Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Общие сведения

Опись составляется ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов)).

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Сводная опись дел по личному составу формируется в архиве организации по форме и состоит из годовых разделов. В свою очередь, годовые разделы составляются на основе описей дел структурных подразделений. Правила работы архивов допускают составлять раздел описи за несколько лет, если в организации в год образуется до 15 дел по личному составу.

Справочно Форма сводной описи дел по личному составу приведена в приложении 21 к Правилам работы архивов.

Состав документов, включаемых в сводную опись дел по личному составу

В сводную опись дел по личному составу включаются:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки;

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т.п.;

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и документы, подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

• должностные инструкции работников.

Допускается при больших объемах образующихся документов по личному составу формировать отдельные сводные описи личных дел, сводную опись невостребованных трудовых книжек и др.

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено личное дело (часть третья п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4).

Пример Приказ об увольнении был издан 24 декабря 2011 г., в нем указана дата увольнения - 9 января 2012 г. Датой окончания дела, проставляемой на обложке, будет 24 декабря 2011 г. (дата приказа). Однако дело будет вноситься в опись по личному составу по году увольнения, т.е. в годовой раздел описи по личному составу за 2012 г., а на обложке будет указан год, в котором издан приказ об увольнении.

Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников систематизируются по алфавиту фамилий.

Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

Порядок заполнения граф

Номер присваивается сводной описи дел при формировании первого годового раздела сводной описи, к которому добавляется условное обозначение «лс». Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «продолжение». Например, «Опись № 1лс (продолжение)».

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел сохраняется до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

В графе 2 «Индекс дела» при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел. В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Аналогично при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу невостребованных трудовых книжек в графе 2 «Индекс дела» указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи и заверительной надписи

В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указывается общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем кадровой службы с указанием их должностей и даты подписания.

Пример В данный раздел описи внесено 60 (шестьдесят) дел с № 70 по № 129, в том числе: литерные номера: ___ пропущенные номера: ___   Заведующий архивом Подпись Е.М.Прокопенко 20.03.2014

В п.171 Правил работы архивов указано, что годовой раздел сводной описи дел по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам). Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Пример Начальник отдела кадров Подпись А.М.Лагунович 20.03.2014

Для учета количества листов годового раздела сводной описи, фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к Правилам работы архивов и помещается в конце годового раздела сводной описи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Пример Всего в годовом разделе сводной описи пронумеровано 6 (шесть) листов, в том числе: литерные номера листов: ____   Заведующий архивом Подпись Е.М.Прокопенко 20.03.2014

К годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляется титульный лист и при необходимости могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Порядок подписания, согласования и утверждения

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу в иных организациях составляются в двух экземплярах.

Годовой раздел сводной описи дел подписывается составителем и визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам).

Годовой раздел сводной описи согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (далее - ЦЭК (ЭК)) организации.

Если организация - источник комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на рассмотрение экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации.

После согласования годового раздела сводной описи экспертно-методической комиссией (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива (органа по архивам и делопроизводству) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

Оформление законченной описи дел по личному составу

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел по личному составу, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел по личному составу.

В случае ликвидации организации сводная опись дел по личному составу будет считаться законченной независимо от количества заголовков дел.

Законченная опись оформляется как отдельное дело временного (свыше 10 лет) хранения, внутрь которого вложены:

• титульный лист законченной описи;

• оглавление (при необходимости);

• предисловие (в случае отсутствия сводной описи дел постоянного хранения);

• список сокращений (при необходимости);

• годовые разделы сводной описи;

• указатели (при необходимости);

• лист с общей заверительной надписью.

В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие.

В предисловии к законченной описи дел по личному составу указываются сведения, аналогичные сведениям, указываемым во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения. Предисловие подписывается составителем с указанием его должности и даты составления.

Фонд № ____________________

Опись № 1 лс (продолжение)

дел по личному составу

за 2012 год

В данный раздел описи внесено 60 (шестьдесят) дел с № 70 по № 129, в том числе:

литерные номера: _____

пропущенные номера: ____

Начальник отдела кадров

Подпись А.М.Лагунович

14.03.2014

Примечание. Организация, документы которой приведены в примере, имеет негосударственную форму собственности и является источником комплектования государственного архива на основании договора о взаимодействии и сотрудничестве.

14.04.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела