СОСТАВЛЯЕМ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Введение

В соответствии со ст.194 Трудового кодекса РБ (далее - ТК) трудовой распорядок для работников определяется:

1) правилами внутреннего трудового распорядка, коллективными договорами, соглашениями, положениями и инструкциями по охране труда и технике безопасности и другими локальными нормативными правовыми актами (далее - ЛНПА);

2) штатным расписанием;

3) должностными инструкциями работников;

4) графиками работ (сменности);

5) графиками отпусков.

Указанная статья ТК определяет штатное расписание, наряду с другими перечисленными документами организации, в качестве документа, регулирующего трудовой распорядок.

Таким образом, штатное расписание регулирует трудовые и связанные с ними отношения у конкретного нанимателя, тем самым отвечает признакам, определенным ст.1 ТК.

Наличие штатного расписания необходимо для организаций любых организационно-правовых форм. Основой трудовых отношений является трудовой договор, который заключается в соответствии со штатным расписанием. Это вытекает из понятия трудового договора, определенного ст.1 ТК. Так, трудовой договор - соглашение между работником и нанимателем (нанимателями), в соответствии с которым работник обязуется выполнять работу по определенной одной или нескольким профессиям, специальностям или должностям соответствующей квалификации согласно штатному расписанию и соблюдать внутренний трудовой распорядок.

Порядок разработки и введения в действие штатного расписания конкретной организации как ЛНПА, его форма и содержание определяются нанимателем.

Исходя из понятия трудового договора и понятия трудовой функции, содержащегося в ст.19 ТК, обязательным условием является указание в штатном расписании наименований должностей, специальностей и профессий, а также квалификации работника. При этом установление наименований должностей (профессий) с учетом фактически выполняемой работы - одно из требований соблюдения штатно-финансовой дисциплины.

Составляющие штатного расписания

Штатное расписание организации также должно отражать ее организационную структуру, штатный состав и штатную численность работников, поскольку в соответствии со ст.19 ТК обязательным условием заключения трудового договора с работником является место работы с указанием структурного подразделения, в которое он принимается на работу.

В штатное расписание в качестве необходимой информации следует включить данные о тарифной части заработной платы, а именно о размерах тарифных ставок (окладов) работников (как правило, указываются также их повышения, предусмотренные ЛНПА и носящие постоянный характер).

Справочно Оплата труда работников производится на основе часовых и (или) месячных тарифных ставок (окладов), определяемых в коллективном договоре, соглашении или нанимателем, а в бюджетных организациях и иных организациях, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, - Правительством РБ или уполномоченным им органом (ст.61 ТК).

Что касается данных о тарифной ставке 1-го разряда, тарифных разрядах и соответствующих им тарифных коэффициентах, то эта информация может указываться в штатном расписании в случае, если при оплате труда в организации применяется тарифная система (например, на основании Единой тарифной сетки работников Республики Беларусь (далее - ЕТС), тарифной сетки (далее - ТС), утвержденной в организации).

Информация о дополнительных выплатах стимулирующего и компенсирующего характера (надтарифная часть заработной платы), носящих переменный характер, в штатном расписании, как правило, не указывается.

Это обусловлено тем, что, например, если в штатном расписании по должности одного из работников указан размер надбавки за сложность и напряженность труда, то изменение ее размеров, в т.ч. в соответствии с действующим в организации положением об оплате труда, потребует в каждом случае внесения изменений в штатное расписание.

Не указываются в штатном расписании также премии, поскольку этот вид выплат является вознаграждением по итогам финансово-хозяйственной деятельности и выплачивается с установленной периодичностью (месяц, квартал) в зависимости от выполнения определенных показателей.

В связи с этим полагаем, что указывать в штатном расписании выплаты, имеющие переменный характер, нецелесообразно.

При необходимости штатное расписание может включать и другую информацию, применяемую постоянно или периодически. Например, в графе «Примечание» может указываться, на какой период вводится та или иная профессия (должность), факт нахождения работника в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет и т.п.

Штатное расписание составляется в организации специально уполномоченным лицом нанимателя. Как правило, это экономист по труду. При отсутствии в штате организации экономиста по труду эту работу могут выполнять другие работники экономической службы с участием кадровой, юридической служб.

В небольших организациях, при отсутствии в их организационной структуре экономической службы, вопросами разработки штатного расписания могут заниматься главный бухгалтер, юрисконсульт либо другое уполномоченное нанимателем лицо.

Подготовительная работа по составлению штатного расписания

Штатное расписание - организационно-распорядительный документ, содержащий информацию, необходимую для определения места работника в общей структуре трудового коллектива, его профессии (должности), размере тарифной ставки (оклада) и другие необходимые сведения. Для того чтобы штатное расписание организации было экономически обоснованным, отвечало задачам организации, его составлению и утверждению должна предшествовать определенная подготовительная работа.

В частности, одним из подготовительных мероприятий может быть изучение основных нормативных правовых актов, регулирующих вопросы организации оплаты труда, в числе которых:

• Трудовой кодекс;

• Общие положения Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 30.03.2004 № 34 (далее - Общие положения ЕТКС);

• Общие положения Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 02.01.2012 № 1 (далее - Общие положения ЕКСД);

• Рекомендации по определению тарифных ставок (окладов) работников коммерческих организаций и о порядке их повышения, утвержденные постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 11.07.2011 № 67 (далее - Рекомендации).

Следует отметить, что Рекомендации разработаны в целях оказания методической помощи руководителям и специалистам коммерческих организаций при проведении ими работы по совершенствованию действующих и внедрению новых систем оплаты труда, в т.ч. без применения ЕТС, повышению тарифных ставок (окладов) работников во взаимосвязи с конечными результатами и эффективностью деятельности с учетом финансовых возможностей организации.

В соответствии с законодательством о труде системы и конкретные размеры оплаты труда работников, в т.ч. порядок определения и повышения тарифных ставок (окладов), устанавливаются нанимателем на основании коллективного договора, иного ЛНПА, соглашения и трудового договора (контракта), принятых в порядке, установленном законодательством.

Таким образом, порядок формирования тарифных ставок (окладов) работников, в т.ч. порядок применения различного рода их повышений, устанавливается в организации самостоятельно в ЛНПА (например, в положении об оплате труда).

Необходимым этапом подготовительной работы при разработке штатного расписания организации является определение и утверждение организационной структуры. На этом этапе определяются оптимальное количество структурных подразделений, распределение между ними функций, их подчиненность и взаимосвязь. Необходимость создания того или иного подразделения определяется нанимателем в зависимости от различных факторов: характера выполняемых подразделений функций, поставленных целей и задач, их сложности.

Далее осуществляются:

а) расчет численности работников с учетом предполагаемых объемов работ (услуг), их трудоемкости. При этом используются утвержденные нанимателем следующие виды норм труда: нормы времени, нормы выработки, нормы обслуживания, нормы численности, нормы управляемости и др.;

б) установление наименований профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию их работ и обязанностей, предусмотренных соответствующими разделами квалификационных (тарифно-квалификационных) характеристик;

в) распределение работников по структурным службам, подразделениям, рабочим местам;

г) разработка и утверждение ЛНПА, определяющих формы, системы и размеры оплаты труда работников (положений о структурных подразделениях организации, должностных (рабочих) инструкций и др.);

д) определение тарифных ставок (окладов).

Разработка и утверждение формы штатного расписания

Каждый наниматель самостоятельно определяет форму штатного расписания, которая соответствует принципам организации труда.

При необходимости в штатное расписание можно включать информацию, касающуюся только установления так называемых базовых размеров тарифных ставок (окладов) (без учета повышений, предусмотренных условиями трудового договора (контракта) работника. Данные, в которых содержится информация обо всех видах повышений тарифных ставок (окладов), размерах надбавок, доплат и другом, можно включить, например, в штатную книгу. В этом случае необходимо утвердить форму штатной книги.

Утверждение форм штатного расписания и штатной книги осуществляется в порядке, установленном нанимателем (например, на основании приказа).

Установление наименований профессий рабочих

Согласно Общим положениям ЕТКС наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с Единым тарифно-квалификационным справочником работ и профессий рабочих.

Таким образом, не допускаются наименования профессий рабочих в штатном расписании, содержащие какие-либо уточнения, кроме имеющихся в самом наименовании, а также применение двойных наименований профессий рабочих, за исключением, когда двойным является само наименование (например, слесарь-сантехник, укладчик-упаковщик и др.).

При этом законодательством о труде предусмотрено право нанимателя поручать работнику трудовую функцию по 2 и более профессиям.

Для таких случаев законодательство предусматривает следующие варианты установления в штатном расписании наименований профессий рабочих:

1) по основной работе с учетом наибольшего удельного веса выполняемых рабочим работ;

2) наименования профессий (должностей) с соответствующими долями штатных единиц по каждой из них исходя из планируемых затрат рабочего времени.

В этом случае по каждой профессии (должности) устанавливается соответствующая тарифная ставка (оклад). При этом в штатном расписании может быть указана как месячная, так и часовая тарифная ставка (оклад).

Например:

Установление наименований должностей служащих

Наименования должностей служащих устанавливаются в соответствии с Единым квалификационным справочником должностей служащих (ст.19 ТК), который обязателен для применения в организациях независимо от форм собственности.

При установлении наименований должностей служащих необходимо руководствоваться Общими положениями ЕКСД.

Общими положениями ЕКСД определены понятия «базовое наименование должности» и «полное наименование должности». Базовое наименование должности - основное наименование должности служащего, которое содержится в общегосударственном классификаторе Республики Беларусь ОКРБ 006-2009 «Профессии рабочих и должности служащих» (далее - ОКПД) и определяется в соответствующей квалификационной характеристике.

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 января 2018 г. вместо ОКПД действует Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 014-2017 «Занятия», утвержденный постановлением Минтруда и соцзащиты РБ от 24.07.2017 № 33.

Полное наименование должности - конкретное наименование должности служащего, уточняющее характер выполняемой им трудовой функции, специальность, сферу деятельности, режим и (или) место работы и др. Оно устанавливается путем добавления к базовому наименованию должности дополнительных сведений, а также наименований производных должностей согласно таблице 11 ОКПД. При этом соответствующее дополнение к базовому наименованию должности может быть помещено непосредственно в нем, после него, а также перед ним. Код полного наименования должности определяется по коду ее базового наименования.

Наименование должности служащего может отражать:

1) характер выполняемой им работы независимо от вида деятельности организации или подразделения, в котором он работает (например, специалист по таможенному оформлению, инженер по научно-технической информации, ветеринарный врач и т.д.);

2) сведения, содержащие указание специальности работника (врач-терапевт, специалист по маркетингу, инженер по организации труда и т.д.);

3) сферу его деятельности (мастер производственного обучения, горный мастер, агент торговый и т.д.);

4) режим работы (сменный мастер и т.д.);

5) место работы (мастер участка, энергетик цеха и т.д.).

При определении служащему трудовой функции по двум или нескольким должностям наименование его должности может быть установлено:

1) по одной из должностей с учетом наибольшего удельного веса выполняемых работ или как двойное наименование должности (если невозможно установить время занятости работника по каждой из должностей);

2) как два наименования должности (если рабочее время по каждой должности разграничивается).

В то же время необходимо учитывать, что условием установления двойного наименования должности является наличие составляющих этого наименования (производного наименования) должности в ОКПД (например, заместитель начальника управления - начальник отдела). При этом поручаемые работнику обязанности по каждой из должностей должны быть родственными по содержанию, равными по сложности и по уровню квалификации работника. Такая должность имеет код должности по первому ее наименованию.

Иные сведения в штатном расписании

В штатном расписании также указывается количество штатных единиц по каждой должности (профессии), предусмотренной штатным расписанием, а также общая численность работников. Эта информация, в частности, необходима для целей статистического учета численности работников.

В штатных расписаниях организаций, применяющих ЕТС (ТС), указываются данные о тарифной ставке первого разряда, тарифных разрядах и тарифных коэффициентах, соответствующих каждой профессии (должности).

На практике существует мнение специалистов о том, что в штатное расписание не включаются профессии рабочих со сдельной оплатой труда. Однако, с учетом норм ст.1 ТК, в штатное расписание включаются не только профессии рабочих с повременной оплатой труда, которым устанавливаются месячные (часовые) тарифные ставки, но и профессии рабочих со сдельной формой оплаты труда с указанием размера месячной тарифной ставки, соответствующей присвоенному тарифному разряду рабочего.

В частности, если оплата труда работников формируется на основе ЕТС, то в штатном расписании устанавливаются тарифные разряды и соответствующие им тарифные коэффициенты по ЕТС.

Наниматель может самостоятельно установить тарификацию по профессиям рабочих (должностям служащих), в т.ч. расширить диапазон указанных в приложении 1 к Рекомендациям тарифных разрядов. Например, тарифный разряд начальника отдела может быть установлен по 20-му разряду ЕТС несмотря на то, что в указанном приложении по данной должности предусмотрен диапазон тарифных разрядов с 16-го по 19-й.

Утверждение и введение в действие штатного расписания

С учетом того что штатное расписание является ЛНПА, порядок и форма его утверждения законодательством не установлены. Эти вопросы регламентируются уставом или другими учредительными документами.

Учитывая статус штатного расписания, утверждается оно руководителем организации или лицом, которое в отсутствие руководителя организации исполняет его обязанности.

Как правило, штатное расписание утверждается в виде самостоятельного документа, распорядительный характер которого определяется грифом «УТВЕРЖДЕНО». Дополнительного оформления данного документа в виде приказа в этом случае не требуется.

При этом дата утверждения и дата введения в действие штатного расписания являются необходимыми его реквизитами.

Штатное расписание, как правило, составляется на календарный год. В случаях когда наниматель принимает решение об увеличении тарифных ставок (окладов) работников, изменении организационной структуры, иных существенных изменений, штатное расписание подлежит переутверждению.

Внесение изменений и дополнений в штатное расписание

В силу организационных, экономических или производственных причин в организации могут вводиться или исключаться новые должности, могут изменяться тарификация работников, условия и размеры оплаты их труда и др.

В этих случаях в штатное расписание необходимо вносить соответствующие изменения.

В целях упорядочения делопроизводства применительно к ведению штатного расписания рекомендуется все изменения и дополнения вносить одновременно, по мере накопления (например, в конце отчетного месяца).

Пример штатного расписания для организации, в которой применяется Единая тарифная сетка

Пример штатного расписания для организации, не применяющей тарифную систему (устанавливаются должностные оклады (тарифные ставки))

19.04.2013

Анна Якушева, экономист