Сроки хранения документов для общежитий

Елена Шумская
заведующий отделом документоведения учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», секретарь Национального технического комитета по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами»

16.10.2025

Ситуация

Какие сроки хранения дел для медучреждения, на балансе которого есть общежитие:

1) журнал учета постановки и снятия, регистрации граждан в общежитии;

2) карточки регистрации и поквартирные карточки граждан в общежитии?

Для документов о предоставлении жилых помещений в общежитии и проживании в общежитии целесообразно установить следующие сроки хранения:

Виды и названия документов	Срок хранения документов			Пояснение
Виды и названия документов	в государственных органах, иных государственных организациях, подчиненных им (входящих в состав, систему) органах и (или) организациях, негосударственных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов	в организациях, подчиненных государственным органам, иным государственным организациям (входящих в их состав, систему), негосударственных организациях с долей государственной собственности в уставном фонде более 50 процентов, не являющихся источниками комплектования государственных архивов	в иных негосударственных организациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, у индивидуальных предпринимателей	Пояснение
Учетные дела работников, желающих получить жилое помещение в общежитии	5 лет	5 лет	5 лет	После предоставления жилого помещения и (или) снятия с учета
Акты обследования жилых помещений	3 года	3 года	3 года
Книги учета служебных жилых помещений	До минования надобности	До минования надобности	До минования надобности
Журналы, книги учета получения жилого помещения	До минования надобности	До минования надобности	До минования надобности
Книги регистрации заявлений работников, желающих получить жилое помещение в общежитии	3 года	3 года	3 года	После замены новыми
Списки учета работников, желающих получить жилое помещение в общежитии	3 года	3 года	3 года	После замены новыми
Списки учета работников, имеющих право на получение жилого помещения в общежитии вне очереди (в первую очередь)	3 года	3 года	3 года	После замены новыми
Правила проживания в общежитии	1 год	1 год	1 год	После замены новыми
Правила внутреннего распорядка в общежитии	1 год	1 год	1 год	После замены новыми
Переписка о предоставлении, бронировании жилых помещений в общежитии, выселении из общежития	3 года	3 года	3 года
Договоры найма жилых помещений государственного жилищного фонда в общежитии и дополнительные соглашения к ним	3 года	3 года	3 года	После окончания срока действия договора, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства. Если налоговыми органами проверка соблюдения налогового законодательства не проводилась - 10 лет после окончания срока действия договора
Книги регистрации работников, проживающих в общежитии	3 года	3 года	3 года
Карточки регистрации жильцов в общежитии	5 лет	5 лет	5 лет	После выселения из общежития
Документы о проживающих в общежитии (информации, списки, переписка и др.)	3 года	3 года	3 года
Заявления работников о выдаче пропусков на право входа в общежитие	1 год	1 год	1 год
Книги регистрации пропусков на право входа в общежитие	5 лет	5 лет	5 лет	После окончания ведения
Объяснительные записки об утере пропусков на право входа в общежитие	1 год	1 год	1 год
Книги регистрации инструктажа о соблюдении правил проживания в общежитии	3 года	3 года	3 года	После окончания ведения
Книги учета выдачи постельного белья	3 года	3 года	3 года
Журналы учета выдачи ключей от жилых и служебных помещений в общежитии	1 год	1 год	1 год
Книги учета посетителей общежития	1 год	1 год	1 год
Журналы учета заявок проживающих в общежитии об устранении неисправностей	3 года	3 года	3 года
Книги учета выдачи справок о проживании в общежитии	3 года	3 года	3 года

Сроки хранения документов, не отраженных в перечне типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечнях документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков, а также перечнях документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, определяются Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) (экспертной комиссией (ЭК)) организаций по согласованию с государственными архивами, структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (ч.2 подп.149.4 п.149 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утв. постановлением Минюста от 29.08.2025 № 65).

Определение сроков хранения документов и дел, образовавшихся в деятельности организации, является компетенцией самой организации и действующей в ней ЦЭК (ЭК) (абз.2, 3 п.55 и абз.2 п.56 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утв. постановлением Минюста от 24.05.2012 № 143).

Дополнительно по теме

• Всё по одной теме. Хранение документов в организации.

Материал подготовлен по результатам обсуждения в Сообществе

Вы тоже можете задать свой вопрос экспертам.