Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив
Составление сводных описей дел
11.04.2023
Сводная опись дел формируется в архиве организации и относится к основным учетным документам архива. В материале рассмотрены основные нормы законодательства по составлению сводных описей дел: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
 |
Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.190 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь. |
| Показатель | Опись дел | Норма НПА | ||
| постоянного хранения | временного (свыше 10 лет) хранения |
по личному составу | ||
| Когда составляется | Ежегодно, не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством; не более чем за 5 лет в организациях, где объем документов до 15 дел постоянного хранения |
Ежегодно | Ежегодно, не позднее чем через 2 года после завершения дел делопроизводством; не более чем за 5 лет в организациях, где объем документов до 15 дел постоянного хранения |
Пункты 97, 110, 163 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143 |
| Дополнительно по теме Составляется ли опись дел временного хранения, если организация не является источником комплектования госархива? | ||||
| Какие документы включаются | Заголовки дел: - постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений; - сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК» |
Заголовки дел временного (свыше 10 лет) хранения, поступивших в архив организации | Заголовки дел по личному составу, срок хранения которых превышает 10 лет, систематизируются в последовательности: 1) приказы (иные распорядительные документы) по личному составу; 2) должностные (рабочие) инструкции работникам; 3) личные карточки работников; 4) лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам; 5) личные дела работников; 6) декларации о доходах и имуществе; 7) невостребованные трудовые книжки; 8) документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей служащих, избранию на должность служащего, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.; 9) документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях; 10) документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда. |
Пункты 111, 152, 162, 165 Правил № 143 |
|
Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении.Не включаются: - книги (журналы) учета личных дел; - регистрационно-контрольные формы регистрации приказов по личному составу. Они выполняют справочно-учетную функцию в текущем делопроизводстве |
Часть 2 п.166 Правил № 143 | |||
| Дополнительно по теме Как правильно включить в сводную опись документы временного срока хранения (журналы регистрации несчастных случаев, журналы регистрации профессиональных заболеваний): по году заведения либо по году окончания дела? | ||||
| Форма | Приложение 16 | Приложение 20 | Приложение 21 | Правила № 143 |
| Присвоение номера по листу фонда | Номер присваивается при формировании первого годового раздела сводной описи дел | Пункты 114, 154, 164 Правил № 143 | ||
| Добавляется условное обозначение «в» | Добавляется условное обозначение «лс» | |||
| Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «продолжение» | ||||
|
Пример «Опись № 1 (продолжение)» |
Пример «Опись № 1в (продолжение)» |
Пример «Опись № 1лс (продолжение)» | ||
| Дополнительно по теме Как правильно пронумеровать сводные описи дел при сдаче документов в архив, если в организации уже есть утвержденные директором ранее при сдаче документов в архив сводные описи № 1, № 2лс и № 3в? В организации было две описи до изменения сроков хранения в Перечне № 140 (27.10.2022): опись дел постоянного хранения (№ 1) и опись дел по личному составу (№ 2). С 27.10.2022 будут опись дел по личному составу (№ 2) и опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Нумерация описи дел временного (свыше 10 лет) хранения будет «3в» или она должна начинаться с 1, 2, 3? Что делать с описью дел постоянного хранения (№ 1)? | ||||
| Заполнение граф |
Обратите внимание! Графы годового раздела сводной описи заполняются в точном соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дел и указанными в описи дел структурного подразделения.В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры |
Пункты 115, 116, 155, 166 Правил № 143; п.196 Инструкции № 4 | ||
| В графе 2 «Индекс дела» указываются индексы дел по номенклатуре дел организации. В графу 5 «Количество листов в деле (томе)» переносятся сведения из листа-заверителя дела |
В графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. Аналогично при внесении невостребованных трудовых книжек указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже | |||
| Графа 6 «Примечание» используется для указания отметок о выбытии и передаче дел, особенностей физического состояния дел и др. | ||||
| Итоговая запись | В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера). Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей. Подписи датируются |
Пункт 117 Правил № 143 | ||
| Справочный аппарат | К первому годовому разделу обязательно: - титульный лист; - историко-архивная справка. При необходимости: - оглавление; - список сокращений; - указатели |
Как правило, не составляется. При необходимости составляются: - оглавление; - список сокращений |
К первому годовому разделу обязательно: - титульный лист. При необходимости: - оглавление; - список сокращений; - указатели |
Пункты 121, 157, 168 Правил № 143 |
| Заверительная надпись | Составляется на отдельном листе-заверителе и помещается в конце годового раздела сводной описи | Пункты 127, 156, 167 Правил № 143 | ||
| Количество экземпляров у организации: | Пункты 128, 158, 170 Правил № 143 | |||
| являющейся источником комплектования госархива |
4 |
2 |
3 | |
| имеющей вышестоящую организацию |
3 |
3 | ||
| иной |
2 |
2 | ||
| Согласование описи | Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) либо экспертной комиссией (ЭК) организации. Обратите внимание! Если организация является источником комплектования госархива, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение ЭМК (ЭПК) соответствующего госархива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполкома) |
Визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам). Согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации |
Пункты 129, 158, 171 Правил № 143 | |
| Утверждение описи | Руководителем организации | Пункты 130, 158, 172 Правил № 143 | ||
| Хранение описи | Не подшиваются, не переплетаются, хранятся в папках с клапанами или завязками. Дополнительно по теме Можно ли уничтожать описи дел постоянного хранения коммерческой организации с учетом нормы п.143 Перечня № 140 (в ред. от 30.08.2022)? |
Пункты 131, 173 Правил № 143 | ||
| Аналитические материалы по теме, формы | Сводная опись дел постоянного хранения. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (пример) |
Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения. Годовой раздел описи дел временного (свыше 10 лет) хранения структурного подразделения организации (пример) |
Сводная опись дел по личному составу. Сводная опись дел по личному составу: 3 ответа на вопросы. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу, составленной по структурному принципу (пример) |
|
Примечание. Отметка «ЭПК» означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, в том числе такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы (п.5 примечаний к Перечню № 140).
 |
Дополнительно по теме • Всё по одной теме. Организация работы с документами. |