Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ СПРАВКИ

Справка - информационный документ, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера. Справка содержит констатацию каких-либо фактов без мнения автора о существе излагаемых вопросов (п.124 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4; далее - Инструкция).

При оформлении справок следует учитывать:

• Указ Президента Республики Беларусь от 26.04.2010 № 200 «Об административных процедурах, осуществляемых государственными органами и иными организациями по заявлениям граждан»;

• постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 05.10.2010 № 140 «Об установлении типовых форм справок и разрешения».

От редакции «Бизнес-Инфо» С 26 февраля 2023 г. постановлением Минтруда и соцзащиты от 31.01.2023 № 3 изменено название постановления № 140: «Об установлении типовых форм справок».

В зависимости от содержания и целевого назначения справки бывают служебными и личными.

Служебная справка

Справочно Служебная справка - официальный документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) (часть вторая п.125 Инструкции).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. служебная справка - документ, содержащий сведения об основной деятельности организации (о штатной численности, о выполнении планов, заданий и др.) (ч.2 п.125 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113). Комментарий см. здесь.

Служебные справки делятся на внешние и внутренние.

Внешние справки

Внешние справки адресуются руководителю вышестоящей организации, сторонней организации или физическому лицу. Они оформляются на общем бланке или стандартных листах бумаги формата А4 или А5 с использованием углового штампа (часть третья п.126 Инструкции).

При этом кроме реквизитов бланка используются следующие реквизиты:

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно имеется);

• отметка об исполнителе (при необходимости);

• подпись;

• визы;

• дата документа;

• регистрационный индекс.

Поскольку внешняя справка является исходящим документом, на ней должен быть указан адресат, который оформляется в соответствии с установленными требованиями.

Внешние справки подписываются руководителем организации (его заместителем) или иным уполномоченным лицом.

Пример Директор института Подпись С.Н.Митов

Некоторые справки подписываются двумя должностными лицами, которые ответственны за достоверность указанных в документе сведений.

Пример Справка о задолженности по заработной плате может быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером:   Директор института Подпись С.Н.Маслов       Главный бухгалтер Подпись Г.Б.Ткачук

Внутренние справки

Внутренние справки не выходят за пределы организации и классифицируются как внутренние документы. Они адресуются руководителю организации и оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 или А5.

Внутренняя справка составляется не на бланке, поэтому наименование структурного подразделения - автора документа допускается указывать не в заголовочной части справки, а в реквизите «Подпись». В этом случае внутренняя справка имеет следующие реквизиты:

• наименование структурного подразделения;

• название вида документа - «СПРАВКА»;

• дату документа;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• заголовок к тексту (отглагольное существительное в предложном падеже с предлогом «О», «Об»);

• адресата (наименование должности, включая наименование организации, фамилия и инициалы (собственное имя, отчество (если таковое имеется) в дательном падеже));

• текст;

• подпись составителя.

К служебным справкам (внешним и внутренним) должен составляться заголовок (для справок с текстом, превышающим семь строк) на основании п.7.19 СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным Государственным комитетом по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83.

Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Пример «О выполнении мероприятий по разработке и внедрению... в 2018 году». «О подготовке учреждений образования к отопительному сезону». «О состоянии материально-технической базы учреждений образования».

В тексте служебной справки вначале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (приказ, распоряжение, письмо вышестоящего органа, план работы и т. п.), в соответствии с которым составляется справка.

Содержание служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на пункты, подпункты, иметь пояснения и ссылки (п.127 Инструкции).

Период времени, к которому относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на...» или «за период с... по...».

Внутренняя справка подписывается ее непосредственным составителем (например, начальником отдела, управления и т. п.). В связи с этим реквизит «Отметка об исполнителе» во внутренних справках не оформляется.

В справках, подготовленных комиссией (например, по результатам проверки выполнения плановых заданий подведомственными организациями), в подписи не указываются должности лиц, составивших ее, а дается распределение обязанностей в составе комиссии (фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке).

Пример Председатель комиссии Подпись А.В.Надежный       Члены комиссии: Подпись Э.Н.Борисов         Подпись В.П.Гусаров         Подпись О.А.Денежкина

Личная справка

Личная справка - официальный документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.) (часть третья п.125 Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. личная справка - документ, подтверждающий сведения биографического и (или) служебного характера и выдаваемый гражданину (о месте работы и занимаемой должности, о периоде работы, о размере заработной платы и др.) (ч.3 п.125 Инструкции с изменениями, внесенными постановлением № 113). Комментарий см. здесь.

Личные справки оформляются на общем бланке с использованием в основном тех же реквизитов, что и в служебных справках.

В личных справках заголовок допускается не указывать (часть четвертая п.127 Инструкции).

Текст личной справки начинается с указания фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется) лица, о котором сообщаются сведения.

Обратите внимание! Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т. п. (часть первая п.128 Инструкции).

Личные справки часто подписываются двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера (например, о размере заработной платы) подписываются руководителем и главным бухгалтером. Справка о месте работы, трудовом стаже может быть подписана руководителем организации и начальником кадровой службы.

Датой справки является дата ее подписания (п.131 Инструкции).

Регистрация и хранение справок

Внешние справки (служебные и личные) регистрируются аналогично другим исходящим документам (например, письмам).

Внутренние справки регистрируются в журнале (картотеке) регистрации внутренних документов.

Если в организации создается небольшое количество внутренних документов, их допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов.

Справочно Примерная форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов приведена в приложении 9 к Инструкции.

Сроки хранения справок определяются перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140 (далее - перечень).

Так, документы по основной деятельности, представляемые работниками руководству организаций (докладные записки, справки, сводки, сведения и др.), хранятся в государственных органах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у индивидуальных предпринимателей 5 лет ЭПК (п.36 перечня).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.40 перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия), указанная в перечне в отношении сроков хранения конкретных видов документов, означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

24.10.2018

Галина Пешкова, преподаватель высшей категории, председатель цикловой комиссии отделения «Документационное обеспечение управления» учреждения образования «Минский государственный колледж электроники»