Сроки хранения документов для организации, перерабатывающей сельхозпродукцию

Ситуация

Организация занимается переработкой сельскохозяйственной продукции (мяса) и производством продуктов питания. В процессе ее деятельности образуется большое количество специфических документов, сроки хранения которых не определены Перечнем типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Минюста от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень типовых документов).

На основании какого НПА необходимо устанавливать сроки хранения документов?

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться Перечнем типовых документов в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 115. Комментарий см. здесь.

Зависит от того, входит ли организация в систему Минсельхозпрода.

1. Перечень типовых документов является типовым (то есть определяет сроки хранения типовых документов, образующихся при выполнении общих для всех организаций функций, независимо от вида их деятельности и формы собственности).

Соответственно, специфическая документация, характерная для организаций, осуществляющих переработку сельскохозяйственной продукции, в нем отражение не нашла.

2. Перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по конструированию изделий промышленного производства, разработке технологических процессов, производственной деятельности, научно-исследовательской деятельности, охране объектов интеллектуальной собственности, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 06.06.2014 № 30 (далее - Перечень № 30), содержит раздел III «Производственная деятельность», в котором содержатся документы, образующиеся в организациях при разработке и постановке продукции на производство, управлении технологическими процессами и др.

Перечень № 30 относится к локальным правовым актам Департамента по архивам и делопроизводству Минюста.

В Перечне № 30 содержатся документы, характерные в общем для производственной деятельности (без специфики конкретной отрасли производства).

Организации могут использовать Перечень № 30 на основании решения ЦЭК (ЭК) организации (п.130 Методических рекомендаций по разработке и применению перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, утвержденных приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 10.04.2020 № 9).

Решение ЦЭК (ЭК) об использовании Перечня № 30 может быть зафиксировано в протоколе заседания ЦЭК (ЭК) или оформлено распорядительным документом руководителя организации. Утвержденный руководителем организации протокол заседания ЦЭК (ЭК) или подписанный распорядительный документ будет локальным правовым актом, обязательным для применения в организации (п.131 Методических рекомендаций).

Подробнее см.: «Протокол заседаний экспертной комиссии организации: особенности составления».

Если организация примет решение о применении Перечня № 30, то в графе 4 «Срок хранения дела (тома, части) и № пунктов (статей) по перечню» номенклатуры дел организации можно ссылаться непосредственно на пункты Перечня № 30.

Справочник сроков хранения документов см. здесь.

3. Перечень документов национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему министерства сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, с указанием сроков хранения, утвержденный постановлением Минсельхозпрода от 07.08.2014 № 41 (далее - Перечень № 41), содержит раздел XIII «Переработка сельскохозяйственного сырья. Производство продукции», а также ряд других глав с документами, образующимися в деятельности организаций при переработке сельскохозяйственной продукции.

Перечень № 41 является ведомственным, то есть его действие распространяется на документы, образующиеся в процессе деятельности Минсельхозпрода, комитетов по сельскому хозяйству и продовольствию областных исполнительных комитетов и организаций, входящих в систему Минсельхозпрода (примечание 1 к Перечню № 41).

Таким образом, действие Перечня № 41 имеет определенный круг организаций, которые обязаны его использовать.

Поскольку ведомственные перечни документов распространяются на государственный орган, иную государственную организацию (их территориальные органы), подчиненные им (входящие в состав, систему) организации, то организации, на которые они не распространяются, при составлении номенклатур дел, отборе документов на хранение и выделении их к уничтожению могут применять только Перечень типовых документов (п.126 Методических рекомендаций).

Соответственно, если организация не входит в систему Минсельхозпрода, то в номенклатуре дел такой организации давать ссылку на Перечень № 41 будет неправомерным.

Сроки хранения документов, не отраженных в перечнях документов с указанием сроков хранения, определяются ЦЭК (ЭК) организаций по согласованию с органами архивного дела и делопроизводства и государственными архивами (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов) или ЦЭК вышестоящих организаций (для иных организаций) (подп.165.4 п.165 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).

От редакции «Бизнес-Инфо»

С 27 октября 2022 г. следует руководствоваться подп.165.4 п.165 Инструкции № 4 в ред. постановления Минюста от 30.08.2022 № 113.

Таким образом, правовым основанием для установления сроков хранения для данной организации в номенклатуре дел может быть решение, принятое ЦЭК (ЭК) организации, закрепленное в соответствующем протоколе.

Центральная экспертная комиссия (ЭК) может установить сроки хранения, которые будут идентичными установленным Перечнем № 41 для конкретных документов (дел).

Подробно о сроках хранения документов см. подборку «Всё по одной теме. Хранение документов в организации».

06.05.2021

Дмитрий Варнашов, специалист по управлению документами, научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела с ноября 2016 года по февраль 2021 года