Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

Сводная номенклатура дел составляется службой документационного обеспечения управления на основе номенклатур дел структурных подразделений (п.27 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143; далее - Правила).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.5 (пп.21-41) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118.

Так, номенклатуры дел структурных подразделений носят промежуточный характер, который отражает этапность составления сводной номенклатуры дел. В организации на их основе дела не формируются. Учет и формирование дел, заводимых в структурных подразделениях, осуществляется на основе выписок из номенклатуры дел организации.

При составлении номенклатуры дел организации следует руководствоваться перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Также можно руководствоваться:

• перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения, установленный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2014 № 30;

• перечнем документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по проектированию, строительству, реконструкции (модернизации), реставрации и ремонту объектов недвижимости, с указанием сроков хранения, установленный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 15.06.2015 № 27.

Справочно Номенклатура дел структурных подразделений составляется по форме согласно приложению 8 к Правилам.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 8 к Правилам исключено постановлением № 118.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ДОУ в данном подразделении, или иным лицом, определенным руководителем организации или структурного подразделения.

В ходе составления номенклатуры дел структурного подразделения работники службы ДОУ и архива организации оказывают необходимую консультативно-методическую помощь (подп.2.4 п.2 Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 29.11.2013 № 55).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2020 г. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 01.07.2020 № 23 признаны утратившими силу Методические рекомендации № 55 и утверждены новые Методические рекомендации по составлению и применению номенклатур дел организаций, типовых и примерных номенклатур дел.

Номенклатура дел структурного подразделения согласовывается заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив), экспертной комиссией этого подразделения (при ее наличии) и подписывается руководителем подразделения (часть вторая п.158 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4).

При наличии в организации общественной организации (профессионального союза и др.), временно действующих коллегиальных органов (комиссий, советов и т. п.) их номенклатура дел составляется по форме, установленной для номенклатур дел структурных подразделений. Документы общественной организации включаются в сводную номенклатуру дел самостоятельным разделом.

При составлении номенклатуры дел структурного подразделения используются устав организации (положение о ней), положение о структурном подразделении, штатное расписание, планы и отчеты о работе структурного подразделения, должностные инструкции работникам, типовые и примерные номенклатуры дел, номенклатуры дел за предыдущие годы, регистрационные формы, справочные картотеки, перечни документов с указанием сроков хранения. Изучаются состав, количество и содержание документов и дел, образующихся в процессе деятельности структурного подразделения.

В номенклатуру дел включаются дела:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• временного (до 10 лет включительно) хранения;

• государственная статистическая отчетность;

• документы, созданные в автоматизированной системе межбанковских расчетов Национального банка Республики Беларусь;

• официальный веб-сайт, иные информационные ресурсы (базы данных, банки данных, реестры, регистры и др.), владельцами которых является организация;

• учетно-регистрационные формы (журналы, книги);

• справочные картотеки.

В номенклатуру дел не включаются: Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь и другие сборники нормативных правовых актов, печатные издания (брошюры, справочники, информационные листки, бюллетени, реферативные журналы и т. д.), указатели и другие вспомогательные документы.

В заголовках дел, включаемых в номенклатуру дел, дополнительно указывается наименование структурного подразделения (указание автора документов), например «План работы отдела маркетинг на 2019 год».

После утверждения руководителем организации сводной номенклатуры дел структурное подразделение получает выписку из номенклатуры дел, в соответствии с которой заводит и формирует документы в дела согласно п.31 Правил.

Справочно Пример номенклатуры дел структурного подразделения (канцелярии) коммерческой организации можно найти здесь.

28.11.2018

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела