Материал помещен в архив

ВОПРОС: Составляются ли сводные описи на все заведенные в текущий период (например, текущий год) дела или только на дела того периода, за который они переданы в архив организации (данная ситуация возникает, если в организации небольшое количество дел и не практикуется регулярная ежегодная сдача их в архив)?

ОТВЕТ: Сводные описи дел составляются в архиве организации. В архив дела принимаются по описям дел структурных подразделений, которые должны составляться под непосредственным руководством заведующего архивом (лица, ответственного за архив). Таким образом, заведующий архивом обязан проконтролировать, чтобы все дела соответствующего хронологического периода, которые подлежат передаче в архив, были включены в описи дел структурных подразделений.

В небольших организациях (в т.ч. бесструктурных) дела передаются в архив организации по описям дел, аналогичным описям дел структурных подразделений, но построенных не по структурному, а по функциональному принципу.

При этом следует учитывать, что нормативные правовые акты оперируют таким понятием, как годовой раздел сводной описи. Данное понятие предполагает, что дела в архив должны передаваться ежегодно. Соответствующие нормы закреплены в п.9.2 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Белкомархива от 23.05.1995 № 13, а также в п.5.2.1 Основных правил работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных решением коллегии Белкомархива от 30.04.1997 № 5. Исключения из этого правила, даже для небольших организаций, нормативными правовыми актами не установлено.

В то же время нередко на практике дела передаются в архив организации не ежегодно, а одновременно за несколько лет. В этом случае на такие дела составляется раздел сводной описи, в который включаются все передаваемые дела того хронологического периода, к которому они относятся. Например, в 2006 г. в архив переданы дела, законченные делопроизводством в 2002-2004 гг. Следовательно, в раздел сводной описи включаются все дела за указанный хронологический период. Внутри раздела дела группируются по годам, однако сам этот раздел годовым не является. Итоговая запись к такому разделу будет единой, и в ней учитывается общее количество всех включенных в раздел дел за 2002-2004 гг. Совокупность годовых разделов и разделов, включающих в себя дела нескольких лет, составляет сводную опись дел. Нумерация дел в сводной описи - валовая, пока не достигнет любого четырехзначного числа (от 1 000 до 9 999), после чего опись закрывается и начинается новая.

При решении указанного вопроса следует учитывать также особенности учета и передачи в архив переходящих дел и дел с организационными документами.

15.08.2008 г.

Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук

От редакции: С 28 февраля 2009 г. приказ Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 «Об утверждении примерной Инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» на основании постановления Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 утратил силу.