Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, рекомендуемые для ведения

Александр Шевцов
юрист

22.11.2022

Кадровая служба организации помимо иной документации ведет различные журналы (книги).

Какие журналы (книги) рекомендуются для ведения в организации, разбирались в разделах:

Дополнительно по теме • Журналы и книги для регистрации документов в кадровой службе, обязательные для ведения.

Ведение журналов и книг кадровой документации в электронном виде

Документы в электронном виде после их подписания подлежат хранению в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе (ч.1 п.236 Инструкции делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо» С 1 июля 2024 г. следует руководствоваться Инструкцией № 4 с учетом изменений, внесенных постановлениями Минюста от 10.01.2024 № 2 и от 30.04.2024 № 25. Комментарий см. здесь.

В организациях, в архивах которых не созданы условия для хранения документов в электронном виде с сохранением их целостности, осуществляется хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе, оформленных и подписанных в установленном порядке. При отсутствии бумажных оригиналов создаются, заверяются в установленном порядке и хранятся копии документов в электронном виде на бумажном носителе.

Для документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения, указанных в перечне документов, хранение которых может быть организовано в электронном виде, согласно приложению 20 к Инструкции № 4, хранение идентичных по содержанию документов на бумажном носителе не требуется, если АС ДОУ, иная информационная система организации, посредством которой эти документы были созданы или получены, обеспечивает их целостность в течение установленных сроков хранения. Организация вправе разработать аналогичный перечень, включив в него другие виды документов временного (до 10 лет) хранения, за исключением документов с отметкой «ЭПК» (ч.2 и 3 п.236 Инструкции № 4).

Таким образом, Инструкция № 4 не предусматривает, но и не запрещает ведение журналов регистрации документов на бумажном носителе в электронном виде.

Однако если в организации внедрена АС ДОУ, то регистрационно-контрольные формы документов временного (до 10 лет) хранения могут храниться в АС ДОУ и не распечатываться. Вместе с тем, если в организации не созданы условия для хранения электронных документов, регистрационно-контрольные формы (журналы) документов на бумажном носителе, которые велись в электронном виде, необходимо в конце делопроизводственного года распечатывать, заверять в установленном порядке и подшивать в соответствующее дело.

Журналы, рекомендуемые для ведения в организации согласно Перечню № 140

Журнал (книга) для учета времени прихода работников

В обязанности нанимателя входит организация учета явки работников на работу и ухода с нее. До начала работы каждый работник должен в порядке, установленном нанимателем, отметить свой приход, а по окончании - уход (ч.1, 2 ст.133 ТК).

Так, нанимателю следует организовать ведение журнала (книги) для учета времени прихода работников на их рабочие места и ухода с работы в начале и по окончании рабочего дня (смены).

Приведем образцы книг и журналов, предусмотренных Перечнем № 140, которые должны вестись в организации.

Срок хранения журнала учета рабочего времени - 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.488 Перечня № 140).

Как правило, такие журналы ведут отдельно, ежегодно используется нумерация с начала года.

Срок хранения вышеперечисленных журналов (книг) составляет 55 лет (п.703 Перечня № 140).

Срок хранения такого журнала (книги) - 55 лет (п.675 Перечня № 140).

Срок хранения журнала регистрации трудовых договоров, контрактов и дополнительных соглашений к ним составляет 3 года. При заключении контрактов с государственными служащими - 55 лет (п.677 Перечня № 140).

Дополнительно по теме • Можно ли продолжать регистрировать трудовые договоры и договоры подряда дальше, или необходимо начинать нумерацию с начала нового года?

Этот журнал ведется для учета работников, находящихся в командировке, и присвоения порядковых номеров командировочным удостоверениям. Срок хранения данного журнала составляет 3 года (п.701 Перечня № 140).

Срок хранения данного журнала составляет 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет (п.223 Перечня № 140).

Срок хранения такого журнала - до минования надобности (п.704 Перечня № 140).

Отметка «До минования надобности» означает, что срок хранения документов самостоятельно определяется организациями, индивидуальными предпринимателями, в делопроизводстве которых эти документы образовались (п.6 примечания к Перечню № 140).

Иные журналы, оптимизирующие работу кадровой службы в организации

Кроме указанных выше книг и журналов, для удобства в работе в организации могут вестись другие журналы, например: журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций, журнал учета молодых специалистов (рабочих), журнал регистрации договоров о полной индивидуальной материальной ответственности и т. д.

Внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, регистрируются на РКК или в журналах регистрации внутренних документов после их подписания (утверждения). При незначительном объеме документооборота внутренние документы, в том числе документы в электронном виде, допускается регистрировать в журнале регистрации исходящих документов (подп.142.2 п.142 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

Формы документов • Журнал регистрации должностных (рабочих) инструкций. • Журнал регистрации заявлений работников к нанимателю. • Журнал учета молодых специалистов (рабочих) (пример). • Журнал регистрации договоров о полной индивидуальной материальной ответственности.