Составляем график отпусков на 2025 год: практические рекомендации

Талина Лукьяненко
DipIAS ICFM, аудитор, редактор Правовой платформы «Бизнес-Инфо»

09.12.2024

График трудовых отпусков составляется на календарный год не позднее 5 января или иного срока, который установлен коллективным договором, соглашением либо согласован нанимателем с профсоюзом. В графике отражаются данные о порядке предоставления отпусков сотрудникам.

Что сделать кадровой службе до 5 января 2025 г., показано в инфографике - нажмите на нужный раздел для перехода.

Предварительный этап

Порядок ведения графика отпусков должен быть прописан в ЛПА

Порядок составления графика отпусков может быть закреплен в ЛПА организации, например в Правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре и др. Особенно это целесообразно в организациях, в которых есть профсоюз. Порядок разработки графика отпусков может быть изложен и в инструкции по кадровому делопроизводству в организации.

Законодательством не установлены обязательные требования к содержанию графиков трудовых отпусков. В том числе законодательство не содержит требований об указании в графике отпусков даты начала и окончания трудового отпуска. Дана только норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (ч.3 ст.168 ТК). Исходя из смысла данной статьи можно предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.

Трудовой отпуск может делиться на части (ст.174 ТК), в данном случае в графике целесообразно указывать две части трудового отпуска. Такое деление допускается по соглашению между работником и нанимателем.

Минимальная продолжительность одной части трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ч.1 ст.174 ТК).

Обратите внимание! Формат сроков предоставления отпуска, который применяется в графике, определяет способ оформления отпуска. Если в графике указан только месяц, то дату начала отпуска работник указывает в заявлении и согласовывает с нанимателем. Если же в графике указана конкретная дата начала отпуска, то нанимателю достаточно уведомить работника о времени начала отпуска не позднее чем за 15 календарных дней (ст.169) и оформить соответствующий приказ или записку об отпуске.

График отпусков должен обеспечить работу организации в нормальном режиме

При составлении графика отпусков необходимо учитывать принятые производственные и иные планы.

В каждой организации есть сотрудники, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Прежде всего, к таким работникам относятся материально ответственные лица, кассир или работник склада, которые перед отпуском должны передать по акту другому сотруднику вверенные им ценности, а на это потребуется определенное время. Для временной замены материально ответственного лица должен быть издан приказ о проведении на складе инвентаризации.

В сезон отпусков необходимо обеспечить присутствие на рабочих местах руководящих работников или работников-заместителей, поэтому целесообразно составить график отпусков руководящих работников. При этом надо учитывать, что в период отпусков в организации должно находиться лицо, наделенное правом подписи финансовых документов. В банках, например, графики отпусков руководителей составляются с таким расчетом, чтобы отсутствовало не более одного должностного лица, ответственного за сохранность ценностей.

Таким образом, можно вывести следующие правила предоставления отпусков:

1) начальник и заместитель начальника подразделения не должны уходить в отпуск одновременно;

2) в отделе должны оставаться по крайней мере один-два работника;

3) нежелательно суммировать отпуска так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд, то есть накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно;

4) одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности (например, не могут отдыхать сразу все бухгалтеры);

5) нежелательно планировать одновременно свой отпуск специалистам, занимающимся близкой по содержанию работой;

6) работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, когда отдыхает работник, на которого можно возложить его обязанности как по основной, так и по совмещаемой должности.

С чего начать?

Наниматель издает приказ о составлении графика отпусков

Работу по составлению графика отпусков на очередной календарный год лучше всего начать с издания соответствующего приказа.

В приказе надо определить:

✓ ответственных за подачу сведений о предполагаемых отпусках по каждому структурному подразделению (как правило, ответственны за сбор информации руководители отделов);

✓ сроки представления информации;

✓ если в организации есть профсоюз, надо определить сроки, в которые проект графика будет рассматривать этот орган.

Важно, чтобы не позднее 30 декабря график отпусков был согласован с руководителем организации.

График отпусков может быть в каждом структурном подразделении

В небольших организациях можно составить график сразу для всего коллектива. Если же в организации сложная структура, целесообразно оформлять график в каждом структурном подразделении.

Руководители подразделений (отделов, департаментов, цехов и т. д.) изначально составляют графики (их правильнее назвать проектами графиков), передают их в отдел кадров. Специалисты отдела кадров анализируют, вносят свои корректировки (некоторые работники имеют право на определенные льготы).

Завершив работу со структурными единицами организации, отдел кадров формирует сводный график отпусков организации. Именно он и будет тем документом, который предусмотрен ч.1 ст.168 ТК. На его основании возможно дробление общего графика по каждому подразделению.

Проведите опрос работников

Такой подход приветствуется на средних и малых предприятиях. Если организация структурирована на единицы, пожелания работников собирают руководители подразделений (начальники, заведующие служб, отделов, секторов и т. д.). Опрос могут самостоятельно провести и работники отдела кадров, но исключать из этого процесса руководителей структурных подразделений не следует: именно они оценивают очередность предоставления отпусков исходя из производственной необходимости. Желательно пожелания работников подтверждать их подписями либо получить письменные подтверждения того, что работники не возражают против предложенных им периодов отпуска, например в опросном листе или в заявлении о предполагаемом периоде отпуска.

Кого включать в график отпусков

В график отпусков должны быть включены абсолютно все работники, работающие в организации по трудовому договору, в том числе и работники, занятые на условиях совместительства. Надо помнить, что отпуск на работе по совместительству предоставляется работнику одновременно с отпуском на основной работе. Если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем по основной работе, наниматель по просьбе работника должен предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности.

Справочно Лица, работающие по гражданско-правовым договорам, в график не включаются, так как им отпуск не предоставляется.

Составление графика отпусков

Рассмотрим факторы, которые влияют на очередность предоставления отпусков.

На что обратить внимание при обработке поступивших предложений

1. Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за второй и последующие рабочие годы предоставляется в любое время рабочего года, если иное не предусмотрено ТК (ст.167 ТК).

2. Учтите положения коллективного договора (при его наличии в организации) и условия трудового договора, поскольку в них могут содержаться категории работников, которым трудовой отпуск предоставляется по их желанию в летнее либо любое другое удобное время.

Пример В коллективном договоре предусмотрено положение о предоставлении трудового отпуска в летнее время одиноким матерям, воспитывающим ребенка в возрасте до 14 лет.

3. Обратите внимание на дату начала отпуска с учетом рабочего года - трудовой отпуск необходимо предоставить работнику в течение рабочего года (ежегодно) (ч.1 ст.170 ТК).

Справочно Рабочий год - это промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК).

4. При разделении трудового отпуска на части (ч.1 ст.174 ТК), в том числе по желанию работника, в период составления графика отпусков в графике необходимо указывать 2 части отпуска.

Коллективным договором может быть предусмотрено разделение отпуска не на 2 части, как разрешено ТК (ч.1 ст.174), а на более. При этом одна из частей трудового отпуска должна быть продолжительностью не менее 14 календарных дней.

5. Наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников, которым предоставлено право на предоставление трудового отпуска в определенное время или периоды (ч.4 ст.168 ТК).

Соблюдайте требования законодательства об очередности предоставления отпусков

Для установления очередности отпусков составьте список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено приоритетное право на использование отпуска в летнее или иное удобное для них время. Такая льгота предусмотрена ч.4 ст.168 ТК.

Изменение времени предоставления трудового отпуска как мера дополнительного взыскания

Наниматель имеет право применить дополнительные меры взыскания к работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания (ч.4 ст.198 ТК). Например - изменить время предоставления трудового отпуска. Виды и порядок применения этих мер определяются ПВТР, коллективным договором, соглашением, иными ЛПА.

Проверьте, предоставлялся ли каждый год трудовой отпуск в полном размере

Составляя график отпусков, кадровая служба должна проверить наличие у работников неиспользованных частей трудовых отпусков (например, сверив информацию в личной карточке) и включить их в график отпусков, присоединив к отпуску за следующий рабочий год либо предоставив отдельной частью.

Справочно Наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно) (ст.170 ТК).

Право на перенос в исключительных случаях части трудового отпуска на следующий рабочий год закреплено в двух статьях ТК - ч.2 ст.170 и ч.1 ст.174.

Но наниматель обязан предоставить трудовой отпуск в текущем рабочем году, а работник должен использовать не менее 14 календарных дней.

При этом запрещено непредоставление трудового отпуска работникам моложе 18 лет и работникам, имеющим право на дополнительный отпуск в связи с вредными и (или) опасными условиями труда.

При необходимости отпуск можно делить на части

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен (ч.1 ст.174 ТК). По инициативе работника он может делиться на две части. При этом одна из частей должна составлять не менее 14 календарных дней. Необязательно, чтобы 14 календарных дней и более составляла его первая часть, это может быть и вторая часть. Например, при продолжительности отпуска 29 календарных дней первая часть отпуска может составлять 13 календарных дней, а вторая - 16. Разделение отпуска оформляется по заявлению работника в свободной форме, затем в график отпусков вносятся изменения уполномоченным на то должностным лицом.

Чтобы постоянно не вносить в график отпусков изменения, желательно заранее согласовать с работником его намерения по делению отпуска на части. Если график отпусков уже утвержден, работник может обратиться с соответствующим заявлением к нанимателю. В этом случае работодатель может издать приказ о разделении отпуска с соответствующим отражением изменений в графике. Но напоминаем, что утвержденный график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника.

Специальных правил о продолжительности перерыва между частями отпуска не существует.

Как предоставить трудовой отпуск за первый рабочий год

Трудовые отпуска (основной и дополнительный) за первый рабочий год предоставляются не ранее чем через 6 месяцев работы у нанимателя, за исключением случаев, предусмотренных ч.1 ст.166 ТК.

Перечисленным в этой статье категориям работников наниматель обязан предоставить по их желанию до истечения 6 месяцев работы трудовой отпуск полной продолжительности.

Вместе с тем можно предоставить отпуск пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней с согласия нанимателя и другим работникам. В этом случае у нанимателя есть право до истечения 6 месяцев работы у него предоставлять трудовой отпуск пропорционально отработанной части рабочего года, но не менее 14 календарных дней. Таким образом, предоставляемая часть трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней, что фактически является разделением отпуска на части.

Шесть месяцев - это минимальный период, после которого может предоставляться трудовой отпуск за первый рабочий год.

Как предоставить трудовой отпуск совместителям

Трудовой отпуск работающим по совместительству предоставляют одновременно с трудовым отпуском по основной работе (ч.1 ст.347 ТК).

Если работник не отработал на работе по совместительству 6 месяцев, то трудовой отпуск ему следует предоставить авансом.

Если продолжительность трудового отпуска работника на работе по совместительству меньше, чем продолжительность трудового отпуска по основному месту, наниматель по просьбе работника предоставляет ему социальный отпуск соответствующей продолжительности без сохранения зарплаты.

Как высчитать продолжительность отпуска

При определении продолжительности отпуска:

1) проверьте, есть ли у работников право на дополнительные отпуска и какова их продолжительность.

Наиболее рациональным будет ведение в течение года списка работников, имеющих право на дополнительные оплачиваемые отпуска, в котором указываются вид отпуска каждого принятого на работу в текущем году и его продолжительность. Если разработать такой список заблаговременно, то к моменту составления графика отпусков у работников отдела кадров будет вся необходимая информация;

2) выясните, нет ли работников, которым отпуска не предоставлялись в прошлом календарном году. Поскольку графики отпусков должны храниться 1 год, работникам отделов кадров следует проверить прошлогодние графики.

Работники, которые по различным причинам не использовали свой отпуск в предыдущем календарном году, например в связи с производственной необходимостью, как правило, вносятся в списки тех, чьи пожелания учитываются в первую - вторую очередь;

3) произведите суммирование трудовых отпусков.

Справочно Дополнительные отпуска присоединяются к основному отпуску согласно ч.1 ст.155 ТК, если иное не предусмотрено актами законодательства (ч.2 ст.162 ТК). В графике отпусков указывается общая продолжительность трудового отпуска.

Дополнительно по теме • Калькулятор «График отпусков».

Как проверить даты окончания отпуска. Может быть неверно определена продолжительность трудового отпуска

Многие работники при планировании отпуска отсчитывают от начальной даты количество дней отдыха без учета праздников, которые могут выпасть на этот период. В итоге в заявлении часто стоит неверная дата окончания отпуска. Или наоборот работники путаются в переносах выходных дней и приписывают себе лишние дни.

Чтобы избежать разночтений, заведите образец, шаблон заявления, где работник указывает только начальную дату отпуска и его продолжительность. Окончание отпуска вы определите сами.

Если на отпуск выпали праздничные нерабочие дни, то продлите отпуск на их количество (ч.2 ст.151 ТК).

Справочно Продолжительность трудового отпуска исчисляется в календарных днях и определяется путем суммирования его основной и дополнительной части. Государственные праздники и праздничные дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются и не оплачиваются (ч.2 ст.171 ТК). Продолжительность основного отпуска работника не может быть менее 24 календарных дней (ч.1 ст.155 ТК).

Как посчитать остаток отпуска. Может быть неправильно исчислен рабочий год, за который работнику полагается трудовой отпуск

Накануне отпуска самый популярный вопрос, с которым работники обращаются в отдел кадров, - сколько дней отдыха у них осталось. С ходу посчитать количество отпускных дней непросто. Поэтому рекомендуем использовать Калькулятор рабочего года и Калькулятор трудового отпуска.

Справочно Рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, - промежуток времени, равный по продолжительности календарному году, но исчисляемый для каждого работника со дня приема на работу (ст.163 ТК).

Согласование и утверждение графика

Составленный график необходимо согласовать с профсоюзом, если это предусмотрено в коллективном договоре (ч.1 ст.168 ТК). Если коллективный договор в организации не заключен или заключен и не предусматривает согласование графика с профсоюзом, то наниматель не обязан это делать.

График утверждает руководитель организации ежегодно, не позднее 5 января. Коллективным договором могут быть предусмотрены другие, более ранние сроки.

Ознакомление работников с графиком

После утверждения графика трудовых отпусков наниматель должен довести его до сведения всех работников (ч.2 ст.168 ТК).

Законодательством не предусмотрена обязанность письменного ознакомления работников с утвержденным графиком.

Ответственность за несоблюдение графика трудовых отпусков

Соблюдать график трудовых отпусков обязаны как наниматель, так и работники, а период трудового отпуска, указанный в графике, может быть изменен только по соглашению сторон.

Случаи, когда наниматель имеет право изменить время предоставления трудового отпуска в одностороннем порядке, предусмотрены ст.172 ТК.

В случае возникновения трудового спора о предоставлении трудового отпуска для его разрешения работнику в первую очередь следует обращаться в комиссию по трудовым спорам. Далее при несогласии с решением комиссии по трудовым спорам, а также если комиссия не рассмотрела заявление работника в установленный 10-дневный срок, работник имеет право обратиться в суд (ч.1 ст.241 ТК). Работники, работающие у нанимателей, где комиссии по трудовым спорам не созданы, а также работники - не члены профсоюза, не обратившиеся в комиссию по трудовым спорам, имеют право обратиться в суд (требование первичного обращения в комиссию по трудовым спорам не применяется) (ч.2 ст.241 ТК). При рассмотрении индивидуальных трудовых споров работники освобождаются от уплаты судебных расходов.

Нарушение нанимателем законодательства о труде может повлечь правовые последствия, связанные с расторжением трудового договора по требованию или по желанию работника, а также выплатой выходного пособия в размере не менее двухнедельного среднего заработка в соответствии с ч.3 ст.48 ТК.

За несоблюдение должностным лицом (нанимателем) установленного порядка предоставления работникам отпусков предусмотрена административная ответственность - штраф от 2 до 20 БВ (ч.6 ст.10.12 КоАП).

Дополнительно по теме • График трудовых отпусков - 2024. • График трудовых отпусков на 2024 год: составляем правильно.