Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

Составление законченных описей дел постоянного хранения и по личному составу при их передаче в архив в случае ликвидации организации

Екатерина Дернович
юрист, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

26.07.2021

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются по результатам экспертизы ценности документов в организации после проведения переплетных работ и оформления дел. По этим описям документы передаются в зависимости от установленного порядка в государственный или территориальный (городской или районный) архив, архив вышестоящей организации. Рассмотрим порядок составления таких описей.

Формы описей приведены в приложениях 16, 20, 21 к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться приложениями 16, 20, 21 к Правилам № 143 в ред. постановления Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Законченные описи оформляются как отдельное дело временного (свыше 10 лет) хранения, внутрь которого вложены:

• титульный лист законченной описи;

• оглавление (при необходимости);

• список сокращений (при необходимости);

• годовые разделы сводной описи;

• указатели (при необходимости);

• лист с общей заверительной надписью.

Как составить опись дел постоянного хранения

В опись дел постоянного хранения включаются документы постоянного хранения по хронологическому принципу. Как правило, названиями подразделов в годовом разделе сводной описи являются наименования структурных подразделений (общественных организаций), документы которых включены в годовой раздел сводной описи, и (или) названия функций (направлений деятельности) организации.

Порядок расположения дел внутри годового раздела в организации, в которой отсутствуют структурные подразделения

Обратите внимание! Существуют дела с документами, которые имеют постоянный срок хранения, но в сводную опись дел не включаются. К таким документам относятся: • номенклатура дел; • регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по основной деятельности.

Одновременно в сводную опись дел могут включаться дела, выделенные из документов с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается в порядке до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

Сведения, внесенные в графу 2 «Индекс дела (тома, части)», графу 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)», графу 4 «Дата дела (тома, части)», графу 5 «Количество листов в деле (томе, части)» годового раздела сводной описи, должны совпадать со сведениями, вынесенными на обложку дел.

Предположим, что передаче на государственное хранение подлежат документы ликвидированной организации негосударственной формы собственности за 2013-2019 годы.

Обратите внимание! В данном случае к моменту передачи документов в архив все работники уже уволены, передачу производит председатель ликвидационной комиссии (может передавать также управляющий). Если же передачу документов осуществляют работники архива, то в описи будет указано наименование должности лица, составившего опись. В грифе утверждения будет указан руководитель организации, а также будет стоять гриф согласования экспертной комиссии организации.

Как составить опись дел по личному составу

На документы по личному составу при передаче на хранение в территориальный (городской или районный) архив составляется опись дел по личному составу.

Документы, включаемые в сводную опись дел по личному составу

Допускается при больших объемах документов по личному составу формировать отдельные сводную опись личных дел, сводную опись невостребованных трудовых книжек и др.

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении (ч.2 п.166 Правил № 143).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.2 п.166 Правил № 143 слова «раздел сводной описи дел за 2011 год» заменены словами «раздел сводной описи дел по личному составу за 2011 год» постановлением № 118.

Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено личное дело (ч.3 п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.188 Инструкции № 4 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113. Комментарий см. здесь.

Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается в порядке до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

В графе 2 «Индекс дела (тома, части)» при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Аналогично при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу сведений о невостребованных трудовых книжках в графе 2 «Индекс дела (тома, части)» указываются порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним; в графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» - фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Дополнительно по теме • Опись дел по личному составу ликвидированной организации негосударственной формы собственности (пример).

В случае повторения в описи однотипных заголовков дела допустимо при первом употреблении указать полное название, а во всех последующих использовать слова «То же» с указанием других неповторяющихся сведений.

К законченной описи дел постоянного хранения составляется историко-архивная справка в соответствии с требованиями гл.31 Правил № 143.

Дополнительно по теме • Алгоритм сдачи документов ликвидируемой организации на хранение в территориальный архив.