Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СОСТАВЛЯЕМ ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ: ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

В организациях, в которых процесс и сроки подготовки графика трудовых отпусков не регламентированы в локальных нормативных правовых актах, нередко издают приказы (распоряжения) о подготовке графика трудовых отпусков.

Приказ о составлении графика трудовых отпусков на 2019 год (с приложением опросного листа) (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Каскад»
(ООО «Каскад»)

ПРИКАЗ

30.11.2018 № 31

г. Минск

О составлении графика трудовых
отпусков на 2019 год

В целях упорядочения рабочего времени и времени отдыха работников организации в 2019 году, обеспечения нормальной деятельности организации на основании ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь

ПРИКАЗЫВАЮ:

Вариант 1

1. Утвердить форму опросного листа работников о планируемых отпусках (прилагается).

2. Начальнику отдела кадров Н.О.Лемеш:

- организовать проведение опроса работников о планируемых трудовых отпусках в 2019 году в срок не позднее 12.12.2018;

- представить график трудовых отпусков на 2019 год на утверждение не позднее 26.12.2018.

3. Всем работникам заполнить опросные листы о планируемых отпусках по утвержденной форме в срок не позднее 17.12.2018.

4. Заместителю директора по общим вопросам Н.В.Колесник организовать ознакомление работников с настоящим приказом под подпись в срок не позднее 04.01.2019.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.168 вышеназванного Кодекса внесены изменения Законом Республики Беларусь от 18.07.2019 № 219-З (далее - Закон № 219-З). Комментарий см. здесь.

Вариант 2

1. Специалисту по кадрам О.П.Сидоровой подготовить бланки графика отпусков и выдать их руководителям структурных подразделений до 12.12.2018.

2. Руководителям структурных подразделений в срок до 19.12.2018 с учетом предложений работников представить заполненные бланки графика отпусков для проверки в отдел кадров. При рассмотрении предложений учесть:

- очередность предоставления трудовых отпусков исходя из выполнения функций структурным подразделением;

- мнение выборного органа первичной профсоюзной организации;

- желание льготных категорий работников в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Республики Беларусь и иными актами законодательства;

- пожелания работников по продлению или перенесению на другой срок трудового отпуска;

- пожелания работников по разделению отпуска на части. При этом хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней;

- заявления работников по замене части трудового отпуска, превышающей 21 календарный день, денежной компенсацией;

- заявления и планы по увольнению работников.

3. Специалисту по кадрам О.П.Сидоровой:

- проверить бланки графика отпусков структурных подразделений на соответствие законодательству о предоставлении трудовых отпусков до 24.12.2018;

- составить сводный график отпусков по организации и согласовать его с профсоюзом до 27.12.2018;

- представить сводный график отпусков по организации на утверждение до 29.12.2018;

- ознакомить со сводным графиком отпусков работников персонально под подпись с проставлением даты ознакомления до 05.01.2019.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Н.О.Лемеш.

При составлении графика трудовых отпусков необходимо выяснить планы работников: это можно сделать путем сбора заявлений о предполагаемом периоде отпуска или заполнения ведомости планирования трудовых отпусков.

Заявление о предполагаемом периоде отпуска (пример)

Прошу запланировать мне трудовой отпуск в 2019 году за период работы с 20.09.2018 по 19.09.2019 продолжительностью 24 календарных дня с 01.07.2019.

Ведомость планирования трудовых отпусков (пример)

Общество с ограниченной
ответственностью «Каскад»
(ООО «Каскад»)

Бухгалтерия

ВЕДОМОСТЬ ПЛАНИРОВАНИЯ
ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ

17.12.2018 № 11

г. Минск

на 2019 год

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в п.3 части четвертой ст.168 вышеназванного Кодекса внесены изменения Законом № 219-З. С целью предоставления дополнительных возможностей семьям по совмещению трудовой деятельности с воспитанием детей перечень категорий лиц, которым предоставляются гарантии, дополняется категорией отцов (отчимов).

Законодательством не установлены требования к содержанию графиков трудовых отпусков, существует лишь унифицированная форма графика трудовых отпусков, которая содержится в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 14.05.2007 № 25. Данная форма графика  трудовых отпусков является рекомендательной, поэтому ее содержание (текст) может быть изменено в зависимости от практической необходимости организации.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 ноября 2019 г. следует руководствоваться унифицированной системой организационно-распорядительной документации, утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

В графике заполняются следующие реквизиты: наименование организации, название документа, дата документа, регистрационный индекс, место составления или издания, текст, подпись, виза, гриф согласования, гриф утверждения.

Требования об указании в графике трудовых отпусков дат начала и окончания трудового отпуска законодательство не содержит, есть только норма, которая гласит, что дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем (часть третья ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь, далее - ТК). Это позволяет предположить, что в графике трудовых отпусков может указываться месяц предоставления отпуска или конкретная дата начала отпуска на усмотрение нанимателя.

Если трудовой отпуск делится на части (ст.174 ТК), то в графике целесообразно указывать две части трудового отпуска. Минимальная продолжительность одной из частей трудового отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (часть первая ст.174 ТК).

В небольших организациях можно составить график сразу для всего коллектива. Если же в организации сложная структура, целесообразно оформлять график в каждом структурном подразделении.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 28 января 2020 г. в ст.174 ТК внесены изменения Законом № 219-З. Комментарий см. здесь.

График трудовых отпусков структурного подразделения (бухгалтерия) (пример)

ГРАФИК ТРУДОВЫХ ОТПУСКОВ
СОТРУДНИКОВ БУХГАЛТЕРИИ

03.01.2019 № 21

г. Минск

на 2019 год

Составленный график трудовых отпусков необходимо согласовать с профсоюзом, в случае если это предусмотрено в коллективном договоре (часть первая ст.168 ТК).

Письмо в профсоюз о согласовании графика трудовых отпусков (пример)

Бланк для письма

В соответствии с требованиями части первой ст.168 Трудового кодекса Республики Беларусь направляем вам график трудовых отпусков для согласования.

Просим высказать свое мнение в течение 5 рабочих дней с момента получения графика.

10.12.2018

Талина Лукьяненко, DipIAS ICFM, аудитор, редактор аналитической правовой системы «Бизнес-Инфо»

По этой теме также см.:

Алгоритм составления графика трудовых отпусков.