Составление номенклатуры дел на 2025 год

Екатерина Дернович в 2012 году с отличием окончила Белорусский государственный университет по специальности «Документоведение и информационное обеспечение управления», в 2013 году - магистратуру. В 2023 году защитила диссертацию по специальности 05.25.02 «Документалистика, документоведение, архивоведение» и получила ученую степень кандидата исторических наук. С 2010 года работает в отделе документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, имеет опыт работы в службе документационного обеспечения банка, опыт разъяснительной и консультационной работы. Принимает участие в разработке нормативных правовых актов и методических документов в сфере делопроизводства и архивного дела. В 2020 году получила юридическое образование в Белорусском государственном университете по специальности «Правоведение». Автор статей по управлению документами в организациях на Правовой платформе «Бизнес-Инфо», «ilex», в журналах «Архивы и делопроизводство», «Юрист» и др. Принимает участие в курсах повышения квалификации, обучающих семинарах и вебинарах.

17.12.2024

Уважаемые пользователи Правовой платформы «Бизнес-Инфо»!

Размещаем ответы на вопросы, присланные на интернет-семинар «Составление номенклатуры дел на 2025 год» с участием Екатерины Дернович, юриста, кандидата исторических наук, ведущего научного сотрудника отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.

Вопрос 1: Организация ведет и хранит переписку по административно-хозяйственной и основной деятельности в одном деле. Сроки хранения по административно-хозяйственной и основной деятельности отличаются, но документооборот небольшой.

Может ли ЭК организации продлить срок хранения переписки по административно-хозяйственной деятельности, чтобы и далее вести и хранить ее совместно с перепиской по основной деятельности? Далее...

Вопрос 2: Допускается ли использование в номенклатуре дел организации сокращений? Если допускается, то как правильно это оформить (например, в примечании при указании, в каком отделе находятся подлинники, если название структурного подразделения длинное)? Далее...

Вопрос 3: Есть ли необходимость в номенклатуре дел предусмотреть отдельный индекс для деклараций о доходах и имуществе? Или достаточно отметки в примечании к делу «Личные дела работников»? Далее...

Вопрос 4: В организации не было номенклатуры дел, и дела никогда не уничтожались.

Сейчас планируется составить номенклатуру, чтобы было возможно оформить акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

1. Можно ли составить одну номенклатуру за разные годы: с момента существования организации по прошлый год?

2. Как определять сроки хранения документов при составлении номенклатуры за разные годы: по законодательству, действующему на настоящее время, или по законодательству, действующему в каждый год, за который составляется номенклатура? Далее...

Вопрос 5: Какой минимальный допустимый размер шрифта для столбца «Примечание» в государственной организации? Возможно ли его уменьшение до 11 пт, если в инструкции вышестоящей организации прописано 13 пт? Допускается ли использование обозначения повтора «-//-» при повторяющихся примечаниях, если заголовки дел идут подряд? Далее...

Вопрос 6: Как составить заголовок раздела, в котором перечислены документы работников отдела кадров и заместителя начальника по кадрам и идеологической работе? Оставить «Отдел кадров» или сделать «Работа с кадрами и идеологическая работа»? Далее...

Вопрос 7: Предусмотрена ли ответственность для частных организаций без доли госсобственности за отсутствие номенклатуры дел? Какая ответственность предусмотрена за отсутствие в организации номенклатуры дел (кроме предусмотренной ст.12.32, 24.25 КоАП)? Предусмотрена ли ответственность и, если да, то какая за нарушения, допущенные при разработке номенклатуры дел? Кто уполномочен устанавливать наличие нарушений в этой сфере и какие меры реагирования могут быть применены? Далее...

Вопрос 8: Нужно ли с госархивом согласовывать номенклатуру дел на 2025 год (в связи с изменением формы), если не прошло 5 лет с последнего согласования? Далее...

Вопрос 9: Обязательно ли поднимать незапланированные дела, регистрируемые под резервными номерами, при составлении номенклатуры на следующий 2025 год? Или их можно оставить под этими же номерами? Далее...

Вопрос 10: В связи с изменением структуры были изменены индексы структурных подразделений.

Нужно ли переписывать индексы на ранее заведенных документах, журналах в этих подразделениях, где произошли изменения? Если изменился регистрационный номер подразделения, то нужно ли менять всю номенклатуру и подпись папок? Далее...

Вопрос 11:  Может ли организация, у которой нет номенклатуры дел, создать комиссию на уничтожение документов и своим решением уничтожать документы, у которых закончился срок хранения? Далее...

Вопрос 12: На что ориентироваться при установлении срока хранения гражданско-правового договора на выполнение услуг? Далее...

Скачать все ответы в Word.

Исключительное право на данный авторский материал принадлежит ООО «Профессиональные правовые системы»