Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ ДЕЛ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Общие сведения

Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила работы архивов).

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Описи дел составляются на дела, подготовленные для передачи в архив организации. Они должны быть составлены в течение года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлены в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (п.87 Правил работы архивов).

Описи дел составляются отдельно на дела:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• по личному составу;

• со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Справочно Форма описи дел структурного подразделения приведена в приложении 13 к Правилам работы архивов.

Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель структурного подразделения.

Номер описи

Описи дел структурных подразделений имеют порядковые номера (п.88 Правил работы архивов). Номер описи состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись.

К номеру описи дел по личному составу добавляется буквенное обозначение «лс», а к номеру описи дел временного (свыше 10 лет) хранения - «в».

Пример 01/2013, 05/2013лс, 12/2013в.

Сведения, включаемые в опись структурного подразделения

В опись дел структурного подразделения включаются следующие сведения о делах:

• порядковый номер дела;

• индекс дела;

• заголовок дела;

• дата дела;

• количество листов в деле;

• срок хранения (в описи дел со сроком хранения свыше 10 лет и в описи дел по личному составу);

• примечания.

Порядок систематизации дел

Дела в описи дел включаются в порядке, закрепленном в номенклатуре дел.

Если по каким-либо причинам опись дел составляется за несколько лет, дела можно систематизировать с использованием хронологически-номинальной или номинально-хронологической схемы систематизации.

Справочно При систематизации дел по хронологически-номинальной схеме дела группируются по времени их создания, а в пределах каждой хронологической группы - по номинальному признаку. При систематизации дел по номинально-хронологической схеме дела группируются по номинальному признаку, а затем по времени их создания (подп.197.4 п.197 Правил работы архивов).

Порядок подписания, согласования и утверждения описи дел

В п.92 Правил работы архивов закреплен порядок подписания и согласования описи дел структурного подразделения:

1) опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

2) согласовывается руководителем службы ДОУ организации, экспертной комиссией структурного подразделения (при наличии);

3) утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии структурного подразделения - в трех. Один экземпляр остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания экспертной комиссии.

В данную опись внесено 6 (шесть) дел с № 1 по № 6, в том числе:

литерные номера: -

пропущенные номера: -

В данную опись внесено 2 (два) дел с № 1 по № 2, в том числе:

литерные номера: -

пропущенные номера: -

Временный шифр дел

На обложках дел, внесенных в опись структурного подразделения, мягким черным графитным карандашом проставляются временные шифры дел в соответствии с описью дел структурного подразделения.

23.02.2015

Екатерина Дернович, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела