядке должны заверяться печатью организации. Так как текст личных справок, как правило, не превышает пяти-семи строк, заголовки к ним не составляются.

Справочно Пример личной справки см. здесь.

Регистрация и хранение справок

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются на тех же основаниях, что и другие исходящие документы (например, письма).

Внутренние справки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов.

Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Справочно Воспользуйтесь следующей формой документов: • «Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов».

Сроки хранения справок определяются перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - перечень).

Так, документы по основной деятельности, представляемые работниками руководству организаций (докладные записки, справки, сводки, сведения и др.), хранятся в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей 5 лет ЭПК (п.36 перечня).

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в т.ч. такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

19.09.2014

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель методической комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники», автор учебного пособия по секретарскому делу