СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ

Общие сведения

Одной из основных задач архива является учет документов. В целях реализации этой задачи сотрудники архива ведут комплекс учетных документов. Глава 21 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 143 (далее - Правила работы архивов), устанавливает перечень основных и вспомогательных учетных документов. К основным учетным документам наряду с другими относятся и сводные описи дел. Они предназначены для поединичного и суммарного учета дел, закрепления их систематизации. Ведение сводных описей дел обязательно для каждого архива организации.

Справочно Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел (единиц хранения), предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета (п.83 Правил работы архивов).

Описи составляются ежегодно на дела, завершенные делопроизводством, срок хранения которых превышает 10 лет. В описи включаются дела, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в установленном порядке.

Описи дел составляются отдельно на дела:

• постоянного хранения;

• временного (свыше 10 лет) хранения;

• по личному составу;

• со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и др.).

Сводная опись дел постоянного хранения формируется в архиве организации и состоит из годовых разделов. В свою очередь годовые разделы составляются на основе описей дел структурных подразделений. Правила работы архивов допускают составлять раздел описи за несколько лет, если в организации в год образуется до 15 дел постоянного хранения.

Справочно Форма сводной описи дел постоянного хранения приведена в приложении 16 к Правилам работы архивов.

Состав дел, включаемых в сводную опись дел постоянного хранения

В годовой раздел сводной описи включаются заголовки дел постоянного хранения, образовавшихся в течение года в деятельности организации.

Следует отметить, что существуют дела с документами, которые имеют постоянный срок хранения, но в сводную опись дел не включаются. К таким документам относятся:

• номенклатура дел;

• регистрационно-контрольные формы регистрации постановлений, приказов, распоряжений, решений, указаний по основной деятельности.

Эти документы передаются в архив организации и могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

С другой стороны в сводную опись дел могут включаться дела, выделенные из документов с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК».

Справочно Отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) означает, что срок хранения таких документов после проведения экспертизы их ценности может продлеваться, такие документы могут иметь историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и подлежать передаче на постоянное хранение в государственные архивы.

Пример В номенклатуру дел организации было включено дело:   Индекс дела Название раздела (подраздела), заголовок дела Количество дел Срок хранения дела и номера пунктов по Перечню (примечание 1) Примечание 1 2 3 4 5 06-07 Документы о служебных командировках за границу (докладные записки, задания, отчеты и др.)   10 лет ЭПК, подп.663.2 Выделяются к уничтожению по прошествии не менее 3 лет после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля   В результате проведения экспертизы ценности документов отчеты были признаны документами, имеющими социальную и практическую значимость, соответственно из них сформировали дело «Отчеты о служебных командировках за границу», которое необходимо включить в сводную опись дел:   № п/п Индекс дела (тома, части) Название подраздела, заголовок дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание 1 2 3 4 5 6 246 13-09 Отчеты работников ЗАО «Рандеву» о служебных командировках за границу 08.02.2012 23.12.2012 58     Докладные записки, задания и другие документы о служебных командировках необходимо включить в акт об уничтожении документов и дел, не подлежащих хранению:   № п/п Заголовок дела или групповой заголовок дел Дата дела или крайние даты дел Номера номенклатур за год Индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел Количество дел (томов, частей) Срок хранения дела (тома, части) и номера пунктов по Перечню Примечание 1 2 3 4 5 6 7 8 1 Документы о служебных командировках за границу (докладные записки, задания и др.) 2012 01-36/ 1065 06-07 2 10 лет ЭПК, подп.663.2       От редакции «Бизнес-Инфо» С 22 марта 2018 г. следует руководствоваться подп.663.2 п.663 Перечня в редакции постановления Минюста РБ от 06.03.2018 № 56.

Порядок заполнения граф

Сводной описи дел номер присваивается при формировании первого годового раздела. Последующие годовые разделы сводной описи имеют тот же номер до образования законченной описи, при этом после номера каждого последующего годового раздела в скобках указывается слово «продолжение», например, «Опись № 1 (продолжение)».

В графе «№ п/п» нумеруются заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи, в валовом порядке. При составлении второго и последующих годовых разделов сводной описи валовая нумерация заголовков дел продолжается до тех пор, пока их число не достигнет тысячи либо иной четырехзначной цифры.

Сведения, внесенные в графу 2 «Индекс дела (тома, части)», графу 3 «Название подраздела, заголовок дела (тома, части)», графу 4 «Дата дела (тома, части)», графу 5 «Количество листов в деле (томе, части)» годового раздела сводной описи, должны совпадать со сведениями, вынесенными на обложку дел и указанными в описи дел структурного подразделения.

Графа 6 «Примечание» годового раздела сводной описи используется для оформления отметок о выбытии и передаче дел, наличии копий страхового фонда и фонда пользования, особенностях физического состояния дел и др.

Составление итоговой записи и заверительной надписи

В конце годового раздела сводной описи за последней описательной статьей составляется итоговая запись. В итоговой записи цифрами и прописью указываются общее количество, первый и последний номера заголовков дел, включенных в годовой раздел сводной описи, отражаются особенности нумерации заголовков дел (литерные и пропущенные номера).

Итоговая запись подписывается составителем и руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) с указанием их должностей и даты подписания.

Пример В данный раздел описи внесено 28 (двадцать восемь) дел с № 237 по № 262, в том числе: литерные номера: 235а, 254а пропущенные номера:   Заведующий архивом 20.03.2014  Подпись  Е.М.Прокопенко

Для учета количества листов годового раздела сводной описи, фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по форме согласно приложению 17 к Правилам работы архивов и помещается в конце годового раздела сводной описи.

В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество пронумерованных листов годового раздела описи и справочного аппарата к нему, наличие литерных и пропущенных номеров листов. Лист-заверитель описи составляется и подписывается составителем годового раздела описи с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Пример Всего в годовом разделе сводной описи пронумеровано 5 (пять) листов, в том числе: литерные номера листов: ___ пропущенные номера листов: ___   Заведующий архивом 20.03.2014  Подпись  Е.М.Прокопенко

Справочный аппарат к годовому разделу сводной описи дел

К годовому разделу сводной описи составляется титульный лист и историко-архивная справка, а при необходимости могут дополнительно составляться оглавление, список сокращений и указатели.

Справочно Историко-архивная справка - документ, содержащий сведения по истории организации и ее фонда, характеристику описей, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им (п.258 Правил работы архивов).

В заголовке историко-архивной справки указывается полное наименование организации в родительном падеже, хронологические рамки справки, номер фонда (если имеется).

При составлении историко-архивной справки ко второму и последующим годовым разделам сводной описи в ее заголовке после названия в скобках помещается слово «продолжение» и указывается год, за который она составлена.

Историко-архивная справка состоит из двух частей:

• исторической;

• архивной.

Требования к содержанию и оформлению историко-архивной справки содержатся в главе 31 Правил работы архивов.

Историко-архивная справка к фонду (продолжение историко-архивной справки) составляется в количестве экземпляров, соответствующем количеству экземпляров годовых разделов сводной описи.

Порядок подписания, согласования и утверждения

Годовой раздел сводной описи в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, составляется в четырех экземплярах. Годовой раздел сводной описи в организации, имеющей вышестоящую организацию, составляется в трех экземплярах, в иных организациях - в двух.

Годовой раздел сводной описи дел подписывается составителем.

Данный раздел описи согласовывается с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) (далее - ЦЭК (ЭК)) организации.

Если организация является источником комплектования государственного архива, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение экспертно-методической комиссии (экспертно-проверочной комиссии) соответствующего государственного архива (структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета).

Если организация не является источником комплектования государственного архива и имеет вышестоящую организацию, согласованный с ЦЭК (ЭК) организации годовой раздел сводной описи вместе со справочным аппаратом к нему передается на рассмотрение ЦЭК вышестоящей организации.

После утверждения годового раздела сводной описи экспертно-методической комиссией (экспертно-проверочной комиссией) государственного архива (органа по архивам и делопроизводству) или ЦЭК вышестоящей организации он утверждается руководителем организации.

Один экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, источником комплектования которого является организация, остальные - остаются в организации. Одновременно с оформленным и утвержденным в установленном порядке экземпляром годового раздела сводной описи на бумажном носителе в государственный архив передается аналогичный экземпляр в электронном виде. Формат передаваемого в государственный архив экземпляра годового раздела сводной описи в электронном виде определяется по согласованию с соответствующим государственным архивом.

Оформление законченной описи дел постоянного хранения

Несколько годовых разделов или один годовой раздел сводной описи, число заголовков дел в которых достигло тысячи либо иной четырехзначной цифры, считаются законченной описью дел постоянного хранения.

Обратите внимание! В случае ликвидации организации сводная опись дел постоянного хранения будет считаться законченной независимо от количества заголовков дел.

Законченная опись оформляется как отдельное дело постоянного хранения, внутрь которого вложены:

• титульный лист законченной описи;

• оглавление;

• историко-архивные справки (или общая историко-архивная справка);

• список сокращений (при необходимости);

• годовые разделы сводной описи;

• указатели (при необходимости);

• лист с общей заверительной надписью.

Листы-заверители, составленные к годовым разделам сводной описи, из законченной описи изымаются. Продолжения историко-архивной справки, составленные ко второму и последующим годовым разделам сводной описи, изымаются и помещаются за историко-архивной справкой, составленной к первому годовому разделу сводной описи. При необходимости общая историко-архивная справка к законченной описи пересоставляется.

Законченная опись вместе с титульным листом, историко-архивной справкой к фонду, иными элементами справочного аппарата к ней заключаются в твердую обложку и переплетаются.

На обложке законченной описи указываются:

• номер фонда (при его наличии);

• номер описи;

• крайние даты дел, заголовки которых включены в законченную опись;

• количество листов.

На обложке законченной описи, составленной в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, предусматривается место для наименования соответствующего государственного архива. Наименование государственного архива на обложке законченной описи оформляется в государственном архиве после приема-передачи дел.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной

комиссии ЗАО «Рандеву»

15.03.2014 № 2

Примечание 1. Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, установленный постановлением Минюста РБ от 24.05.2012 № 140 (далее - Перечень).

Примечание 2. Организация, документы которой приведены в примере, негосударственной формы собственности, она не имеет вышестоящей организации и не является источником комплектования государственного архива.

16.04.2014

Екатерина Дернович, младший научный сотрудник отдела документоведения Белорусского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела