Рубрики
Инструменты поиска
Сообщество
Избранное
Мой профиль
Войти
Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь
Справочник основных кадровых документов с указанием их необходимости и сроков хранения
29.08.2023
В навигаторе автор перечислил основные кадровые документы, которые ведутся в кадровой службе организации, со сроками их хранения.
 |
Дополнительно по теме • Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, обязательные для ведения. • Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, рекомендуемые для ведения. |
| Наименование документа | Необходимость, норма НПА | Срок хранения (пункт Перечня № 140) |
| Личный листок по учету кадров | Абзац 4 п.6 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совмине от 26.03.2004 № 2. От редакции «Бизнес-Инфо» С 2 июня 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утв. постановлением Минюста от 23.05.2024 № 29 |
Входит в состав личного дела работника. 55 лет ЭПК / 55 лет / 55 лет после увольнения (подп.673.3 п.673). Обратите внимание! Срок хранения личных дел руководителей организаций и работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, - 55 лет после увольнения (подп.673.1 и 673.2 п.673) |
| Дополнение к личному листку по учету кадров | Абзац 3 п.6 Инструкции № 2 | |
| Автобиография | Абзац 5 п.6 Инструкции № 2 | |
| Копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке | Абзац 6 п.6 Инструкции № 2 | |
| Заявление о приеме на работу | Абзац 7 п.6 Инструкции № 2 | |
| Копия (выписка) приказа (распоряжения) о приеме на работу (назначении на должность) | Абзац 8 п.6 Инструкции № 2 | |
| Личные дела работников организаций | Пункт 5 Инструкции № 2 | 55 лет ЭПК / 55 лет / 55 лет после увольнения (подп.673.3 п.673) |
| Личные карточки работников организации | На усмотрение кадровой службы | 55 лет после увольнения (п.674) |
| Трудовой договор (контракт) | Статьи 18, 2611 ТК (в редакции от 29.06.2023, вступают в силу 01.01.2024) | 3 года после окончания срока действия трудовых договоров (контрактов) (контракты с государственными служащими - 55 лет) (п.676) |
| Приказ (распоряжение) о приеме на работу | Часть 4 ст.25 ТК | 55 лет (подп.21.3 п.21) |
| Должностная (рабочая) инструкция работника | Пункт 3 ч.1 ст.194 ТК | 50 лет после замены новыми. Типовые - постоянно по месту утверждения (п.31) |
| Договор о материальной ответственности работника, коллективной (бригадной) материальной ответственности | Статьи 405, 406 ТК | 3 года после увольнения, смены материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после увольнения, смены материально ответственного лица (п.232) |
| Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) | Пункт 1 ч.1 ст.194, ст.195 ТК | 1 год после замены новыми (п.491) |
| Положение о служебных командировках | На усмотрение кадровой службы | 10 лет ЭПК / До замены новыми / До замены новыми (подп.29.1 п.29) |
| Положение об отпусках | На усмотрение кадровой службы | 10 лет ЭПК / До замены новыми / До замены новыми (подп.29.1 п.29) |
| Штатное расписание | Пункт 2 ч.1 ст.194 ТК | Постоянно / 10 лет / 30 лет (п.33) |
| Положение об оплате труда | На усмотрение руководителя организации | 10 лет ЭПК / До замены новыми / До замены новыми (подп.29.1 п.29) |
| Положения о премировании работников организаций | 3 года после замены новыми, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после замены новыми (п.208) | |
| Согласие субъекта персональных данных на обработку его персональных данных | Статья 5 Закона от 07.05.2021 № 99-З «О защите персональных данных» | 1 год после окончания срока, на который дается согласие (п.331) |
| Заявления субъектов персональных данных | Статья 14 Закона № 99-З | 1 год (п.332) |
| Табель использования рабочего времени | Статья 133 ТК | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.489) |
| Документы об учете рабочего времени (сводки, сведения, докладные записки и др.) | Необходимы, если продолжительность ежедневной работы меняется в силу различных причин | 3 года (п.487) |
| График работ (сменности) | Необходимы, если продолжительность ежедневной работы не установлена ПВТР. Часть 1 ст.115, ч.1 ст.119, ч.3 ст.123, ч.2 ст.125, ч.3 ст.126 ТК и т. д. |
3 года после замены новыми (п.485) |
| Заявление об изменении условий трудового договора | Часть 4 ст.19 ТК | 3 года (п.679) |
| Допсоглашение об изменении условий трудового договора (контракта) | Часть 4 ст.19 ТК | 3 года после окончания срока действия трудовых договоров (контрактов) (контракты с госслужащими - 55 лет) (п.676) |
| Приказ (распоряжение) об изменении условий трудового договора (контракта) | Пункт 15 ч.1 ст.55 ТК | 55 лет (подп.21.3 п.21) |
| Заявление о переводе | Часть 2 ст.30 ТК | 3 года (п.679) |
| Трудовой договор (контракт) | Часть 6 ст.30 ТК | 3 года после окончания срока действия трудовых договоров (контрактов) (контракты госслужащими - 55 лет) (п.676) |
| Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта | Пункт 7 ч.1 ст.2612 ТК | 3 года (п.679) |
| Приказ о переводе на другую постоянную работу | Пункт 15 ч.1 ст.55 ТК | 55 лет (подп.21.3 п.21) |
| Приказ (распоряжение) об увольнении (освобождении от занимаемой должности) | ||
| График трудовых отпусков | Статья 168 ТК | 1 год (п.702) |
| Заявление работника о предоставлении отпуска по графику трудовых отпусков | На усмотрение кадровой службы | 3 года (п.679) |
| Приказ (распоряжение, решение) о предоставлении трудового отпуска или записка о трудовом отпуске | Часть 1 ст.152 ТК | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21, подп.22.2 п.22) |
| Приказ (распоряжение, решение) о переносе трудового отпуска или записка о трудовом отпуске | Часть 1 ст.152 ТК | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21, подп.22.2 п.22) |
| Приказ (распоряжение, решение) или записка об отпуске, об отзыве из трудового отпуска | Часть 1 ст.152 ТК | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21) |
| Приказ (распоряжение) о наложении (досрочном снятии) дисциплинарных взысканий | Статьи 197, 198, 203 ТК | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21) |
| Приказ (распоряжение) о направлении работника в служебную командировку | Статья 93 ТК | 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.21.4 п.21) |
| Документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.): | На усмотрение кадровой службы, нанимателя | |
| - в пределах Республики Беларусь | 3 года ЭПК / 3 года / 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (подп.697.1 п.697) | |
| - за границу | 10 лет ЭПК / 10 лет / 10 лет. Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет ЭПК. В организациях, не являющихся источниками комплектования госархивов, - 10 лет (подп.697.2 п.697) | |
| Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников | Статья 50 ТК | До востребования. Невостребованные - не менее 50 лет (п.681) |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | Пункт 79 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 16.06.2014 № 40 | 50 лет (п.683) |
| Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам | Статья 80 ТК | 55 лет (п.204) |