Материал помещен в архив. Актуальный материал по теме см. здесь

СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Опись составляется ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В опись включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143, далее - Правила).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. гл.11 (пп.83-96) Правил исключена постановлением Минюста от 31.08.2022 № 118. Комментарий см. здесь.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Сводная опись дел по личному составу формируется в архиве организации и состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются на основе описей дел структурных подразделений. Правила допускают составлять раздел описи за несколько лет, если в организации в год образуется до 15 дел по личному составу.

Справочно Форма сводной описи дел по личному составу приведена в приложении 21 к Правилам.   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. приложение 21 к Правилам изложено в новой редакции постановлением № 118.

Состав документов, включаемых в сводную опись дел по личному составу

В сводную опись дел по личному составу включаются:

• приказы (иные распорядительные документы) по личному составу;

• личные карточки работников;

• лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам;

• личные дела работников;

• невостребованные трудовые книжки;

• документы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий, комиссий по присвоению классов, конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должности, иных комиссий по вопросам приема (назначения на должность), перевода, увольнения работников, исчисления размера заработной платы и т. п.;

• документы об авариях, несчастных случаях на производстве, профессиональных заболеваниях;

• документы об аттестации рабочих мест по условиям труда и документы, подтверждающие занятость работников на работе с вредными и (или) опасными условиями труда;

• должностные инструкции работников.

Допускается при больших объемах образующихся документов по личному составу формировать отдельные сводные описи личных дел, сводную опись невостребованных трудовых книжек и др.

Обратите внимание! Личные дела, дела с личными карточками, невостребованные трудовые книжки уволенных работников включаются в годовой раздел сводной описи дел по личному составу за тот год, в котором работники были уволены, независимо от даты приказа об увольнении. Крайними датами личного дела являются даты приказов о приеме и увольнении работника, на которого заведено личное дело (часть третья п.188 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, далее - Инструкция № 4).   От редакции «Бизнес-Инфо» С 27 октября 2022 г. п.188 Инструкции № 4 изложен в новой редакции постановлением Минюста от 30.08.2022 № 113.

Пример Приказ об увольнении был издан 24.12.2016, в нем указана дата увольнения - 09.01.2017. Датой окончания дела, проставляемой на обложке, будет 24.12.2016 (дата приказа). Однако дело будет вноситься в опись по личному составу по году увольнения, то есть в годовой раздел описи по личному составу за 2017 год, а на обложке будет указан год, в котором издан приказ об увольнении.

Личные дела, невостребованные трудовые книжки уволенных работников систематизируются по алфавиту фамилий.

Документы по личному составу постоянного хранения (личные дела уволенных руководителей организаций, работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания, работников, внесших крупный вклад в развитие отрасли (системы) или организации, руководителей ведущих структурных подразделений организации и др.) включаются в соответствующий годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения.

Порядок заполнения граф

Номер присваивается сводной описи дел при формировании первого годового раздела сводной описи, к которому добавляется условное обозначение «лс». Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела описи дел в скобках указывается слово «продолжение», например «Опись № 1лс (продолжение)».

В графе 1 «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел сохраняется до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

В графе 2 «Индекс дела» при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу личного дела работника указывается порядковый номер личного дела по журналу (книге) учета личных дел.

Аналогично при внесении в годовой раздел сводной описи дел по личному составу невостребованных трудовых книжек в графе 2 указывается порядковый номер трудовой книжки согласно книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В графе 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)» указываются фамилия, собственное имя и отчество уволенного работника в именительном падеже.

Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, особенностях физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи и заверительной надписи

В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указывается общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем кадровой службы с указанием их должностей и даты подписания (п.117 Правил).

Пример В данный раздел описи внесено 60 (шестьдесят) дел с № 70 по № 129, в том числе: литерные номера: ___ пропущенные номера: ___   Заведующий архивом 20.03.2018 Подпись Е.М.Прокопенко

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам) (часть первая п.171 Правил).

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату (часть третья п.61 Инструкции № 4).

Пример Начальник отдела кадров Подпись А.М.Лагунович 20.03.2018

Для учета количества листов годового раздела сводной описи, фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись.

Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к Правилам и помещается в конце годового раздела сводной описи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Пример Всего в годовом разделе сводной описи пронумеровано 6 (шесть) листов, в том числе: литерные номера листов: ____   Заведующий архивом 20.03.2018 Подпись Е.М.Прокопенко

К годовому разделу сводной описи дел по личному составу составляется титульный лист и при необходимости могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.

Порядок подписания, согласования и утверждения

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу в организации, являющейся источником комплектования государственного архива или имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах. Годовые разделы сводной описи дел по личному составу в иных организациях составляются в двух экземплярах (п.170 Правил).

Годовой раздел сводной описи дел подписывается составителем и визируется руководителем кадровой службы (специалистом по кадрам).

Годовой раздел сводной описи согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (ЦЭК (ЭК)) организации.

Если организация - источник комплектования государственного архива или имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи дел по личному составу передается на рассмотрение экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета) или ЦЭК вышестоящей организации.

После согласования годового раздела сводной описи экспертно-методической комиссией (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива (органа по архивам и делопроизводству) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

Оформление законченной описи дел по личному составу

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи дел по личному составу, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел по личному составу.

В случае ликвидации организации сводная опись дел по личному составу будет считаться законченной независимо от количества заголовков дел.

Законченная опись оформляется как отдельное дело временного (свыше 10 лет) хранения, внутрь которого вкладываются:

• титульный лист законченной описи;

• оглавление (при необходимости);

• предисловие (в случае отсутствия сводной описи дел постоянного хранения);

• список сокращений (при необходимости);

• годовые разделы сводной описи;

• указатели (при необходимости);

• лист с общей заверительной надписью.

В организациях, в деятельности которых не образуются документы постоянного хранения, к законченной описи дел по личному составу составляется предисловие.

В предисловии к законченной описи дел по личному составу указываются сведения, аналогичные сведениям, указываемым во второй части историко-архивной справки, составляемой к сводной описи дел постоянного хранения. Предисловие подписывается составителем с указанием его должности и даты составления (часть вторая п.175 Правил).

Примечание. Организация, документы которой приведены - негосударственной формы собственности и не является источником комплектования государственного архива.

29.01.2019

Екатерина Дернович, старший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела

По этой теме также см.:

1. Сводная опись дел временного (свыше 10 лет) хранения.

2. Сводная опись дел постоянного хранения.