Материал помещен в архив

Дмитрий Варнашов
специалист по управлению документами, магистр управления, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года

20.09.2021

ВОПРОС

Специалист работает в организации с 1983 года, и личное дело на него заведено с этого года.

Нужно ли приводить в соответствие личный листок по учету кадров на сегодня, поскольку в 1983 году бланки документов были совершенно другими?

ОТВЕТ

Не нужно.

Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2, вопрос оформления (переоформления) личных дел, сформированных до ее вступления в силу 7 апреля 2004 г., напрямую не урегулирован.

До принятия Инструкции № 2 обязанность нанимателей по ведению личных дел актами законодательства Республики Беларусь и СССР не устанавливалась (за исключением отраслевых нормативных актов).

Справочно Ранее состав документов личного дела определялся: • Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утв. приказом Комитета по архивам и делопроизводству от 23.05.1995 № 13; • Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утв. решением Коллегии Госкомитета по архивам и делопроизводству от 30.04.1997 № 5. Оба вышеуказанных документа утратили силу.

Состав документов личного дела, их формы, а также порядок формирования, установленный в ранее действовавших документах, отличался от установленных Инструкцией № 2.

Таким образом:

1) у кадровой службы организации отсутствует обязательство по перезаведению (или полному переоформлению) личного дела, которое было заведено до вступления силу Инструкции № 2, в соответствии с требованиями Инструкции № 2;

2) дальнейшее ведение личного дела, заведенного до вступления в силу Инструкции № 2, необходимо осуществлять уже в соответствии с ее нормами (например, в части, касающейся включения новых документов в состав личного дела, его оформления при передаче в архив и др.);

3) с целью актуализации справочной информации о работнике на основании п.12 Инструкции № 2 можно заполнить и включить в состав личного дела анкету.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.