Материал помещен в архив

СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Документы по личному составу - это документы, создаваемые при приеме на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы и (или) учебы, занимаемой должности (профессии), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абзац 10 ст.2 Закона Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь»). Данный Закон не содержит полного перечня документов, относящихся к документам по личному составу.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан (абз.15 ч.1 ст.2 Закона № 323-З в ред. Закона от 18.04.2022 № 163-З). Комментарии см. здесь.

Документы по личному составу формируются в дела.

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. Форма описи дел по личному составу кадровой службы приведена в приложении 13 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 13 к Правилам работы архивов на основании постановления Минюста от 31.08.2022 № 118 исключено.

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил работы архивов исключена постановлением № 118.

Опись дел по личному составу кадровой службы должна быть составлена и оформлена не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и представлена в архив организации в течение следующего делопроизводственного года. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел несет руководитель кадровой службы (работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства) (п.87 Правил работы архивов). Например, опись дел по личному составу за 2017 год должна быть оформлена не позднее 31 декабря 2018 г., а представлена в архив в 2019 году.

В случае если в организации отсутствует структура, опись дел по личному составу составляется работником, ответственным за соответствующие направления деятельности.

Состав документов, включаемых в опись дел по личному составу кадровой службы

В опись дел по личному составу включаются следующие дела в указанном порядке:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки;

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

• должностные инструкции работников.

Однако необходимо учитывать, что в организации могут образовываться и иные документы по личному составу, которые будут иметь срок хранения свыше 10 лет. Например, гражданско-правовые договоры (договоры подряда), декларации о доходах и имуществе лиц, обязанных осуществлять декларирование доходов и имущества в соответствии с актами законодательства Республики Беларусь и др.

Также нормативными правовыми актами не установлен порядок включения в опись дел должностных инструкций работников.

Если исходить из номинального принципа классификации документов, то они должны включаться в опись дел после распорядительных документов по личному составу, если исходить из срока хранения, то после невостребованных трудовых книжек. При этом возникает вопрос: как формировать дела с должностными инструкциями - по году утверждения должной инструкции или по году замены новой?

Сложность обусловлена сроком хранения должностных инструкций - 50 лет после замены новыми (п.30 Перечня типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения (приложение 1 к постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140), далее - Перечень), то есть утвержденные в одном году должностные инструкции в зависимости от их замены новыми будут иметь разные сроки хранения. В связи с этим целесообразно включать в опись дел кадровой службы дело с отмененными должностными инструкциями за год.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.31 Перечня в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в опись дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников систематизируются по алфавиту фамилий.

На документы по личному составу постоянного хранения: личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие организации, и другие составляется отдельная опись.

В случае если в кадровой службе оказались неупорядоченными дела за несколько лет, по согласованию с архивом на них можно составить одну опись. Заголовки дел в такой описи систематизируются по хронологически-номинальному принципу, то есть дела располагаются по годам их заведения, а внутри каждого года систематизируются в вышеуказанном порядке. В таком же порядке могут систематизироваться дела в организациях, где за год образуется небольшое количество дел по личному составу и соответственно составляется опись более чем за 1 год.

Порядок заполнения граф описи

Опись дел по личному составу кадровой службы имеет порядковый номер, который состоит из индекса структурного подразделения по номенклатуре дел организации, года, за который дела включаются в опись, и буквенного обозначения «лс».

Пример Опись № 16/2019лс.

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в опись, в валовом порядке. Заголовок каждого дела и каждого тома вносится в опись под самостоятельным порядковым номером.

В графе 2 «Индекс дела» указывается индекс дела по номенклатуре дел. При внесении в опись дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. Аналогично при внесении в опись дел невостребованных трудовых книжек указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются название подраздела при его наличии и заголовки дел в соответствии с правилами, установленными в п.90 Правил работы архивов:

• заголовки дел, начатых делопроизводством в одном структурном подразделении, а затем продолженных в другом, включаются в опись дел того структурного подразделения, в котором они были закончены;

• при внесении в опись подряд нескольких дел с однородными заголовками заголовок первого дела указывается полностью, а заголовки последующих дел допускается обозначать словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся полностью.

Пример Приказы № 1-к-172-к директора о приеме, перемещении, увольнении, переводе на контрактную форму найма, установлении надбавок, временном заместительстве, изменении фамилии работников. Том № 1. То же № 173-к-365-к. Том № 2;

• на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью, не допускается его перенос на другую страницу;

• при внесении в опись дел копий документов в заголовках соответствующих дел указывается, что в нее включены копии документов.

Пример Должностные инструкции работникам за 2018 год. Копии;

• заголовком личного дела является фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Декларации о доходах и имуществе, а также прилагаемые к ним документы хранятся в отдельной папке, являющейся неотъемлемой частью личного дела обязанного лица (п.14 Положения о порядке проверки и хранения деклараций о доходах и имуществе, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16.01.2016 № 19, далее - Положение № 19).

Целесообразность формирования деклараций о доходах и имуществе в отдельной папке обусловлена требованием:

1) хранения деклараций о доходах и имуществе в организациях (в отличие от личных дел, которые могут передаваться на хранение в государственный архив) согласно п.638 Перечня.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.673 Перечня в ред. постановления № 115. Комментарий см. здесь;

2) нормы: информация о доходах и имуществе обязанных лиц является служебной тайной и в соответствии с законодательством не подлежит разглашению, кроме случаев, предусмотренных актами законодательства (п.15 Положения № 19).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 марта 2022 г. п.15 Положения № 19 исключен постановлением Совмина от 25.03.2022 № 169.

Таким образом, хранение деклараций о доходах и имуществе в отдельной обложке позволяет не передавать их на хранение в государственный архив в случае передачи туда личных дел и ограничить доступ к ним в случае выдачи личного дела во временное пользование. Декларации о доходах и имуществе работника могут включаться в опись дел по личному составу после соответствующих личных дел и систематизироваться по алфавиту фамилий.

Заголовок дела может быть следующим: «Декларации о доходах и имуществе Ивановой Инны Николаевны и документы к ним».

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются:

• соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации;

• соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;

• правильность группировки документов, включенных в дело;

• правильность нумерации листов в деле;

• наличие и правильность оформления внутренней описи документов дела;

• наличие и правильность оформления заверительной надписи.

Обнаруженные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях.

При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел и заведенных в течение делопроизводственного года, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если поиск оказался безрезультатным, составляется справка с изложением причин отсутствия необнаруженных дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения (работником, ответственным за соответствующее направление деятельности или выполнение функций) и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации.

Справочно Пример справки об утрате дела можно найти здесь.

В графе 4 «Дата дела (тома, части)» указываются даты первого и последнего документов каждого дела. Около заголовка дела с личными карточками и должностными инструкциями работников даты не указываются, так как они сформированы по алфавиту.

В графе 5 «Количество листов в деле (томе, части)» цифрами указывается количество листов, зафиксированное в листе-заверителе дела.

В графе 6 «Срок хранения дела (тома, части)» указывается срок хранения в соответствии с графой 4 номенклатуры дел без обозначения номера пункта по перечню типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленному постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 140. Например, «50 лет» или «75 лет».

Графа 7 «Примечание» описи используется для оформления отметок о передаче дел в архив организации («передано»), о делах, принятых из других структурных подразделений в течение делопроизводственного года, об особенностях физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи

В конце описи дел по личному составу кадровой службы за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем с указанием его должности и даты подписания.

Порядок подписания, согласования и утверждения описи

Порядок подписания и согласования описи дел структурного подразделения следующий:

1) опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления;

2) согласовывается руководителем службы документационного обеспечения управления организации, экспертной комиссией кадровой службы (при наличии);

3) утверждается руководителем кадровой службы (п.92 Правил работы архивов).

Опись дел кадровой службы составляется в двух экземплярах, а при наличии экспертной комиссии кадровой службы - в трех. Один экземпляр остается в кадровой службе, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу заседания экспертной комиссии.

Справочно Форма описи дел по личному составу структурного подразделения организации содержится в приложении 13 к Правилам работы архивов.

Опись личных дел уволенных работников

Допускается при большом количестве дел по личному составу составлять описи на отдельные категории таких дел, как личные дела уволенных работников, личные карточки уволенных работников.

Передача дел в архив организации

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в сводную опись дел (годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее 2 лет после их завершения делопроизводством в соответствии с графиком, составленным руководителем архива и утвержденным руководителем организации.

Передача дел в архив организации осуществляется по составленной описи. Дела доставляются в архив работниками кадровой службы.

10.09.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела