Материал помещен в архив

ВОПРОС

Составляется ли для электронного дела заверительная надпись?

ОТВЕТ

Нет.

Заверительная надпись составляется для учета количества листов в деле, фиксации особенностей их нумерации и физического состояния. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела по форме согласно приложению 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, и помещается в конце дела (тома, части) (п.187 названной Инструкции).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. в ч.1 п.187 Инструкции № 4 внесено дополонение постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Передача и прием электронных дел осуществляются по каналам электросвязи или на съемных носителях в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между системой электронного документооборота и информационной системой архива организации (часть первая п.16 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 20, далее - Правила № 20).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться п.16 Правил № 20 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 116.

Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

• порядковый номер электронного дела в описи электронных дел структурного подразделения;

• индекс электронного дела;

• заголовок электронного дела;

• крайние даты документов в электронном виде электронного дела;

• количество документов в электронном виде электронного дела;

• объем документов в электронном виде электронного дела;

• язык (языки) документов в электронном виде электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их контрольных характеристик (п.17 Правил № 20).

Справочно Метаданные - данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени (абзац 12 части первой п.7 Правил № 20).

Таким образом, информация, которая для дел с документами на бумажных носителях фиксируется в листе-заверителе, для электронных дел подлежит обязательному включению в состав метаданных. В свою очередь, метаданные включаются в состав информационного пакета при передаче электронных документов и дел в архив организации.

09.01.2020

Дмитрий Варнашов, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела